Como aumentar a colaboração e a produtividade da sua equipe com reuniões silenciosas
Um dos principais objetivos das reuniões é estimular o fluxo de ideias. Infelizmente, essas ideias muitas vezes se afogam em uma piscina de ruídos, interrupções e conversas aleatórias, que acabam consumindo seu tempo e diminuindo a produtividade.
Mas as reuniões ainda têm seu lugar em qualquer organização. Portanto, a melhor alternativa seria encontrar uma forma mais produtiva de manuseá-los. Mas primeiro você precisa saber:
O problema com reuniões convencionais
Uma reunião convencional, ou mais precisamente, “vocal” ocorre quando as pessoas se reúnem e compartilham suas ideias.
Todos nós já estivemos naquela sala de conferências com muita frequência e por muito tempo. A missão era simples – reunir um monte de mentes criativas e ter uma ideia. Mas logo se transformou em uma corrida para as vozes mais altas.
Embora preocupações e pesquisas amplamente conhecidas apoiem a ideia de que as sessões de brainstorming vocal são frequentemente ineficientes, a maioria das organizações ainda as tem como opção padrão, pois deixam de considerar técnicas mais eficazes para explorar ideias produtivas .
Aqui estão alguns motivos pelos quais as reuniões vocais costumam ser improdutivas:
- As pessoas correm para dar ideias sem pensar muito sobre elas.
- Os membros francos da equipe muitas vezes ofuscam seus colegas mais introvertidos.
- As reuniões verbais geralmente são organizadas às pressas, sem preparação suficiente ou objetivos claros.
- As pessoas se preocupam em serem julgadas ou criticadas.
- Sessões barulhentas são bastante desafiadoras para equipes remotas.
- Muitas idéias e contribuições não são documentadas e as que são escritas correm o risco de serem mal interpretadas pelo anotador.
- Há uma grande probabilidade de surgirem conversas desnecessárias.
- Não há material de leitura compartilhado para todos os participantes da reunião.
Mas existe uma alternativa para passar horas em uma sala de conferências sem conseguir muito? Mais silêncio pode ser sua solução.
O que são reuniões silenciosas?
Imagine que você entra em uma sala de conferências para uma reunião de uma hora sobre o lançamento de um novo produto. Todo mundo se concentra na tela do computador e tudo o que você pode ouvir é o som do teclado nos próximos 45 minutos. Você só fala pelos 15 minutos restantes para discutir alguns assuntos críticos e para as considerações finais.
Uma reunião silenciosa é um formato de reunião inovador que utiliza a maior parte do tempo alocado para disseminar informações e encoraja o pensamento profundo e a reflexão para promover ideias criativas.
As reuniões silenciosas são bastante maleáveis, dependendo de circunstâncias distintas ou necessidades individuais. Alguns preferem passar o tempo todo em silêncio, usando ferramentas digitais como Slack ou Google Workspace para comentar.
As principais empresas de tecnologia, como Amazon e Twitter, estão aproveitando o poder do silêncio em suas reuniões para aumentar a produtividade, com Jeff Bezos chegando a afirmar que “ é provavelmente a coisa mais inteligente que já fizemos ”. E há pesquisas para apoiar a ideia de que sessões silenciosas de brainstorming são mais produtivas do que suas contrapartes.
Então, como você pode incorporar reuniões silenciosas em sua organização?
Melhores práticas para reuniões silenciosas em sua organização
Como mencionamos acima, as reuniões silenciosas podem assumir várias formas, dependendo de seus objetivos. No entanto, nosso objetivo é fornecer a você uma base sólida que pode, no mínimo, permitir que você monte o seu, ou na melhor das hipóteses, atender à maioria das suas necessidades.
Dito isso, aqui estão algumas dicas com algumas ferramentas digitais para capacitar suas reuniões:
1. Prepare e compartilhe a agenda com antecedência
Reservar um tempo para avaliar os objetivos de uma reunião é crucial porque permite que você determine se vale a pena realizá-la. Em caso afirmativo, você pode prosseguir e delinear os tópicos que deseja discutir. Preparar a pauta da reunião e compartilhá-la com sua equipe de antemão dá a eles tempo para se prepararem melhor.
Você pode compartilhar sua agenda por e-mail ou usar uma ferramenta de anotações como o Evernote para melhor acessibilidade. Depois de fazer login em sua conta, você pode escolher o modelo de reunião e apenas preencher os espaços com informações como objetivos da reunião, tempo alocado, data, facilitador designado e anotador, etc., e clicar em compartilhar. Você também pode melhorar suas anotações no Evernote aproveitando seu novo painel inicial .
Download: Evernote para Android | iOS (grátis, versão premium disponível)
2. Crie a “Leitura da Tabela”
As reuniões silenciosas são únicas e produtivas porque exigem a criação e o uso de “Leituras de mesa” que incluem todos os documentos e informações de que os participantes precisam.
Em vez de depender da pré-leitura, os participantes podem usar a primeira parte da reunião para estudar o documento abrangente por completo. Após um período definido, a equipe agora pode iniciar a conversa por meio de comentários na Leitura da Tabela.
Você pode usar o ONLYOFFICE para criar leituras de tabelas e permitir que suas equipes façam perguntas ou contribuam por meio de comentários. Esta ferramenta permitirá que você crie, edite ou colabore efetivamente em documentos no mesmo espaço de trabalho em várias plataformas.
Este método concede a todos os membros da equipe (incluindo os introvertidos) oportunidades iguais de contribuir. O software armazena automaticamente todas as informações, incluindo comentários e ideias, na nuvem, tornando-o facilmente acessível. Também é ideal para equipes remotas.
Download: ONLYOFFICE para Android | iOS (grátis, versão premium disponível)
3. Use FigJam para Brainstorming
Muitas organizações sabem que algumas de suas ideias inovadoras surgem durante os exercícios de brainstorming, e é por isso que são tão essenciais. No entanto, sempre há espaço para melhorias e você pode fazer isso com algum silêncio.
Um dos principais benefícios do brainstorming silencioso é que ele capacita as equipes a desenvolver muitas ideias. Os participantes passam um determinado período refletindo sobre o tema em silêncio e escrevendo suas ideias em post-its. O brainstorming silencioso também ajuda a evitar preconceitos de ancoragem , pois todas as ideias estão em pé de igualdade no quadro.
Como alternativa, as equipes podem usar um quadro branco online como o FigJam para criar ideias, fazer brainstorming e se comunicarem juntas. Esta ferramenta é fácil de usar e repleta de recursos que podem ajudar a aumentar o engajamento, a colaboração e a produtividade durante suas sessões de brainstorming.
Experimente as reuniões silenciosas para aumentar a produtividade da sua reunião
Dedicar seu tempo para avaliar os objetivos de uma reunião pode ajudá-lo a decidir se vale a pena organizar ou não. Mas quando você decidir reunir um grupo de pessoas simultaneamente, considere aproveitar as reuniões silenciosas e as ferramentas acima para obter colaboração e produtividade ideais.
