Os recursos de IA do Tencent Meeting me libertaram completamente da ansiedade de organizar reuniões.

Quantas gravações de reuniões você nunca mais assistiu?

Acho que a resposta de algumas pessoas seria: quase todas.

Os arquivos gravados ficam inativos na nuvem, sem índices ou resumos, então preferimos rabiscar algumas linhas no aplicativo de notas do celular a mexer naquela pasta. Com o tempo, o único propósito das gravações de reuniões passa a ser: impedir que a outra parte alegue posteriormente: "Eu nunca disse isso".

Como usuário frequente do Tencent Meeting, utilizo-o para gravar reuniões de seleção de temas, entrevistas, palestras matinais e discussões em grupo. Para mim, gravar sempre foi um processo de arquivamento. Costumo gastar três vezes o tempo da reunião organizando anotações, extraindo pontos-chave e identificando informações cruciais. Um pequeno deslize pode levar à perda de detalhes importantes, tornando-se um caso clássico de "um momento de relaxamento seguido por um pesadelo de revisões".

A mais recente atualização do Tencent Meeting para "gravação inteligente" é bastante significativa. Ela altera não apenas a precisão, mas também toda a estrutura. Introduz um mecanismo de múltiplos modelos , permitindo que a IA ajude a organizar diferentes tipos de reuniões de maneiras distintas.

Ao ver "A IA ajuda você a organizar o conteúdo da reunião", sua primeira reação pode ser: Lá vamos nós de novo. Já vimos esse recurso muitas vezes. O conteúdo gerado é ou uma transcrição literal com uma formatação sobreposta, ou uma repetição do que você disse com um título adicionado.

Mas desta vez pode ser realmente diferente. Experimentei vários tipos de reuniões completamente diferentes: reuniões de trabalho semanais, palestras universitárias e visitas a clientes, para ver que tipo de surpresas poderiam surgir.

Ponto de acesso:

Passo 1: Ative a "Gravação na Nuvem" durante a reunião. Após o término da reunião, o arquivo gravado será salvo automaticamente na sua pasta "Gravações".

Passo 2: Abra o aplicativo/cliente Tencent Meeting, clique em "Gravar" (no aplicativo, vá para "Eu" – "Gravar"), selecione qualquer reunião de todos os arquivos e você poderá visualizar essa função após entrar.

Diferentes reuniões acabaram por levar a diferentes formas de organizar as coisas.

Comecei abordando uma das reuniões semanais mais comuns.

Geralmente, trata-se de uma gravação com pouca informação, mas um tanto desorganizada. Minha abordagem usual é abrir o arquivo de gravação, arrastar a barra de progresso para encontrar os parágrafos principais e, em seguida, abrir o aplicativo de notas para digitar manualmente: quem disse o quê, qual foi a conclusão e quem é responsável pelo acompanhamento.

Desta vez, não fiz nada. Após a reunião, simplesmente abri o arquivo de gravação e selecionei o modelo "Resumo Inteligente".

Na gravação desta reunião semanal, a IA dividiu o conteúdo em cerca de seis segmentos: discussão de agendamento, confirmação do orçamento e organização da equipe. Cada título de segmento correspondia perfeitamente à minha memória. Essa única função me economizou pelo menos metade do tempo gasto na organização do conteúdo.

Este modelo geral é suficiente para a maioria das reuniões de trabalho rotineiras. Mas o que realmente me interessou no Tencent Meeting desta vez foi o que aconteceu em seguida.

Porque a definição de "informação importante" é completamente diferente para diferentes tipos de reuniões.

A essência de uma aula reside nos pontos-chave de conhecimento e no foco da prova; a essência de uma visita a um cliente reside no orçamento, na cadeia de decisão e nos pontos problemáticos; a essência de uma reunião de início de projeto reside nos marcos e nos responsáveis. Usar um único modelo de IA para resolver tudo é como ter o mesmo estagiário escrevendo tanto as anotações de aula quanto os relatórios de vendas. Funciona, mas não é profissional.

Desta vez, o Tencent Meeting lançou cinco modelos baseados em cenários. Primeiro, testei o modelo "Assistente de Estudos", o mais necessário para estudantes universitários, em uma aula das 8h da manhã.

Na quarta-feira de manhã, às 8h, na aula de tradução e apreciação literária, a professora começou em inglês, e a apresentação em PowerPoint mudou duas vezes mais rápido do que eu estava acordando.

Como de costume, entrei na reunião e cliquei casualmente na gravação na nuvem, depois liguei meu cérebro no modo de economia de energia.

Após a aula, a primeira coisa que fiz foi abrir a transcrição, que era uma mistura densa de chinês e inglês. "Então" e "isto é" apareciam alternadamente.

Fiquei sentada em frente à tela por três segundos e minha cabeça começou a doer. Ah, bem, vou dar uma olhada nas anotações compiladas pelo modelo "Assistente de Estudos".

Os parágrafos impecáveis ​​me olharam com uma expressão tão fofa.

Durante o meu debriefing, notei um detalhe interessante: quando o professor explicou como traduzir a frase "A memória, como as azeitonas, é um gosto adquirido", dedicou um tempo considerável à análise de "adquirido". A minuta da IA ​​condensou esse conteúdo em pontos-chave, em vez de simplesmente acumular uma série de citações originais.

O que achei mais atencioso foi que nenhum detalhe importante, como o número de membros da equipe, as regras da loteria e as porcentagens de pontuação, foi esquecido.

Mas o resultado da IA ​​não é o fim. Posso também adicionar meu próprio entendimento abaixo dos pontos principais a qualquer momento, tão naturalmente quanto inserir um comentário em um documento. Meus pensamentos, minhas adições e minhas perguntas são todos firmemente integrados ao conteúdo do curso, enriquecendo-me continuamente à medida que aprendo e, em última análise, tornando-se meus próprios recursos de aprendizado.

Para pequenas e médias empresas, vários modelos podem ser mais vantajosos.

Além do assistente de aprendizagem, o Tencent Meeting também oferece quatro modelos: resumo de relatório, ata de lançamento de projeto, ata de visita ao cliente (MEDDICC) e análise do cliente (BANT).

Tenho um amigo que trabalha com vendas B2B. A equipe dele tem seis pessoas e não usa um sistema de CRM. Eles dependem inteiramente dos favoritos do WeChat e da memória para obter informações sobre os clientes. Toda vez que ele volta de uma reunião com um cliente, o supervisor pergunta: "Qual é o orçamento deles? Quem tomou a decisão final?". Ele então começa a folhear três linhas escritas às pressas no aplicativo de notas do celular, confiando na memória para o resto.

Ele sabia que metodologias de vendas profissionais como BANT e MEDDICC eram úteis. A ausência de qualquer um desses elementos — orçamento do cliente, tomador de decisão, necessidades, cronograma — poderia levar ao fracasso do negócio. Mas, em uma pequena equipe de seis pessoas, quem tinha tempo para sentar e gastar meia hora preenchendo formulários após cada reunião com o cliente?

Existem dados no setor que indicam que o uso da estrutura correta de qualificação de vendas pode aumentar a taxa de conversão em 67%. Todos entendem o princípio, mas o problema reside na implementação.

Desta vez, ajudei-o a experimentar o modelo MEDDICC. O funcionamento é muito simples: ao visitar um cliente, uso o Tencent Meeting para gravar a conversa e, após a conclusão, mudo para o modelo MEDDICC. A IA categoriza automaticamente as informações mencionadas no chat, como a faixa de orçamento, quem é o tomador de decisão final, os principais problemas do cliente e a situação da concorrência, de acordo com a estrutura.

Depois de ler o formulário, ele disse: "O que antes me levava meia hora para preencher, ele terminou de preencher depois da reunião."

O modelo BANT segue a mesma lógica, alinhando automaticamente as quatro dimensões de orçamento, autoridade de decisão, urgência das necessidades e cronograma. Para uma equipe pequena como a dele, essa abordagem exemplifica "poucos recursos, metodologia robusta".

Você pode não ter condições de investir em um sistema CRM que custa centenas de milhares de reais, ou contratar uma consultoria para treinamento de vendas, mas com uma simples reunião no Tencent Meetings e o modelo certo, a IA pode organizar as informações dos seus clientes em uma estrutura profissional. Em resumo, a metodologia em si não é cara; o custo da execução é. Agora, a IA eliminou esse custo de execução.

A reunião foi questionada repetidamente; Yuanbao é meu secretário pessoal.

Se as atas inteligentes resolvem o problema da "organização pós-reunião", então o "Ask Yuanbao" aborda uma questão mais profunda: se o conteúdo da reunião pode ser complementado com perguntas adicionais .

Provavelmente todos nós já passamos por isso: em uma reunião de trabalho com cinco ou seis pessoas, todos estão falando e é difícil acompanhar a mudança de opinião de cada um em tempo real. Nossa atenção geralmente é atraída pela voz mais dominante.

Agora você pode simplesmente clicar no apelido do participante na transcrição para que o Yuanbao resuma seu ponto de vista geral. Após os resumos individuais, tudo fica claramente apresentado: o que cada uma das cinco ou seis pessoas disse, o que enfatizaram e sobre quais questões tinham reservas.

Fazer perguntas de acompanhamento após a reunião é a forma mais comum de usar o recurso "perguntar ao Yuanbao".

Durante a entrevista, um dos entrevistados mencionou o conceito de afantasia. Não quis interromper e não dei continuidade ao assunto. Posteriormente, pedi a Yuanbao que me explicasse o conteúdo da entrevista, combinando-o com materiais externos. Isso integrou a descrição pessoal do entrevistado com conhecimento externo de ciência cognitiva, observando qual conteúdo provinha da gravação e qual vinha de pesquisas online.

Anteriormente, ao se deparar com conceitos desconhecidos, era necessário dedicar várias horas à pesquisa no CNKI e na literatura, o que era demorado e propenso a erros. Agora, a Yuanbao oferece um serviço completo de "interpretação do conteúdo da entrevista + complementação com conhecimento especializado + anotação da fonte". O conteúdo organizado pode ser adicionado diretamente ao apêndice ou às notas de rodapé do artigo após alguns ajustes e verificação.

Se os estudantes universitários precisarem enviar uma notificação em grupo para os membros do seu grupo após a aula, basta digitar "Gerar uma notificação em grupo com base nos requisitos de agrupamento desta aula, especificando o horário do agrupamento, o número de participantes, a porcentagem de acertos e as regras do sorteio". Uma notificação clara e adequada será gerada imediatamente, podendo ser copiada e colada no grupo.

Dessa forma, o "conteúdo da reunião" se transforma de uma simples gravação de áudio e vídeo em uma base de conhecimento que pode ser explorada e expandida. Basta dizer à IA o que você deseja saber, e ela recupera a informação para você.

O objetivo final da gravação de reuniões é "uma memória que possa ser acessada a qualquer momento".

Anteriormente, minha expectativa de eficiência em reuniões se resumia a ter um resumo da reunião. Mas um resumo é apenas um arquivo de informações; a forma como essas informações arquivadas são compartilhadas e utilizadas é o que realmente determina a eficiência.

Este ano, o Tencent Meeting incorporou IA em todos os aspectos do processo de reunião. Agora, com o gerenciamento de múltiplos modelos para organização de dados e o gerenciamento de Yuanbao para perguntas de acompanhamento, todo o processo se tornou perfeito.

Você pode continuar fazendo perguntas, adicionar suas próprias anotações e até mesmo conectar o sistema à internet para ajudá-lo a encontrar informações. Pela primeira vez, a gravação da reunião se tornou algo vivo e dinâmico.

Analisei a pilha de gravações antigas na nuvem que nunca tinha aberto antes e descobri que o recurso é compatível há muito tempo; arquivos antigos ainda podem ser usados.

Talvez eu precise rever aquelas aulas das 8 da manhã que estão na nuvem há meses. Não para revisar, mas só para descobrir quais eram os "pontos principais de conhecimento" da perspectiva da IA ​​naquela aula em que quase dormi.

Em vez de chamar isso de gravação de reunião, é mais preciso dizer que preserva aquelas memórias contextuais do trabalho e da vida que não foram devidamente organizadas no passado.

Este é o verdadeiro resultado que deve advir da ação de "gravar reuniões".

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