Transforme o Outlook em uma ferramenta de gerenciamento de projetos com a integração do OneNote

De todos os aplicativos do Office, o OneNote tem a integração mais estreita com o Outlook. Isso ocorre porque os dois aplicativos compartilham objetivos e operações semelhantes. Pode não parecer óbvio como, mas você pode usar o OneNote como um gerenciador de tarefas com o calendário do Outlook e as ferramentas de lista de tarefas pendentes.

Ao adicionar o OneNote ao Outlook dessa forma, você garante que suas tarefas e mensagens permaneçam organizadas em um bloco de notas. E os recursos de colaboração do OneNote facilitam o compartilhamento dessas informações com sua equipe.

Mostraremos como usar a integração do OneNote e do Outlook para gerenciar melhor as complexidades de vários projetos.

Onde as tarefas do Outlook ficam aquém

Quer esteja acompanhando itens de ação ou projetos iminentes, você pode usar as tarefas do Outlook para gerenciar listas de tarefas pendentes e monitorar atividades. Eles permitem que você registre informações como data de início, data de vencimento, status, prioridade e progresso. Você pode rastrear tarefas únicas e tarefas que se repetem ao longo de um período de tempo.

Se o projeto envolver várias pessoas, você pode criar um plano e atribuir tarefas a cada pessoa. O Outlook também ajuda a gerenciar vários projetos e tarefas com facilidade, sem a necessidade de aplicativos complicados.

No entanto, apesar de suas vantagens, as tarefas do Outlook são insuficientes em certas áreas. Embora você possa escrever notas sobre uma tarefa, ela carece de contexto. Alguns projetos precisam de maior visão e planejamento. Sem qualquer contexto, você não conseguirá ligar as ideias. E a capacidade de categorizar e organizar tarefas é limitada; O Outlook fica rapidamente desordenado à medida que você adiciona tarefas.

Ative o suplemento OneNote para Outlook

Você pode melhorar as tarefas integrando o OneNote ao Outlook. Veja como fazer isso para o OneNote 2016 ou OneNote no Windows 10.

OneNote 2016

Se o OneNote não estiver ativo em sua versão do Outlook, siga estas etapas para ativar o suplemento.

Abra o Outlook . Clique na guia Arquivo para revelar a janela Informações da conta . Em seguida, clique em Opções à esquerda.

Na janela Opções do Outlook , clique na opção Add-ins localizada à esquerda. Aqui, você verá as listas de suplementos de aplicativos ativos, inativos e desabilitados.

Se o OneNote estiver nos suplementos de aplicativos inativos , selecione Suplementos de COM ao lado de Gerenciar na parte inferior da tela. Em seguida, clique no botão Ir . Na caixa de diálogo, verifique as Notas do OneNote sobre itens do Outlook e clique em OK .

Agora você deve ver o ícone do OneNote na guia Página inicial .

OneNote no Windows 10

No aplicativo OneNote, o processo de ativação do suplemento é ligeiramente diferente. Repita as mesmas etapas acima para abrir a caixa de diálogo Opções do Outlook . Em seguida, clique na guia Avançado , role para baixo e habilite Usar Enviar para OneNote com OneNote para Windows 10, se disponível . Clique OK .

Observação: Send to OneNote é um suplemento COM offline que funciona bem com o OneNote 2016 e versões mais antigas, como 2010 e 2013. Se você verificar o add-in para Windows 10, o Outlook será configurado para usar o aplicativo OneNote. Para restaurar o suplemento COM anterior, desmarque esta opção e siga o procedimento para OneNote 2016 novamente.

Adicionar uma tarefa do Outlook ao OneNote

Em primeiro lugar, você deve decidir se um determinado bloco de notas é pessoal ou compartilhado. Com um bloco de notas compartilhado, você pode compartilhar notas com outros membros da equipe e optar por permitir que os usuários editem o bloco de notas.

Aqueles com privilégios de edição podem adicionar tarefas, notas de reuniões e muito mais. Os comentários são mostrados em cores diferentes para deixar claro quem adicionou o quê à medida que o projeto avança.

Crie um bloco de anotações compartilhado no OneNote

Criaremos um bloco de notas do OneNote denominado Projetos e usaremos grupos de seção para manter vários pequenos projetos. Em cada grupo de seção, adicione seções como Atas de Reunião, Correspondentes e Tarefas . Você pode adicionar mais ou renomear seções de acordo com suas necessidades.

Para compartilhar um bloco de notas, clique na guia Arquivo . Em seguida, clique em Compartilhar para exibir as opções de compartilhamento. No título Compartilhar , clique em Compartilhar com pessoas . Insira os endereços de e-mail das pessoas que deseja convidar, selecione a configuração de compartilhamento ( Exibir ou Editar ) e clique em Compartilhar .

Envie sua tarefa para o OneNote

No Outlook, clique no botão Tarefas na barra de navegação para alternar para o módulo Tarefas. Em seguida, clique no botão Nova Tarefa na faixa de opções ou pressione Ctrl + N. Preencha os detalhes do assunto, data de vencimento, lembrete e prioridade, se necessário. Clique no ícone Enviar para OneNote na faixa de opções.

Na caixa de diálogo que aparece, selecione a localização de seu bloco de notas e seção e clique em OK . Para ver sua tarefa, navegue até a seção Tarefas que acabamos de criar. Ao trazer suas tarefas para o OneNote, você fornece um espaço central para organizar as informações relacionadas a essa tarefa.

Em seguida, adicione tabelas, recortes de tela, uma planilha do Excel ou mesmo uma lista secundária de tarefas. Outros membros da equipe poderão ver no que você está trabalhando, ler os detalhes da tarefa e fornecer feedback. Aqui estão algumas dicas sobre como usar uma lista de tarefas com o OneNote .

Salvar um e-mail do Outlook no OneNote

O processo de envio de um e-mail é semelhante a tarefas. Abra sua caixa de entrada de e-mail. Selecione a mensagem que deseja salvar no OneNote. E clique no ícone Enviar para OneNote na faixa de opções. Na caixa de diálogo, selecione o local onde deseja armazenar a mensagem e clique em OK .

Você pode até mesmo compartilhar uma página por e-mail do OneNote para outras partes interessadas envolvidas em seu projeto. Para fazer isso, navegue até a página de anotações que deseja enviar por e-mail no OneNote. Clique na guia Arquivo e em Enviar . Escolha qualquer opção desejada na lista; se o conteúdo tiver muitas seções, tabelas ou imagens, é melhor enviá-lo como um PDF.

Usando o OneNote com Outlook Meeting

O aplicativo Calendário contém sua programação de compromissos, eventos e reuniões. Todos os itens do calendário começam como um compromisso. É uma atividade que não envolve outras pessoas ou recursos. Um evento ocorre pelo menos uma vez e dura 24 horas ou mais.

Um compromisso se torna uma reunião quando você envolve outras pessoas e inclui recursos, como salas de conferência. Com o Outlook, você pode economizar um tempo precioso solicitando uma reunião, controlando a data da reunião e automatizando o processo de minutos da reunião.

Clique no botão Calendário na barra de navegação para alternar para o módulo de calendário. Encontre a reunião que deseja adicionar e clique duas vezes nela para abrir a janela Reunião . Em seguida, clique no ícone Notas da Reunião localizado na faixa de opções.

Envie as notas da reunião para o OneNote 2016

Uma caixa de diálogo é exibida perguntando se você deseja Compartilhar anotações com a reunião ou Fazer anotações por conta própria . A primeira opção funciona com um bloco de anotações OneNote compartilhado. A última opção funciona com seu notebook privado. No entanto, você pode compartilhá-los por e-mail.

Selecione Faça anotações por conta própria . Em seguida, escolha o local das anotações da reunião na caixa de diálogo. Uma nova página contendo suas informações é aberta no OneNote. Abaixo do título Notas , comece a escrever seus itens de ação. Se houver uma apresentação do PowerPoint, você pode inserir uma impressão de slides em uma página.

Quando a reunião terminar, clique no ícone da página de e-mail na faixa de opções. Uma janela de mensagem do Outlook será aberta com os endereços dos participantes na parte superior. Em seguida, clique no botão Enviar para enviar as notas da reunião. Seus participantes conhecerão os principais pontos e apostilas. Não há necessidade de pegar impressões e distribuí-las.

Envie suas anotações de reunião para o aplicativo OneNote

Se você usar o aplicativo OneNote para Windows 10, verifique se o suplemento Enviar para OneNote está marcado. Encontre a reunião que deseja adicionar e clique no ícone Notas da Reunião na faixa de opções. Selecione o local do seu bloco de notas e clique em Salvar .

Alternativamente, você pode criar uma página estruturada com contêineres de notas pré-construídos configurados para capturar tipos específicos de notas durante suas reuniões. Aqui está um tutorial sobre como criar modelos de página no OneNote .

Aprenda a usar tags OneNote

A integração do OneNote com o Outlook pode lidar com muitas tarefas de gerenciamento de projeto. Embora a configuração da integração leve um pouco de tempo e planejamento, você se ajustará rapidamente ao fluxo de trabalho.

O OneNote tem muitos recursos, mas todo proprietário ou gerente de empresa deve aprender como usar tags no OneNote. É uma forma eficaz de categorizar as informações e ajuda você a encontrá-las mais tarde.