Gastamos muito tempo gerenciando e-mails, afirma a Microsoft

Você acha que seu fluxo interminável de e-mails absorve todo o seu tempo de produtividade? Não é só você; A Microsoft descobriu que, em média, passamos 11 horas de nossa semana de trabalho verificando e respondendo e-mails.

Descobertas da Microsoft sobre nossos hábitos de e-mail

O estudo da Microsoft foi apresentado na Calcalist Tech . O relatório mostra que os e-mails ocupam 28% do tempo dos funcionários, incluindo a leitura e a resposta.

É importante notar que esse pedaço de tempo já considerável não inclui nenhum outro programa de mídia social, como Teams e Slack. Isso significa que gastamos uma parte considerável do tempo de trabalho com correspondência.

O Dr. Tomer Simon, Diretor de Tecnologia Nacional da Microsoft Israel, disse o seguinte sobre o assunto:

Quando se trata da enxurrada de e-mails, testemunhamos que um funcionário recebe em média 620 por semana, com cada e-mail ocupando cerca de um minuto de seu tempo, isso prejudica a produtividade porque o e-mail pode nem exigir que o funcionário tome uma atitude e eles foram simplesmente CC nele. Realizamos muitas pesquisas sobre esse tipo de dados em um esforço para aumentar a produtividade dos funcionários.

Um mal necessário para os funcionários?

Simon explica que, embora os e-mails consumam muito tempo para os funcionários, a resposta não é tão simples quanto desligar as caixas de entrada da empresa. Embora as mídias sociais tenham decolado na última década para a interação consumidor-empresa, ainda há o caso de envio de informações confidenciais por e-mail.

Como tal, o caminho a seguir é lidar melhor com seus e-mails. Simon diz que adiar e-mails não é a resposta, pois isso faz com que o problema se acumule. Em vez disso, ele recomenda realizar o que é chamado de "triagem de e-mail", que sacrifica os e-mails menos importantes para responder a consultas urgentes.

Essa técnica usa rotulagem e classificação agressivas para organizar e gerenciar sua caixa de entrada . Ao fazer isso, você sabe quais e-mails eles podem abandonar e quais você precisa responder assim que chegarem à sua caixa de entrada.

Não deixe seus e-mails se tornarem sua E-Jail

A Microsoft descobriu como os e-mails podem prejudicar nossa produtividade, mas nem tudo está perdido. Usando a triagem de e-mail e sacrificando os e-mails menos importantes para satisfazer os vitais, você pode assumir o controle de sua caixa de entrada lotada e recuperar as horas do seu dia.

Se sua caixa de entrada precisa mais de um bypass triplo do que de uma triagem, não se preocupe. Existe uma maneira de ajustar uma caixa de entrada de 20.000 páginas para moldar em apenas 30 segundos.

Crédito da imagem: Marie Maerz / Shutterstock.com