O software que auxilia na gestão dos PECs da empresa
Desde que – em 1º de outubro de 2020, tornou-se obrigatório para empresas, autônomos e empresários individuais ter uma caixa PEC (e-mail certificado) por lei, sua implementação e gerenciamento trouxeram vários problemas. O e-mail certificado, por ser dotado de valor legal e de determinados dados, exige de fato uma gestão muito mais criteriosa do que o e-mail tradicional, e nem sempre isso é feito. O caso típico é aquele em que várias pessoas de uma mesma organização ou escritório gerenciam uma única caixa de e-mail certificada, levando a uma série de problemas nada triviais.
O primeiro, clássico, problema é quando tem várias pessoas trabalhando na mesma caixa de correio pec, fica confuso entender quem fez o quê. Não sabemos quem abriu o e-mail, quem respondeu e assim por diante. Não é o melhor quando se trata de documentos de valor legal. Outro problema típico, que deriva do primeiro, é que podem ocorrer situações em que várias pessoas respondem ao mesmo email, criando discussões em paralelo com a mesma pessoa, ou pelo contrário também pode acontecer que precisamente porque alguém abriu o certificado e-mail, mas ele respondeu que ninguém se dá ao trabalho de responder ao remetente.
Felizmente, o mercado oferece aplicativos de gerenciamento desenvolvidos justamente para solucionar esses problemas relacionados ao e-mail certificado: o software de gerenciamento PEC. Um software de gestão PEC é, de facto, construído, ao contrário dos softwares normais de gestão de correio, tendo em conta o princípio da responsabilização: tratando-se de documentos com valor legal, é fundamental saber quem fez o quê e quando. O sistema de gerenciamento do PEC tende a resolver esse problema de duas maneiras: atribuindo funções muito específicas aos usuários individuais conectados ao PEC e rastreando cada ação vinculada ao e-mail.
O software possui um sistema de autorização bem definido que permite – dependendo das funções – apenas determinados usuários visualizar, encaminhar e/ou responder a PEC recebida. Dessa forma, a proliferação potencial de respostas é limitada: apenas algumas pessoas são dotadas de capacidade para responder a determinadas PECs.
O outro elemento que permite a gestão ordenada dos processos é a presença de um log das ações realizadas em cada e-mail. Cada usuário conectado àquela caixa PEC, portanto, sempre poderá verificar quem e quando visualizou, encaminhou ou respondeu a uma PEC, evitando mal-entendidos e rebotes desagradáveis. Com alguns cuidados e um software de gerenciamento de e-mail certificado e equipado com as funções que vimos, todos os problemas associados ao uso de e-mail corporativo e profissional podem ser resolvidos.
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