Usei o Copilot no Outlook para limpar minha caixa de entrada todas as manhãs durante uma semana e aqui estão minhas principais dicas

Já experimentei praticamente todas as formas de inteligência artificial disponíveis aos consumidores, desde assistentes de IA até softwares de geração de vídeo. Tenho experimentado diversas ferramentas diferentes, e uma que me marcou bastante ultimamente é o Copilot no Outlook.

Passei uma semana inteira de trabalho, cinco manhãs gloriosas, com o Copilot como meu ajudante destruidor de caixas de entrada, e deixe-me dizer, minha caixa de entrada passou de uma zona de guerra para um jardim zen mais rápido do que você consegue dizer "inteligência artificial". Se você está se afogando em e-mails, aperte os cintos, porque estou prestes a lançar algumas bombas de conhecimento sérias que mudarão seu jogo de e-mail para sempre.

Antes desse experimento de uma semana, minha caixa de entrada era uma bagunça caótica. Centenas, às vezes milhares, de e-mails não lidos. Comunicações importantes enterradas em boletins informativos que eu nunca abria e convites para reuniões que eu já tinha esquecido.

Era uma fonte constante de estresse e, sinceramente, um buraco negro de produtividade. Eu passava a primeira hora de cada dia tentando lidar com isso, muitas vezes me sentindo derrotado antes mesmo de começar meu trabalho de fato.

Então veio o Copilot. É como ter um assistente pessoal hipereficiente que não só entende o que você precisa, mas também o antecipa. A maneira como ele resume longas sequências de e-mails, rascunha respostas que soam exatamente como eu e até identifica itens de ação é nada menos que milagrosa.

Não é apenas uma ferramenta; é uma transformação. Não me ajudou apenas a esvaziar minha caixa de entrada; me ajudou a recuperar minhas manhãs. Acabou a sensação de medo todas as manhãs antes de começar a trabalhar, bem… até certo ponto.

Embora eu tenha descoberto que o Gemini pode fazer a mesma coisa com o Gmail — algo que me fez nunca mais querer experimentar outra ferramenta de IA — para aqueles que usam o Outlook como sua caixa de entrada de e-mail principal, o Copilot também faz um trabalho fantástico.

Minhas 5 principais dicas para usar o Copilot no Outlook

Aqui está o essencial, as estratégias que refinei ao longo de cinco dias de domínio puro e inalterado do e-mail.

1. Aproveite o “Resumir” implacavelmente

Esta é sua arma secreta contra aquelas discussões épicas por e-mail, onde todos têm uma opinião e ninguém vai direto ao ponto.

Em vez de ler 50 respostas, clique em "Resumir". O Copilot condensa tudo em tópicos fáceis de entender, destacando decisões e ações importantes. Eu tinha pavor dessas conversas, agora eu simplesmente as leio rapidamente. É uma mudança radical para se atualizar em segundos.

2. Não tenha medo de “rascunhar com o copiloto” para obter respostas rápidas

Para perguntas comuns, confirmações ou até mesmo para dizer "obrigado", o recurso de rascunho do Copilot é uma salvação.

Dê a ele algumas palavras-chave ou uma instrução simples, e ele gera uma resposta com aparência profissional em um piscar de olhos. Eu me vi usando isso para agendar compromissos, acusar o recebimento de documentos e até mesmo recusar educadamente reuniões não essenciais. Isso reduziu significativamente meu tempo de resposta, permitindo que eu me dedicasse a tarefas mais importantes.

3. Use o “Coach Me” para refinar seu tom

Às vezes, você precisa dar notícias difíceis ou dar um feedback construtivo. É aí que o "Coach Me" entra em cena.

Ele analisa seu rascunho e sugere melhorias em tom, clareza e concisão. Usei-o para garantir que meus e-mails fossem sempre profissionais e impactantes, mesmo quando eu transmitia uma mensagem difícil. É como ter um coach de comunicação executiva integrado ao Outlook.

4. Crie uma lista de tarefas na sua caixa de entrada com a ajuda do Copilot

O Copilot é brilhante em identificar itens de ação em e-mails. Embora ele não crie uma lista literal de "tarefas" no Outlook (ainda – mas espero que isso aconteça em breve), descobri que, ao pedir ao Copilot para "extrair itens de ação deste e-mail", eu poderia copiá-los e colá-los rapidamente no meu gerenciador de tarefas pessoal (também conhecido como meu quadro Trello bagunçado).

Isso garantiu que nada passasse despercebido e me ajudou a priorizar minhas tarefas diárias diretamente na caixa de entrada. Essencialmente, agiliza o processo de transformar um e-mail em uma tarefa.

5. Programe um tempo dedicado para “limpeza do copiloto”

Mesmo com o Copilot, um pouco de disciplina faz toda a diferença. Dediquei de 15 a 20 minutos logo no início do meu dia de trabalho para me concentrar exclusivamente em limpar minha caixa de entrada com a ajuda do Copilot.

Não se tratava de responder a tudo imediatamente, mas sim de processar, resumir e redigir respostas iniciais. Essa abordagem focada, impulsionada pelo Copilot, significava que eu começava cada dia com a mente limpa e a mente limpa, pronta para encarar o trabalho de verdade.

O futuro é agora

Sinceramente, não consigo imaginar voltar aos meus dias de caixa de entrada pré-Copilot. Não se trata apenas de eficiência; trata-se de bem-estar mental.

O estresse de uma caixa de entrada constantemente lotada desapareceu, substituído por uma sensação de calma e controle. Se você tem acesso ao Copilot no Outlook, precisa se dedicar e liberar todo o seu poder. Você não vai se arrepender. O futuro do gerenciamento de e-mails chegou, e é absolutamente fantástico!

Como habilitar o Copilot no Outlook

Se quiser experimentar o Copilot no Outlook, você precisa garantir que possui uma assinatura do Microsoft 365 Copilot – que é uma licença paga. Após adquirir essa assinatura, acesse o Outlook, seja em uma janela do navegador ou pelo aplicativo dedicado no PC ou celular, e o Copilot deverá aparecer automaticamente.

É um software integrado, o que significa que você não pode ligá-lo ou desligá-lo se tiver a assinatura do Copilot. Cancelar a assinatura o removerá.