Use esses novos recursos do Google Agenda para otimizar seu horário de trabalho remoto
Ao trabalhar remotamente, gerenciar as tarefas intermináveis consome seu tempo e energia. Para lidar com essa questão de gerenciamento de tempo, inúmeras ferramentas úteis estão disponíveis online. Mas o Google Agenda é uma das ferramentas mais populares para otimizar seu tempo e eliminar o desperdício de tempo.
Portanto, este artigo apresentará alguns recursos, truques e extensões interessantes que você pode usar para aproveitar ao máximo seu horário de trabalho remoto com o Google Agenda.
Novos recursos do Google Agenda
O Google atualiza continuamente o Google Workspace (antigo G Suite) e adiciona novos recursos aos aplicativos, incluindo o Agenda. Vamos discutir alguns desses recursos e seus benefícios.
1. Programe eventos de calendário no bate-papo
Ao enviar mensagens para seus colegas ou clientes no Bate-papo do Google, você pode agendar eventos do Google Agenda diretamente, sem sair do Bate-papo. Esse recurso útil economiza muito tempo e o incômodo de alterar guias de vez em quando.
Está disponível para todos os usuários do Google, independentemente de seu plano de espaço de trabalho. Na barra de composição do Chat, há um ícone de calendário . Clicar nele abrirá o Calendário no painel lateral (na área de trabalho) com o evento. Por padrão, ele adicionará todos os membros do bate-papo como participantes, mas você sempre pode fazer alterações.
2. Pré-agendar salas de reuniões do Google Meet
Este recurso permite que você configure as salas de sessão de grupo do Google Meet com antecedência por meio do Google Agenda. Ao pré-agendar salas de descanso, você pode maximizar seu tempo de reunião e evitar o incômodo de criar salas durante a chamada.
A opção de configurar Meet Breakout Rooms está disponível para todos os usuários, exceto Workspace Business Starters, Education Fundamentals e G Suite Basic Users. Este artigo sobre agendamento de salas de sessão de grupo do Google Meet irá guiá-lo sobre como fazer isso.
3. Compartilhe sua disponibilidade com facilidade e precisão
O trabalho remoto permite que você defina seu horário. Mas deixar seus colegas saberem sobre sua disponibilidade em constante mudança torna-se um desafio.
Agora, você pode comunicar sua disponibilidade a seus colegas de trabalho usando as duas novas opções do Google Agenda: repetir entradas fora do escritório e dividir seu tempo de trabalho em vários segmentos por dia. Ao habilitar entradas de ausência temporária, você pode escolher se deseja recusar todas as reuniões ou apenas as recém-adicionadas.
4. Veja as sugestões do bate-papo do Google com base nos eventos do Google Agenda
Quando você tem uma reunião agendada no Google Agenda, o Bate-papo mostra um atalho de sugestão de bate-papo na parte superior da seção de bate – papo . Este atalho aparecerá 10 minutos antes do evento e permanecerá lá por 10 minutos após o evento / reunião.
Graças a esse recurso, você pode compartilhar arquivos e documentos de acompanhamento sem complicações. Atualizar os participantes de qualquer mudança de horário ou agenda também ficou mais fácil com este recurso. Todos, exceto usuários com contas pessoais, podem usar este recurso.
5. Visualize o calendário pessoal e empresarial juntos (Android 11 e superior)
Este talvez seja o recurso mais necessário no Google Agenda. Em vez de alternar entre os calendários pessoal e de trabalho, você visualiza os dois juntos.
A menos que você tenha compartilhado sua agenda pessoal com a conta de trabalho, o administrador ou seus colegas não verão seus compromissos pessoais. Embora todos os usuários do Google possam se beneficiar deste recurso, ele está disponível apenas em dispositivos com Android 11 e superior.
Observação: tanto o administrador quanto os usuários devem ativar esse recurso antes que qualquer usuário possa usá-lo.
6. Seja avisado quando alguém se inscrever em sua agenda
Ao se inscrever na agenda compartilhada de seu colega, você pode se manter atualizado sobre as alterações que eles fazem em sua agenda.
Com o objetivo de garantir a transparência, o Google anunciou que agora você receberá um e-mail se algum de seus colegas de trabalho se inscrever no seu Calendário. Este recurso está disponível para todos os usuários.
7. Suporte para vários pontos de extremidade do Exchange no Google Agenda
Com a implementação do recurso Calendar Intertop , você pode sincronizar seu Google Work Calendar com vários endpoints do Microsoft Exchange e ver a disponibilidade uns dos outros. O recurso funciona para servidores locais do Exchange e servidores online do Exchange.
Todos os usuários de ambos os lados poderão ver os calendários uns dos outros, mas você ainda pode ocultar qualquer evento marcando-o como invisível.
Este recurso está disponível para todos os usuários do Google, exceto para clientes do Workspace Essentials, G-Suite Nonprofits e Enterprise Essentials.
Outros recursos úteis no Google Agenda
Além dos novos recursos descritos acima, o Google Agenda também possui uma coleção de outros recursos que podem tornar o trabalho remoto mais fácil. Aqui está um resumo de mais recursos do Google Agenda que você deve aproveitar ao trabalhar em casa.
1. Agende reuniões do Zoom diretamente no Google Agenda
A extensão do navegador Zoom Scheduler, desenvolvida pela própria Zoom, permite que você agende previamente as reuniões do Zoom diretamente do Google Agenda.
Ao configurar um novo evento no Google Agenda, você verá uma opção para configurar uma reunião do Zoom com antecedência, assim como uma chamada do Google Meet. O Zoom coletará todas as informações do evento do calendário e fornecerá um link para a reunião. É um recurso simples, mas uma verdadeira economia de tempo.
Download: Agendador de zoom para Chrome | Outlook | Firefox (grátis)
2. Envie uma agenda por e-mail para você mesmo
Quer você seja uma pessoa desmiolada ou extremamente organizada, adoraria receber um e-mail matinal com a agenda do dia. Felizmente, o Google oferece a opção de fazer isso. Ao ativar essa opção no Google Agenda, você receberá a programação do dia em sua caixa de entrada às 5h, todos os dias.
3. Use o recurso Encontrar um horário para agendar reuniões
Quando sua equipe trabalha remotamente, encontrar um horário para as reuniões torna-se complicado. Com esse recurso inteligente, o Google irá verificar os calendários dos participantes e mostrar as vagas disponíveis. Assim, você pode agendar reuniões rapidamente sem se preocupar com a disponibilidade dos participantes.
4. Faça eventos de calendário a partir de e-mail
Recebeu um email com os detalhes de um evento? Adicione-o ao Google Agenda diretamente clicando no ícone de três pontos acima do e-mail e economize seu tempo.
5. Use Alternar para controlar o tempo do calendário
Trabalhando remotamente, é essencial controlar quanto tempo você realmente gastou participando de reuniões ou compromissos, especialmente se você é pago por hora. Nesse caso, você pode usar Toggl para rastrear o tempo total gasto em eventos do Google Agenda.
Download: Toggl para Chrome | Firefox (grátis, assinatura disponível)
Use esses recursos para trabalhar com inteligência
Esteja você trabalhando remotamente ou internamente, o Goggle Calendar é uma ótima ferramenta para colaborar com sua equipe. Esses novos recursos facilitaram ainda mais o trabalho remoto, permitindo que você fique em dia com a tarefa.
Embora todos os truques e extensões mencionados acima possam aumentar sua produtividade, você não pode aproveitar ao máximo seu tempo até aprender a usar os atalhos de teclado do Google Agenda.
