Como agendar um e-mail no Outlook

Às vezes, você pode ter muitas pessoas para contatar e não há tempo suficiente. São esses dias que mais se beneficiam da tecnologia automatizada. Você pode escrever um e-mail e fazer com que o Outlook o envie uma semana depois.

Aqui está um guia sobre como agendar um e-mail no Outlook. Não leva mais do que alguns passos. Escreva a mensagem, escolha a data e deixe o software fazer o resto. Se você quiser mudar algo antes que o e-mail saia, você pode fazer isso com a mesma facilidade. Vamos entrar em mais detalhes.

1. Crie um novo e-mail no Outlook

Inicie o Outlook e clique no botão Novo e-mail . Escreva sua mensagem normalmente, adicione destinatários e tudo o que desejar. O conteúdo do e-mail não afeta o atraso na entrega do Outlook.

Como alternativa, você pode redigir o e-mail depois de agendá-lo. Depende inteiramente de você a maneira de fazer isso, mas esforce-se para planejar seus movimentos, seja para uso pessoal ou profissional.

Ir tão longe quanto traçar um plano de metas de cinco anos e ferramentas para apoiá-lo , como OneNote e Trello, vale as recompensas no final. E seus e-mails são um bom lugar para começar.

2. Programe e gerencie seu e-mail

Quando estiver pronto para a próxima etapa, vá para a guia Opções e clique no botão Atrasar entrega . Conforme sugerido acima, ele está ativo e disponível independentemente de seu e-mail conter ou não.

O botão abre uma janela com muitas opções divertidas. Se você só se importa em como agendar um e-mail no Outlook, vá direto para a seção Opções de entrega .

Marque a caixa ao lado do comando Não entregar antes e defina a data e a hora. Por fim, clique em Fechar e o Outlook salvará suas configurações.

Outras ferramentas de entrega e gerenciamento

Opções extras na janela Atrasar entrega podem tornar seus e-mails automatizados ainda mais eficientes.

Você pode definir uma data de expiração, para que o sistema saiba não se preocupar com um e-mail após o prazo de um projeto, por exemplo.

Se você trabalha em uma equipe e os e-mails de todos estão no Outlook, as respostas aos seus e-mails podem ser enviadas para alguém específico.

Outras configurações de gerenciamento incluem a capacidade de solicitar recibos de entrega e leitura. Você pode até marcar um e-mail como confidencial e criptografá-lo para manter a interação segura.

A capacidade do Outlook de agendar e-mails é um de seus muitos recursos ocultos e úteis para descobrir . Eles podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo o software da Microsoft e aumentar a produtividade.

3. Envie seu e-mail

Com tudo pronto, clique em Enviar e o Outlook agenda o e-mail. Para ser mais preciso, ele vai para a pasta Caixa de saída de sua conta, que você pode acessar na barra lateral.

A pasta contém todas as suas interações cronometradas, organizadas por data, importância, assunto e muito mais. Mas você também pode filtrar por eles e-mails não lidos, sinalizados e mencionados.

Para fazer alterações, basta acessar o e-mail novamente e ajustar o que deseja. Uma vez despachado, você encontrará interações na pasta Itens enviados .

Práticas recomendadas para programar um e-mail no Outlook

Existem alguns fatores que podem afetar o desempenho do sistema. Em primeiro lugar, você não pode enviar um e-mail automático no Outlook sem internet, então certifique-se de que sua conexão esteja boa e funcionando quando você precisar.

Em segundo lugar, software atualizado é o melhor. Além da falta de novos recursos, uma versão antiga do Outlook pode trazer problemas ao se conectar com a internet ou sincronizar dados, por exemplo. Essas interrupções tornam seu trabalho mais difícil.

Esteja ciente de problemas técnicos comuns também. Um que aparece com frequência é sobre e-mails que ficam travados até que você selecione Enviar / Receber manualmente.

Isso normalmente acontece se a opção Enviar imediatamente ao conectar não estiver marcada nas configurações avançadas do Outlook. A Microsoft explica a causa e a solução com mais detalhes.

Por fim, tome cuidado com sua programação. Por um lado, verifique se a data e a hora do seu computador estão corretas. Além disso, considere fatores como diferença de horário, feriados e como escrever o e-mail atrasado, especialmente se você agendá-lo para o próximo mês.

Ajuste seu sistema de e-mail

É importante construir um fluxo de trabalho prático e confortável. A automação tira muito peso de seus ombros. Ao mesmo tempo, ajuda a expandir sua visão e plano de negócios além do presente e do quanto você pode fazer.

Como agendar um e-mail no Outlook é a solução menos moderna que pode ensinar. Economize segundos preciosos com um software inteligente que ajuda em qualquer coisa, desde escrever e-mails rapidamente até alocar tarefas para as pessoas certas. Não tenha medo de explorar suas opções.