Como se desculpar e pedir desculpas por e-mail: o jeito profissional
Todo mundo erra às vezes. Por mais que tentemos, ninguém é perfeito. Quando você comete um erro que magoa outra pessoa, é apropriado pedir desculpas.
Embora muitas vezes você precise se desculpar pessoalmente, às vezes você pode preferir ou ter que pedir desculpas por e-mail. Vejamos como se desculpar profissionalmente por e-mail para ajudá-lo a tirar o melhor proveito dessa situação.
Os três ingredientes de um e-mail de desculpas adequado
Embora não haja um padrão universal, um padrão geralmente aceito para desculpas inclui três partes:
- Reconhecer que você fez algo errado.
- Sentir remorso por suas ações e ser empático para entender como elas magoam a outra pessoa.
- Restituição , onde você corrige a situação.
Veremos cada um desses três elementos conforme explicamos como pedir desculpas por e-mail.
Como abrir seu e-mail de desculpas
Antes de começar a elaborar o pedido de desculpas real, você deve se dirigir à pessoa para quem está escrevendo. Isso irá variar muito dependendo de seu relacionamento com a pessoa.
Vamos supor que você cometeu um erro em uma situação profissional e, portanto, precisa enviar um e-mail de desculpas ao seu chefe. Como exemplo, diremos que você falhou em concluir uma tarefa crítica no prazo, o que atrasou o projeto para todos os outros.
Nesse caso, uma saudação apropriada seria "Prezado [Nome],". Se você estivesse se desculpando com um amigo, algo como "Olá [nome]" ou "Olá [nome]" seria mais adequado.
Não se esqueça do assunto do e-mail de desculpas também. Depois de você ter ofendido alguém, ela pode não ficar feliz em ver um e-mail seu chegar.
Colocar algo como "Por favor, aceite minhas desculpas" ou "Lamento sinceramente" na linha de assunto é uma boa maneira de deixar claro desde o início para que serve sua mensagem. Não tente ser esperto usando siglas de e-mail ; mantenha-o direto para que eles saibam o que sua mensagem contém.
Reconhecendo seu erro
Agora que você fez a abertura, é hora da primeira parte vital do pedido de desculpas. Aqui você precisa identificar claramente o problema que aconteceu. Assuma o que você fez; não tente desviar a culpa para outra pessoa ou dar desculpas pelo que aconteceu.
Aqui está um exemplo do que não fazer em seu e-mail de desculpas:
Embora eu saiba que perdi um prazo importante, realmente não é minha culpa. Eu estava trabalhando com Paul neste projeto, e ele perdeu muito do meu tempo me fazendo um monte de perguntas não relacionadas. Meu computador também travou durante a semana e o departamento de TI ainda não conseguiu olhar para ele. Portanto, não é tudo por minha causa.
Mesmo que tudo isso seja verdade, não é um bom pedido de desculpas. Esta parte precisa reconhecer sua responsabilidade no erro crasso.
Algo assim é muito melhor:
Percebo que perdi um prazo crucial. Este projeto foi muito importante para nosso departamento e você confiou em mim para concluí-lo em tempo hábil. Sei que meu fracasso em concluir esta tarefa no prazo atrasou a conclusão do projeto. Isso reflete mal em nossa equipe e lamento por isso.
Aqui, você expôs claramente o que fez de errado, sem tentar minimizar ou desviar. Esta é uma parte do pedido de desculpas que é freqüentemente esquecida hoje.
Expressando remorso pelo que você fez
Agora que você expôs claramente seu erro, precisa mostrar arrependimento pelo que aconteceu. Lembre-se de que o que você fez, no mínimo, causou dor, frustração e outras emoções negativas à outra pessoa. Em um ambiente profissional, isso também pode ter feito com que perdessem tempo, dinheiro ou tivessem problemas com seus superiores.
Deixe claro que você sente remorso pela situação. Tente se colocar no lugar deles e entenda como suas ações os levaram a se sentir. Não dê uma explicação para seu comportamento aqui, ou diga que você "lamenta que eles se sintam assim" sobre o que você fez.
O objetivo de um pedido de desculpas é reparar um relacionamento rompido, não provar que você estava certo o tempo todo.
Aqui está um exemplo de como enquadrar esta parte do pedido de desculpas:
Quero me desculpar sinceramente por não ter cumprido minhas obrigações e concluído a tarefa que você me confiou a tempo. Não há desculpas para esse fracasso. Não gosto de saber que decepcionei minha equipe e me sinto péssima por isso te causar constrangimento ao se encontrar com o cliente.
Expressar empatia confere autenticidade ao seu pedido de desculpas. Isso o ajuda a esquecer sua perspectiva por um momento e olhar para o que outra pessoa está lidando.
Corrigindo o seu erro
Palavras são importantes, mas ações têm muito mais peso. Para mostrar que você está falando sério, é importante fazer as pazes. Agir irá corrigir a situação (se possível) ou mostrar que você fará o seu melhor para não cometer o mesmo erro novamente.
Continuando com nosso exemplo de perda de prazo, algo como isso poderia servir como parte da restituição do e-mail de desculpas:
No futuro, para evitar perder prazos, falarei com você com antecedência se estiver preocupado em não conseguir fazer algo a tempo. Estarei mais ciente de quanto tempo os projetos críticos me levam e estou disposto a dedicar horas extras fora do escritório para garantir que sejam concluídos. Isso não vai acontecer de novo.
Em algumas situações, você pode não saber o que oferecer para compensar seu comportamento. Se for esse o caso, você pode simplesmente perguntar "O que posso fazer para corrigir isso?"
O mais importante é mostrar como você vai agir de maneira diferente no futuro para evitar que o mesmo problema aconteça novamente.
Como fechar seu e-mail de desculpas
Agora você só precisa encerrar a mensagem. Isso é bastante simples, mas certifique-se de manter o tom apropriado. Você deve agradecer ao destinatário por ler sua mensagem de desculpas e desejar felicidades.
Também pode ser uma boa ideia convidá-los a discutir o que você disse mais adiante. Isso mostra que você é sincero e aberto a diálogos adicionais.
Esta é uma maneira de encerrar seu e-mail de desculpas profissional:
Obrigado por ler isso. Se houver algo que você gostaria de discutir mais a fundo, entre em contato comigo para que possamos resolver isso.
Atenciosamente, [seu nome]
Se você não quiser usar "Atenciosamente", outros encerramentos formais como "Atenciosamente" também funcionarão. Você não precisa dizer "Com desculpas" ou qualquer coisa assim, já que você gastou todo o e-mail se desculpando apropriadamente.
O e-mail é o meio certo para um pedido de desculpas?
Vimos como se desculpar profissionalmente por e-mail. Mas antes de começar a escrever sua mensagem, você deve considerar se um e-mail é o meio certo para o pedido de desculpas.
O e-mail certamente traz benefícios quando se trata de desculpas. Como não há restrição de tempo, você pode compor seus pensamentos de maneira clara e direta. Se um pedido de desculpas rápido for necessário, o e-mail permite que você entre em contato com eles em um curto espaço de tempo, se encontrar pessoalmente não for uma opção. E, ao contrário das desculpas pessoais, você não precisa ser espontâneo e reagir ao que a outra pessoa diz.
Mas nem tudo é bom. O e-mail é menos pessoal do que um pedido de desculpas em pessoa (ou telefone). Dependendo da configuração da sua empresa, enviar um e-mail pode parecer covarde se comparecer pessoalmente for viável. Não se esconda atrás de uma tela quando precisar se desculpar por algo.
Envie desculpas por e-mail para corrigir erros
Pedir desculpas de maneira adequada é uma habilidade valiosa para a vida. Nem todo mundo sabe como fazer isso, e um pedido de desculpas ruim pode deixar a outra pessoa ainda mais frustrada do que antes. Use este guia básico sobre como pedir desculpas por e-mail e você estará no caminho para um relacionamento restaurado.
Lembre-se de que o objetivo final de um pedido de desculpas é reconstruir a confiança quebrada. Você fez algo errado e as três etapas principais acima são como você confessa e corrige. Não peça desculpas por você.
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