Como lidar com a sobrecarga da reunião: 5 dicas e ferramentas
Reunião em uma sala de conferências (ou um espaço de trabalho online) requer a troca de idéias, estabelecimento de metas, acompanhamento do progresso, atribuição de tarefas, etc.
Embora todos esses sejam motivos válidos para fazer uma reunião, muitas reuniões demoradas podem esgotar sua produtividade. Veja como você pode reduzir o número de reuniões em sua agenda. Mas primeiro, vamos descobrir:
O que faz com que você tenha muitas reuniões?
Provavelmente, você já tentou lidar com esse problema antes. No entanto, as reuniões continuam aparecendo em todo o seu calendário. Provavelmente, é porque você não tentou descobrir a causa raiz do problema; você está apenas aplicando soluções de band-aid para aliviar a sobrecarga de reunião de sintomas.
Portanto, vamos considerar a sobrecarga como um sintoma de um problema mais profundo para que você possa encontrar uma solução eficaz e duradoura.
Em primeiro lugar, a pandemia do COVID-19 e a mudança resultante para modelos de trabalho remoto ou híbrido aumentaram significativamente o número de reuniões virtuais, predominantemente por meio do Zoom. Como consequência, os funcionários remotos estão lutando contra o cansaço do Zoom ou esgotamento do tempo de tela. A sobrecarga da reunião também pode ser um problema se você convidar todos para as reuniões. À medida que a frequência aumenta, o envolvimento diminui gradualmente.
Um dos principais motivos mais comuns para reuniões consecutivas do Zoom, ou visitas à sala de conferências, é a falta de uma agenda clara. Inicialmente, você pode ter um objetivo para a reunião, mas logo seu foco muda para conversa fiada.
Por último, mas não menos importante, você não está aproveitando as ferramentas digitais de maneira eficaz. Existe uma grande variedade de softwares que são as melhores alternativas para comunicação e colaboração.
O próximo método mais eficaz para reduzir o número de reuniões em seu local de trabalho é aumentar a produtividade das reuniões. Veja como você pode conseguir isso:
1. Use um Wiki interno para reuniões assíncronas
As reuniões nem sempre precisam ser realizadas em tempo real (de forma síncrona). Algumas situações se beneficiarão da comunicação assíncrona (comunicação que não exige que os participantes estejam presentes simultaneamente e não precisa de uma resposta imediata).
Você pode melhorar a produtividade das reuniões adotando a comunicação assíncrona. Ele permite que as equipes usem software baseado em conhecimento, como o Document 360, para compartilhar ideias em seu próprio ritmo. Como alternativa, você pode criar um Wiki interno usando esses sites e definir páginas específicas dentro dele para suas reuniões. Essas ferramentas digitais permitem que você contribua com a reunião usando o recurso de comentários.
Ao adotar reuniões assíncronas, sua equipe pode levar o tempo necessário para entender as informações discutidas, comunicar-se com colegas de equipe em outros fusos horários, capacitar os introvertidos a participar digitando e reduzir interrupções e distrações.
2. Use o software de colaboração
Por que agendar uma reunião presencial de duas horas para apresentar novas ideias quando você pode fazer isso por e-mail ou, melhor ainda, usando um software de colaboração simples como o Trello .
Para aumentar a produtividade da sua equipe, organize reuniões em tempo real apenas quando for absolutamente necessário, por exemplo, para resolução de conflitos. Caso contrário, você pode aproveitar o software de colaboração para atualizações de progresso de metas, revisões de projetos ou lançar novas ideias.
Dessa forma, sua equipe tem tempo para refletir sobre as ideias que deseja compartilhar e priorizar as mais importantes. Além do mais, todas essas informações são salvas por padrão e acessíveis a todos, em vez de depender de registros escritos.
Você pode usar o Trello para criar painéis que correspondem aos objetivos da sua reunião, como uma agenda de reuniões, atualizações sobre reuniões anteriores, atualizações de equipe ou novas ideias.
Download: Trello para Android | iOS (grátis, versão premium disponível)
3. Foco na Agenda da Reunião
Organizar uma reunião sem uma agenda é uma receita certa para o fracasso. Você precisará ter um plano claro para sua reunião para evitar desviar do curso. A maioria das reuniões costuma ultrapassar os prazos atribuídos porque não há um caminho claro a seguir.
Então, como você pode consertar isso? Convencionalmente, você pode escrever os pontos que deseja discutir durante a reunião, imprimi-los e anexar outros documentos relevantes antes de compartilhá-los com os participantes.
Alternativamente, você pode economizar tempo e papel criando sua agenda no Evernote e anexando quaisquer arquivos ou páginas da web que você precisa antes de compartilhá-los com seus colegas. Isso garante aos participantes acesso rápido às informações de que precisam por meio de seus smartphones, tablets ou computadores.
Download: Evernote para Android | iOS (grátis, versão premium disponível)
4. Crie canais de folga para comunicação instantânea
Quando você faz parte de uma grande organização com muitos departamentos, parece que uma reunião é a única opção para compartilhar informações com um conjunto específico de pessoas. Infelizmente, esse nem sempre é o método mais produtivo.
Por que mover um grupo de pessoas para a sala de conferências para uma reunião de 30 minutos quando você pode compartilhar as mesmas informações instantaneamente e com todos em seus desktops por meio de uma plataforma de mensagens como o Slack ?
Você só precisa criar um canal dedicado para a reunião e convidar todos os participantes relevantes. Dessa forma, você pode ter conversas específicas sobre vários projetos com as pessoas que deseja convidar.
Baixar: Slack para Android | iOS (grátis, versão premium disponível)
5. Não tenha muitas pessoas
Pense na última reunião que você teve. Quantas pessoas estiveram presentes? E quantos deles deram contribuições valiosas para a reunião? Provavelmente, muitos participantes ficaram sentados em silêncio, sem participar, enquanto outros checavam seus e-mails. Isso se tornou uma prática padrão, especialmente em reuniões com grandes multidões.
Isso geralmente acontece porque os organizadores querem evitar que as pessoas se sintam excluídas. Embora seja um gesto nobre, infelizmente diminui a produtividade da reunião.
Você pode estar se perguntando, como? Você corre o risco de ultrapassar o tempo alocado para a reunião para lidar com debates, comentários superficiais e conversas desnecessárias, o que resulta em menos eficácia. Portanto, para evitar sobrecarga de reuniões, convide o mínimo de pessoas possível .
Não deixe as reuniões atrasarem você
As reuniões ainda desempenham um papel crucial na maioria das organizações. No entanto, eles se tornam improdutivos quando se tornam opressores e quando suas equipes podem gastar seu tempo de reunião com prioridades. Você pode aumentar a produtividade da reunião usando as dicas e ferramentas acima.
