7 prós e contras do uso do Microsoft Excel como ferramenta de gerenciamento de projetos
O aplicativo Microsoft Excel vem como parte de uma assinatura do Office. A ferramenta é popular entre gerentes de projeto, proprietários de empresas, trabalhadores de show e empreiteiros independentes.
Além disso, você pode usar modelos gratuitos do Excel para facilitar o gerenciamento de projetos. A questão é: você está usando o Excel para gerenciar seus projetos ou economizar tempo? Saiba mais sobre os 7 principais prós e contras do uso do Excel para gerenciamento de projetos.
Os 7 principais prós do uso do Excel como ferramenta de gerenciamento de projetos
Não há dúvida de que o Excel é o aplicativo líder de visualização e registro de dados. A empresa comanda o mercado há 34 anos. Os seguintes motivos tornam o Excel uma excelente ferramenta de gerenciamento de projetos:
1. Mais adequado para projetos simples e singulares
O Excel é a ferramenta certa se você estiver trabalhando em apenas um projeto por vez e tiver um pequeno grupo de membros do projeto. A Microsoft oferece modelos gratuitos , como o Gantt Project Planner no Excel.
Ao abrir o Excel , clique em Novo e , em seguida, pesquise o planejador de projeto de Gantt . Para criar uma pasta de trabalho do Excel, clique no modelo .
2. Grande economia de tempo e dinheiro
O Excel é apenas uma ferramenta de que você precisa para realizar várias tarefas para seus projetos freelance ou de negócios. Portanto, você não precisa investir na compra de software adicional. Além disso, se os membros de uma equipe já sabem usar o Excel, você também economiza tempo no treinamento de novas ferramentas.
3. Armazenamento de dados em planilhas abrangentes
No Excel, você tem a opção de armazenar os dados do projeto diretamente em bancos de dados. Você pode acessar ou recuperar dados específicos do projeto de um lugar enquanto gerencia as tarefas do projeto.
Você também pode criar planilhas abrangentes em uma pasta de trabalho do Excel para armazenar milhões de dados para análise de big data. Você pode manipular os dados com alguns atalhos de teclado e destacar dados cruciais vinculados à metodologia de desenvolvimento do projeto.
4. Listas de tarefas pendentes e cronograma do projeto
Se você precisa distribuir listas de tarefas interativas entre os colegas de equipe, você pode usar o Excel para economizar dinheiro em aplicativos adicionais. Uma interface de usuário interativa permite criar listas de tarefas usando linhas e colunas. Você também pode integrar tabelas do Excel no portal da web, MS Word e Microsoft OneDrive para fácil acesso.
Para obter um cronograma de projeto detalhado e um roteiro de projeto de alto nível, você pode usar o Excel para criar um cronograma de projeto abrangente.
5. Relatório instantâneo de dados do projeto usando uma ferramenta
Existem muitos recursos de relatório disponíveis no Excel que você pode fazer bom uso. Você pode usar principalmente a tabela do Excel (Ctrl + T) , Tabela Dinâmica (Alt + N + V) , Power Pivot, etc. Você também pode integrar esses relatórios no PowerPoint para apresentar ao público. Você pode usar o modelo Blue Sales Report para essa finalidade.
6. Gráficos, tabelas e mapas 3D
Ao apresentar um relatório de desempenho do projeto ao cliente, você pode tornar as visualizações de dados atraentes inserindo gráficos, tabelas e mapas 3D. Você pode acessar gráficos de linha gratuitos, gráficos de rosca, gráficos de pizza, gráficos de radar, gráficos de ações, gráficos de bolhas, etc., sem ter que pagar por nenhum serviço adicional.
7. Modelos simples para agendamento de trabalho
Os gerentes de projeto ou freelancers usam modelos do Excel para cronogramas de trabalho . Você pode rastrear facilmente o seguinte no Excel:
- Tempo gasto pelos membros da equipe.
- Tempo gasto nas tarefas do projeto.
- Tempo restante para concluir o projeto.
- Prazos do projeto se aproximando.
Os 7 principais contras do uso do Excel como ferramenta de gerenciamento de projetos
Os pontos fracos do Excel são evidentes quando sua equipe precisa lidar com um projeto que vai além de simples, interno e pequeno. Existem vários desafios que você enfrentará ao usar o Excel:
1. A colaboração é improdutiva
Quando você gerencia tarefas e agendas de projetos em um arquivo do Excel, torna-se um desafio colaborar com outras pessoas. Existem fórmulas complexas para implementar, células que precisam ser bloqueadas e você deve configurar o compartilhamento de rede.
2. Menos opções para atualização do projeto em tempo real
No Excel, a implementação da atualização de status em tempo real é mínima e ambígua. Para integrar arquivos do Excel com portais da web ou aplicativos de desenvolvimento de projetos, você e sua equipe precisam de habilidades avançadas de Excel e scripts VBA. Essas abordagens manuais não trazem resultados satisfatórios em todos os casos.
3. Ausência de recurso de comunicação instantânea
Para trabalhar em um arquivo de gerenciamento de projeto no Excel, você precisará marcar reuniões com a equipe usando aplicativos de terceiros, como Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, etc. Portanto, pode ser necessário pagar por aplicativos de comunicação adicionais .
4. Roadblocks para garantir a integridade dos dados
Um dos principais obstáculos do gerenciamento de projetos com o Excel é o controle das versões dos arquivos. Se os membros obtiverem acesso total ao arquivo, haverá conflito devido a edições simultâneas. Para garantir a integridade dos dados, você precisa de fórmulas complexas, formatação condicional e controle de alterações.
5. Gerenciamento de problemas menos eficiente
Embora haja um modelo do Excel para rastrear e gerenciar problemas, o processo ainda é manual. Atualizar todos os campos requer muito tempo. Você também não tem a opção de vincular problemas específicos a um segmento do projeto.
A atualização manual é uma tarefa arriscada, pois quaisquer dados perdidos podem levar a uma perda substancial de horas produtivas. Portanto, você precisa de ferramentas automatizadas de rastreamento de problemas para gerenciamento de projetos.
6. Fraca gestão de tempo e equipe
No Excel, você pode criar principalmente linhas e sub-linhas para definir tarefas e subtarefas do projeto. Você também precisa realizar a formatação da célula e a codificação por cores.
Devido à natureza manual deste trabalho, você terá que dedicar uma parte significativa de suas horas de trabalho à entrada de dados, em vez de ao desenvolvimento real do projeto. Eventualmente, isso atrasa o cronograma de entrega do projeto e expande o orçamento do projeto.
Menos trabalho colaborativo e mais contribuições manuais têm o potencial de desmoralizar a equipe. O gerenciamento de equipe eficaz é virtualmente impossível no Excel, e você precisa de um aplicativo de gerenciamento de projeto dedicado.
7. Ausência de UI e recursos dedicados
A desvantagem mais óbvia do Excel é que ele não é especializado em gerenciamento de projetos. Ele carece de importantes recursos de interface do usuário, como:
- Entrada automática de tarefas.
- Criação de subtarefa.
- Atribuição de tarefas.
- Acompanhamento do progresso.
- Dependências.
- Comentando a tarefa.
- Vincule o status do projeto às ferramentas de desenvolvimento.
- Marcando a conclusão do projeto.
A maioria dos modelos do Excel para gerenciamento de projetos são arranjos improvisados. O aplicativo é incapaz de ajudar os gerentes de projeto ou freelancers a liberar todo o seu potencial.
A economia de custos geralmente é compensada pela perda de horas produtivas e as despesas adicionais dos aplicativos de reunião e mensagens. Os dados do projeto que você compartilha com outros membros da equipe por e-mail ou mídia de armazenamento externa representam muitos riscos de segurança.
Experimente ferramentas dedicadas de gerenciamento de projetos
O Excel é uma ferramenta inegável de gerenciamento de projetos que oferece muitas vantagens. Se você tem uma equipe pequena, o Excel pode parecer uma boa ferramenta para você. No entanto, se você deseja inteligência artificial, uma IU simples e envolvimento da equipe, experimente aplicativos profissionais gratuitos de gerenciamento de projetos.
