Como criar seu primeiro cronograma de gerenciamento de projetos em 7 etapas fáceis

agosto 16, 2021 gurinho

Você está pensando em como vai realizar seu projeto? Como você começou? Você vai cumprir os prazos? Esses pensamentos ansiosos estão cruzando sua mente. Apesar de sua validade, eles não devem atrapalhar você.

Usando as ferramentas certas, você pode concluir seu projeto. Usar um cronograma de gerenciamento de projeto pode ajudá-lo a vencer seu projeto. A ferramenta ajuda você a mapear seu projeto e garante que você tenha uma estratégia clara sobre como irá enfrentá-lo. Você pode criar seu cronograma de gerenciamento de projetos seguindo este guia.

1. Elabore um resumo do projeto

Para garantir que todos em seu projeto estejam na mesma página, comece redigindo um resumo do projeto. Um resumo do projeto é um resumo rápido do projeto. Pense nisso como uma versão condensada do seu plano de projeto. Deve responder às perguntas:

Qual é o objetivo do projeto?
Quais são os objetivos do projeto?
Quais são os principais marcos?
Quanto tempo levará para concluir o projeto?
Quanto é o orçamento?

Seja breve para não sobrecarregar as partes interessadas do projeto com detalhes desnecessários. Será o documento ao qual as partes interessadas e os membros do projeto se referem com frequência à medida que o projeto avança.

2. Crie uma estrutura analítica do projeto

Depois de criar o briefing do projeto, você precisa criar um plano de ação para colocá-lo em andamento. Este plano de ação é denominado estrutura analítica do projeto (WBS). Em vez de escrever cada ação a ser realizada para concluir um projeto, a EAP concentra-se nas entregas e nos marcos. As regras para fazer uma WBS são:

Regra 100%: Todo trabalho que está na EAP deve ser 100% necessário para completar as metas do projeto. Não deve haver nenhum trabalho não relacionado ou redundante nele. As subtarefas também devem ser 100% necessárias para concluir uma tarefa pai.
Mutuamente exclusivo: não contabilize nenhum trabalho duas vezes. Você violará a regra de 100% e terá erros de cálculo ao calcular os recursos necessários para concluir o projeto.
Resultados, não ações: seu foco principal deve ser os resultados e não as ações. Por exemplo, se você está construindo uma casa, um produto final está fazendo a base. As etapas nesta entrega serão escolher um local, cavar, instalar e selar a base. Então, não se perca nessas ações, mas foque no resultado, que é ter um alicerce.
A regra 8/80: esta regra estabelece que uma tarefa não deve levar menos de 8 horas para ser concluída, e nem deve levar mais de 80 horas. Ao aplicar esta regra, se o trabalho levar mais de 80 horas para ser concluído, divida-o ainda mais em um pacote de trabalho menor.
Atribuir: Você deve atribuir uma tarefa a uma pessoa ou equipe específica. Se sua WBS for completa, não deve haver uma sobreposição de trabalho entre indivíduos ou equipes.

3. Crie um cronograma

Depois de criar sua estrutura analítica de trabalho, aloque tempo para concluir cada tarefa. Para tarefas que você não fará sozinho, consulte diretamente a (s) pessoa (s) que as fará . Pergunte o que precisam para fazer o trabalho e de quanto tempo vão precisar.

Não seja muito otimista ao fazer isso. Crie um equilíbrio entre dar tempo suficiente para realizar as tarefas e permanecer dentro do prazo geral do projeto. Permita algum espaço de manobra também para quaisquer situações inesperadas.

4. Programação nas dependências

Agora você sabe quanto tempo levará para concluir cada tarefa. Mas e as tarefas que dependem umas das outras? Freqüentemente, há várias sequências para uma atribuição que dependem umas das outras.

Normalmente, existem quatro tipos de dependência de projeto de gerenciamento de projeto. Estes são:

Concluir para iniciar : a primeira tarefa deve ser concluída antes que a segunda tarefa possa começar.
De ponta a ponta : a segunda tarefa não pode ser concluída antes que a primeira seja concluída. Por exemplo, se você estiver fazendo a fiação elétrica de uma casa, não poderá instalar os fios até uma inspeção.
Start-to-start : as tarefas sucessivas não podem ser iniciadas antes do início da primeira tarefa. Por exemplo, você não pode nivelar um piso de concreto antes de despejar o concreto.
Início para término : a primeira tarefa deve começar antes que a segunda seja concluída. Por exemplo, se você estiver atualizando para um novo software, começará a instalar o novo software antes de descontinuar o antigo.

Portanto, certifique-se de identificar a natureza das dependências disponíveis e, em seguida, trabalhe nelas. Em algumas situações, as dependências são processos mais complexos, portanto , crie um fluxograma , raias ou codificação por cores para ajudá-lo a visualizá-los e identificá-los.

5. Crie uma Linha do Tempo Base

Agora é hora de visualizar a linha do tempo do seu projeto. Existem várias ferramentas de gerenciamento de projeto que você pode usar para construir o cronograma do seu projeto. O ponto de partida para a maioria dos projetos é o gráfico de Gantt .

O gráfico de Gantt fornece um instantâneo rápido de seu projeto, datas de início e término de tarefas, marcos importantes, dependências e responsável por cada tarefa. Os gráficos de Gantt são interativos e podem ser atualizados e editados em tempo real. Outras ferramentas de linha do tempo que você pode usar para construir e gerenciar sua linha do tempo são a linha do tempo histórica e a linha do tempo do gráfico vertical.

6. Envie

Compartilhe a linha do tempo com todas as partes interessadas do projeto. Eles ficarão emocionados ao ver um plano de ação claro para o projeto. Eles também vão querer opinar e dar sugestões sobre como fazer para melhorar algumas coisas no projeto. Esteja aberto a comentários.

7. Mudar conforme necessário

Um projeto é uma coisa viva e continuará mudando e evoluindo à medida que avança. Não é necessariamente uma coisa ruim. Significa apenas que você precisa se adaptar à medida que as coisas mudam.

O bom é que, quando você já tem um cronograma, terá mais poderes para incorporar a mudança. Além disso, certifique-se de comunicar as mudanças em tempo real a todas as partes interessadas do projeto.

Criando seu cronograma de gerenciamento de projetos

Criar seu primeiro cronograma de gerenciamento de projeto pode ser assustador. No entanto, com as etapas acima, você pode criar um cronograma meticuloso e entregar seu projeto com sucesso. Portanto, certifique-se de implementar a diretriz acima e tenha um cronograma estelar.