Produtividade 101: Como usar o método GTD (Getting Things Done)

Você sente que está processando várias tarefas e projetos em sua cabeça, mas não está realmente os concluindo? Quando você pensa muito sobre tarefas, projetos e metas, torna-se um desafio para sua mente se concentrar na produtividade.

Por meio do gerenciamento sistemático de tarefas, Getting Things Done (GTD) ajuda a reduzir o estresse mental. Saiba mais sobre o método GTD, processos e como se organizar para realizar tarefas com eficiência.

O que é o método GTD (Getting Things Done)?

As cinco etapas, ou seja, Capturar, Esclarecer, Organizar, Revisar e Engajar, constroem o sistema GTD que torna os profissionais ou freelancers mais produtivos no trabalho ou em casa.

Você precisará investir algumas horas produtivas na configuração do método GTD e suas ferramentas. No entanto, esse pequeno investimento de energia e tempo valerá a pena para o resto de sua vida se você praticá-lo continuamente.

Conforme você implementa o sistema GTD para cada tarefa profissional ou pessoal, você começará a ver os seguintes benefícios:

1. Você economizará mais tempo e poderá atingir o equilíbrio certo entre a vida pessoal e profissional.
2. Você se tornará mais eficiente e produtivo por meio do gerenciamento de tarefas. Assim, você estará finalmente livre de estresse mental.
3. Você pode evitar causar danos ao projeto concentrando-se em tarefas mais significativas.
4. Você se torna mais criativo, pois sua mente não precisa processar dados desnecessários.

Quando você deve adotar o método GTD

Você pode aplicar o sistema GTD de forma prática para cumprir qualquer função profissional ou pessoal. Freelancers e profissionais que realizam muitas tarefas devem praticar GTD para se manterem produtivos. Os cenários da vida real que melhor se adequam ao sistema GTD são:

1. Você tem medo de esquecer as tarefas pequenas, mas cruciais, de qualquer projeto.
2. Você não está confiante em manter o controle de todas as coisas.
3. Você desempenha vários papéis em sua vida profissional e pessoal.
4. Freqüentemente, você inicia vários projetos, mas não é capaz de concluí-los a tempo.
5. Você nunca tentou a abordagem Getting Things Done para gerenciar tarefas.

Como funciona o método GTD

Etapa um: captura

David Allen, o desenvolvedor do método GTD, enfatiza a captura de tarefas e ideias por escrito ou armazenamento digital para manter a mente livre de estresse.

Portanto, você precisa armazenar imediatamente eventos, ideias, compromissos, pendências, tarefas, subtarefas, referências de projetos, etc., em sua caixa de entrada. Esta caixa de entrada pode ser um sistema de arquivamento em papel ou aplicativos como Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote, etc.

Uma caixa de entrada é uma representação visual dos elementos que você precisa cuidar regularmente no trabalho ou em casa. É o primeiro passo em direção ao fluxo de trabalho de gerenciamento de tempo pessoal baseado em GTD. Esta etapa requer muita energia e tempo, pois você precisa passar por extensos processos de pensamento para capturar todas as tarefas e ideias em um só lugar.

Você pode capturar com eficiência todas as tarefas em sua caixa de entrada GTD usando aplicativos de gerenciamento de tempo baseados em GTD como Trello , Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp, etc.

Etapa Dois: Esclareça

Depois de preencher ideias e tarefas na caixa de entrada GTD, você precisa converter esses elementos desordenados em etapas acionáveis. Siga a lista de verificação mencionada abaixo para todos os itens de sua caixa de entrada:

1. Conclua a tarefa imediatamente se demorar menos de dois minutos.
2. Se o projeto permitir, procure oportunidades de delegação de tarefas.
3. Coloque itens de referência como documentos, arquivos, informações de contato, etc., na seção de comentários de uma tarefa específica.
4. Se você precisar concluir uma tarefa no futuro, atribua uma data de vencimento.
5. Exclua todos os elementos irrelevantes em um contexto pessoal ou profissional.

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Etapa três: organizar

Para organizar suas tarefas, você precisa listá-las na lista temporária de tarefas para processamento posterior com base nos seguintes itens:

1. Calendário: você precisa inserir compromissos em seu calendário. Você pode começar a usar aplicativos de calendário, pois são mais eficientes do que calendários em papel.
2. Próximas ações: As tarefas que não são adequadas para nenhum projeto devem estar na lista Próximas ações. Você pode ter diferentes listas específicas de contexto, como tarefas, pessoal, trabalho, chamadas telefônicas, etc.
3. Projetos: você precisa organizar projetos em uma lista separada com base nos contextos. Atribua prazos específicos para cada tarefa de um projeto e analise a lista de projetos diariamente.
4. Esperando: Se você delegar algumas tarefas do projeto a outras pessoas, deverá manter uma lista de lembretes para essas tarefas.

Listas de tarefas e aplicativos de anotações como TickTick , Todoist, Firetask, Hitask, Evernote, etc., ajudam você a organizar e visualizar suas listas de tarefas.

Passo Quatro: Envolva-se

Você sistematicamente determina o que fazer a seguir na etapa do Engage usando os quatro critérios a seguir:

1. Contexto: você terá diferentes tarefas relacionadas ao trabalho, à vida e aos hobbies. Eles são conhecidos como contextos. Você precisa criar listas de tarefas pendentes para cada um desses contextos.
2. Tempo disponível: se você tiver cerca de 15 minutos enquanto dirige até seu destino, provavelmente poderá parar em um supermercado para comprar os itens listados em sua lista de compras.
3. Energia disponível: programe tarefas complexas para quando você estiver com mais energia. Deixe as tarefas simples para horas de baixo nível de energia.
4. Prioridade: você também pode identificar o que fazer a seguir, dependendo da prioridade das tarefas em uma lista de tarefas pendentes.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas que seguem o método GTD permitirão que você adicione visualizações de tarefas personalizadas com filtros. Esses filtros podem ser uma prioridade, data de vencimento, cessionário, palavras-chave, data de criação, etc. Esses aplicativos também automatizam o método GTD por meio de visualizações como hoje, próximo, visualização seguinte, contextos por meio de um rótulo, etc.

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Etapa Cinco: Revisão

A revisão de elementos GTD, como entradas de calendário e listas de tarefas, mantém seu sistema GTD atualizado. No método GTD, você pode praticar revisões semanais para obter o melhor resultado. A etapa de revisão permite que você refine seus fluxos de trabalho de gerenciamento de tempo e identifique as próximas etapas.

As ferramentas de gerenciamento de tarefas que você pode usar para fazer as coisas automatizam a etapa de revisão. Aplicativos como Infinity, Trello, Asana, Todoist, etc., vêm com modelos de revisão GTD embutidos. Esses modelos fornecem todos os pontos de verificação que você precisa percorrer para uma revisão semanal bem-sucedida do seu fluxo de trabalho GTD para qualquer projeto ou tarefa.

Os aplicativos também permitem que você personalize esses modelos de revisão para atender às necessidades do seu projeto. Por exemplo, você pode criar uma revisão bimestral em vez de uma revisão semanal. Você pode criar comentários de tarefas ou subtarefas para determinar suas reflexões semanais e o foco para a próxima semana.

Torne-se mais produtivo com o sistema Getting Things Done

O método GTD divide todo o processo de gerenciamento de tarefas em cinco etapas simples: capturar, esclarecer, organizar, revisar e envolver. O sistema GTD e as ferramentas de execução ajudam a utilizar a capacidade do cérebro mais na conclusão de tarefas do que em pensamentos improdutivos.

Para obter a produtividade ideal, saiba como escolher o melhor aplicativo para gerenciamento de tarefas enquanto adota regularmente o método GTD.