Os 10 melhores recursos do Google Workspace para pequenas empresas

gurinho

Muitas empresas operam em espaços físicos. Mas agora, as configurações organizacionais estão se transformando rapidamente. Os funcionários não realizam mais reuniões no escritório, em vez de transformar suas casas em estações de trabalho.

Com essa transição, os funcionários equilibram responsabilidades pessoais e trabalho, o que oferece uma excelente oportunidade para a tecnologia acelerar o processo. Com o Google Workspace, os funcionários podem colaborar com mais eficiência, otimizar seu trabalho e economizar tempo com ferramentas e insights de produtividade integrados com IA.

Neste artigo, exploraremos 10 recursos do Google Workspace que ajudarão sua empresa a fazer mais.

1. E-mail de marca de domínio usando o cliente do Gmail

Além de fornecer todos os melhores recursos do Gmail, o Google Workspace permite que você use seu domínio de e-mail personalizado. Isso significa que o Google Workspace pode fornecer a você um e-mail comercial premium que você pode controlar e proteger.

Você não precisa instalar e manter um servidor de e-mail. E você também pode adicionar ou remover usuários de e-mail de acordo com o crescimento do seu negócio. Como cada usuário do Gmail pode ter até 30 contas de alias, você pode enviar o mesmo e-mail para a mesma pessoa em [email protected], [email protected] e [email protected].

Um benefício adicional de usar o Gmail para seus e-mails comerciais é que os usuários provavelmente estarão acostumados a usar contas pessoais do Gmail. Assim, os usuários podem alternar facilmente entre e-mails pessoais e comerciais.

O Google Workspace garante que seus servidores sejam ultraconfiáveis, com um tempo de atividade garantido de 99,9% em seu e-mail comercial. Ele também possui respostas inteligentes e filtros de spam líderes do setor para manter seus e-mails comerciais protegidos e protegidos contra ameaças externas.

2. Armazene e compartilhe arquivos usando o Google Drive

O Google Drive é a plataforma de armazenamento em nuvem do Google que mantém todos os seus arquivos em um lugar seguro. Cada usuário tem acesso a uma conta do Google Drive onde pode armazenar seus arquivos.

Você também pode criar uma conta do Google Drive com acesso de equipe para compartilhar arquivos e recursos. Se quiser compartilhar arquivos com outros usuários fora de sua equipe, você pode conceder acesso manualmente e atribuir permissões de leitura, comentário ou gravação para cada usuário. Se o proprietário do documento se esquecer de incluir um usuário que precisa de acesso, ele pode solicitar permissão por e-mail.

Com o Drive de equipe, os colegas de equipe podem compartilhar e colaborar perfeitamente em documentos. Os membros da equipe já terão acesso ao Drive e, se um funcionário sair da empresa, o gerente do Drive de equipe pode revogar o acesso ao Drive.

Com todos os seus arquivos armazenados na nuvem, você nunca precisa se preocupar em perder seu trabalho. Todas as alterações de arquivo são salvas automaticamente, para que você possa continuar de onde parou. Você também obtém armazenamento mais do que suficiente com o Google Workspace. E, se seus arquivos forem muito grandes, você pode atualizar seu plano de assinatura para a versão Enterprise para armazenamento ilimitado.

3. Trabalhe de qualquer lugar

O Google Workspace permite a sincronização automática de suas contas em diferentes dispositivos, de seu computador, telefone ou tablet, para uso off-line. Você também pode navegar e instalar aplicativos do Google para ' Trabalhar em qualquer lugar ' que se integram ao Google Workspace.

Com o Google Meet e o Google Chat, você pode facilitar reuniões virtuais com os membros da sua equipe. O Calendário da Equipe permite que você organize reuniões e mantenha as agendas de todos na mesma página. Você também pode usar aplicativos de colaboração de documentos como o Google Docs, Google Sheets e Google Slides para editar documentos, apresentações e planilhas em tempo real, rastreando as alterações feitas por outras pessoas com o histórico de versões.

Como as mudanças acontecem instantaneamente, os membros da equipe podem colaborar em ideias e chegar a um consenso mais rapidamente com comentários adicionais e recursos de sugestão.

Com o Google Currents, as equipes podem criar suas redes sociais para agilizar seu trabalho em toda a organização, compartilhar recursos e iniciar discussões que impulsionam a missão de sua empresa.

4. Integração perfeita com aplicativos de terceiros

Você pode integrar o Google Workspace com mais de 750 aplicativos de terceiros, incluindo software de Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente (CRM). Essas ferramentas estendem os serviços do Google Workspace, permitindo que você incorpore ferramentas de negócios e vendas em uma plataforma de gerenciamento. Algumas das ferramentas de CRM mais avançadas podem sincronizar programações no Google Agenda e rastrear locais de mercado-alvo usando o Google Maps.

A integração perfeita entre plataformas, tudo de dentro do Google Workspace, mantém suas operações comerciais funcionando perfeitamente. Ele permite que você se concentre em todos os aspectos do seu negócio, com o objetivo de gastar menos tempo com o seu software e mais tempo com o crescimento do seu negócio.

Alguns aplicativos de terceiros amigáveis ​​ao Google que se integram perfeitamente ao Google Workspace incluem Asana para gerenciamento de projetos e processos, Zoho Invoice para finanças e contabilidade, Freshdesk para suporte ao cliente e DocuSign para aprovações de assinaturas.

5. Segurança de nível empresarial usando endpoint e console de administração

O Endpoint Management permite que você controle os dispositivos que acessam contas do Google Workspace em sua organização. Por exemplo, você pode verificar o uso do aplicativo, gerenciar as configurações de segurança e limitar o acesso em qualquer dispositivo de endpoint. Isso é altamente benéfico no caso de dispositivos perdidos ou roubados. Você pode apagar dados confidenciais, protegendo sua empresa de ameaças externas.

O Admin Console do Google Workspace fornece um painel intuitivo para adicionar ou remover usuários e grupos, criar funções e definir configurações de segurança. Por exemplo, você pode configurar verificações em duas etapas para cada usuário ou bloquear o acesso de aplicativos não confiáveis ​​aos dados da empresa.

6. Faça backup dos dados da empresa usando o Google Vault

O Google Workspace oferece uma opção à prova de falhas em caso de perda de dados, corrupção de dados ou possíveis problemas legais que podem surgir de contas suspensas.

Usando o Google Vault, você pode preservar os dados essenciais pelo tempo que for necessário. Você também pode definir regras de retenção de dados, mesmo para contas suspensas e documentos excluídos.

Pesquisar dados também é relativamente fácil usando as consultas de pesquisa do Google e pode ser exportado em formatos para impressão. Um exemplo de caso de uso é fazer backup dos dados do usuário para rastrear seus pesquisadores, visualizações e atividade geral do usuário.

7. Lançar sites usando o Google Sites

Com pouca ou nenhuma experiência em programação, você pode criar sites rapidamente arrastando e soltando o conteúdo em grades e modelos. Você pode atualizá-lo e personalizá-lo ao seu gosto e compartilhar e colaborar com sua equipe antes de publicá-lo na web.

Ele incorpora estilos de trabalho semelhantes aos do Google Docs com edição em tempo real, adição de comentários e gerenciamento de acesso a membros privados da equipe.

8. Produtividade e insights baseados em IA

O Google Workspace usa o Google AI para ajudá-lo a analisar e otimizar ainda mais os processos de trabalho. Ele aproveita o aprendizado de máquina, o processamento de linguagem natural e o reconhecimento de imagem para automatizar tarefas manuais, equipando você com insights baseados em dados para tomar decisões de negócios bem informadas.

Por exemplo, o Google Docs incorpora o verificador gramatical do Google, que analisa as estruturas das frases em tempo real, identificando erros e sugerindo alternativas corretas.

A Composição inteligente e a Resposta inteligente também analisam e-mails, sugerindo texto para completar frases e oferecendo respostas rápidas em linguagem natural. O Planilhas Google também integra o BigQuery, que ajuda você a gerenciar, analisar e interpretar grandes quantidades de dados de maneira conveniente.

Com o Google Workspace, você pode abrir e editar facilmente os formatos de arquivo padrão do Office. Você também pode exportar e compartilhar arquivos com pessoas fora de sua organização (que podem não estar usando o Google Workspace). Exemplos de recursos básicos do pacote de escritório incluem:

  • Google Docs – software de processamento de texto do Google para criação de documentos
  • Planilhas Google – software de planilha do Google para visualização e análise de dados
  • Apresentações Google – software PowerPoint do Google para criar apresentações de slides

Embora os aplicativos do Microsoft Office tenham ampla funcionalidade, o Google Workspace oferece uma interface intuitiva desenvolvida para colaboração e facilidade de uso.

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10. Tome decisões baseadas em dados usando o Planilhas Google

Uma valiosa ferramenta de manipulação de dados do Google Workspace é o Planilhas Google. Ele oferece flexibilidade no rastreamento, organização e avaliação dos dados da empresa.

Isso é importante para processos de negócios multifuncionais, como contabilidade financeira, gerenciamento de projetos, controle de planilhas de horas de funcionários e criação de relatórios anuais para as partes interessadas. O Planilhas Google incorpora mais de 400 fórmulas e funções integradas, tabelas dinâmicas e opções de formatação condicional para ajudá-lo a realizar análises estatísticas e identificar tendências nos dados da empresa.

Também existem modelos oferecidos pelo Planilhas Google que podem ajudá-lo a monitorar grandes quantidades de informações em um painel relevante e personalizável. Os modelos ajudam a automatizar tarefas repetidas e a entrada manual de dados usando formatação e funções pré-configuradas.

Alguns modelos de exemplo incluem demonstrativo de lucros e perdas, gerador de faturas, gerenciamento de estoque, objetivo da empresa e resultados principais (OKRs), indicadores-chave de desempenho de marketing (KPIs) e demonstrativos de fluxo de caixa. Eles também podem ser modificados para atender às suas necessidades de negócios, caso os campos padrão não sejam suficientes.

Simplifique seu trabalho com o Google Workspace

O Google Workspace oferece uma experiência de usuário consistente em vários dispositivos, fácil colaboração em tempo real e um e-mail repleto de recursos e pacote de escritório para sua empresa. Também é bastante acessível.

Você pode obter um e-mail comercial seguro e personalizado, reuniões de vídeo com 100 participantes, 30 GB de armazenamento em nuvem por usuário, segurança e controles de gerenciamento por US $ 6 por usuário por mês.