O que é o Google Workspace e como usá-lo?

Desde que o Google lançou o Workspace para todos os usuários do Gmail, várias ferramentas valiosas agora estão disponíveis gratuitamente.

Mas o que exatamente são essas ferramentas? Há algum uso para eles? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre o Google Workspace.

Tudo começa com o Gmail

Se você prestar atenção à tela de carregamento do serviço de e-mail do Google, notará uma ligeira mudança. Em vez de carregar o Gmail, a tela inicial agora mostra Google Workspace .

Esta é a direção que o Google está tomando em seus serviços. Em vez de abrir aplicativos separados, como Documentos, Agenda e Drive em uma nova janela, agora você pode acessá-los dentro do Gmail.

Você não precisa mais abrir novas guias para encontrar o que precisa, reduzindo as distrações. Assim, você pode se concentrar na tarefa que tem em mãos, pois não precisa caçar aplicativos.

Colaboração em uma tela

O Google está expandindo o Gmail de um cliente de e-mail para uma solução completa de colaboração. Se estiver usando a nova interface de bate-papo do Google, você verá quatro novos ícones no lado esquerdo da visualização do seu e-mail.

Além do Mail normal, você também encontrará Chat, Spaces e Meet. Entrar em contato com as pessoas não requer mais a abertura de aplicativos dedicados. Você pode enviar mensagens rápidas pelo bate-papo, conduzir videoconferências pelo Meet e configurar espaços de colaboração.

Bate-papo do Google

Se você ativar o Bate-papo do Google no Gmail , terá bate-papo e salas disponíveis para você. Além do compartilhamento de arquivos usual, o Google Chat integra seus outros serviços também.

Diretamente da caixa de bate-papo, você pode compartilhar um arquivo do Google Drive, criar uma videoconferência no Google Meet e até mesmo marcar um compromisso por meio do Google Agenda.

Além de conversar com pessoas, você também pode criar grupos aqui. Isso o torna perfeito para coordenar equipes e conversas em grupo em geral.

Google Spaces (anteriormente Google Rooms)

Este recurso ajuda você a criar espaços organizados para diferentes projetos. Cada seção que você cria tem sua própria seção de bate-papo, arquivos e tarefas. Isso garante que tudo o que você e sua equipe precisam está à disposição.

A guia Bate-papo garante que todas as conversas relacionadas ao seu Espaço fiquem em um só lugar. Ele tem todos os recursos do Google Chat. Você pode compartilhar arquivos facilmente, configurar uma videoconferência ou até mesmo agendar uma reunião diretamente da ferramenta.

Se você precisar compartilhar arquivos com sua equipe, a guia Arquivos permitirá que você faça isso com facilidade. Você pode fazer upload de arquivos de seu computador ou compartilhar documentos de seu Google Drive.

Além disso, cada arquivo manterá suas permissões. Ao compartilhar um documento, você escolhe se deseja que sua equipe visualize, comente ou edite as permissões.

Você também apreciará que o Google Workspace agora abre documentos do Google Doc nativamente dentro do aplicativo. Portanto, não é necessário abrir uma guia ou janela separada para visualizar, comentar e editar documentos.

Por fim, a atribuição de tarefas agora é feita diretamente na seção Tarefas. Aqui, você pode criar uma tarefa, incluir todos os detalhes, definir uma data de entrega e anexá-la a uma pessoa específica. Isso envia automaticamente a tarefa para o próprio aplicativo Google Tasks do responsável.

Agora você pode criar e designar muitas atribuições em um instante. Não há mais necessidade de enviar e-mails longos apenas para fazer as coisas.

Google Meet

O Google Workspace agora inclui um atalho para criar e participar de reuniões. Você verá o link da sala de reunião ao clicar em Nova reunião . Você também pode enviar convites por e-mail ou copiando-os e enviando-os individualmente.

Iniciar agora irá abrir uma nova janela do navegador onde você pode conduzir sua reunião. Portanto, você não terá que baixar ou instalar nenhum aplicativo separado.

Você também pode participar de uma reunião diretamente do Google Workspace. Escolha Participar de uma reunião , digite o código da sala de reunião e pronto.

Google Apps e mais

Mesmo que esteja trabalhando por conta própria, você apreciará o Google Workspace. Sua integração com o Google Agenda, Keep, Tarefas e Contatos ajuda você a se organizar. Você pode verificar sua programação, criar notas, ver suas tarefas e até mesmo encontrar pessoas em sua área de trabalho.

calendário do Google

Visualize e gerencie a programação do seu dia aqui mesmo. Você pode até criar novos eventos direto da tela. Ajustar sua programação é ainda mais conveniente.

Mova suas reuniões por meio de arrastar e soltar. Você também pode alterar seu comprimento agarrando a parte inferior do bloco de tempo e redimensionando-o.

Google Keep

Tirar notas do seu e-mail também é muito mais fácil com o Google Keep . Ao clicar em seu ícone, você verá suas notas mais recentes e uma opção Tirar uma nota ….

Quando você cria uma nota, ela é automaticamente vinculada a um e-mail aberto. Mesmo depois de salvar a nota, você ainda pode ver o e-mail de origem. Ao clicar na fonte, você será direcionado para esse e-mail em vez de procurar na sua caixa de entrada.

Google Tasks

Todas as tarefas que você precisa realizar, incluindo aquelas atribuídas a você no Google Spaces, surgirão aqui. Para ajudar a mantê-lo organizado, você pode criar listas para separar as tarefas em suas seções.

Se você adicionar datas de vencimento às suas tarefas, elas também aparecerão no seu calendário. Isso garante que você não perderá nada.

Contatos do Google

Se você tem um smartphone Android, pode ver todos os seus contatos aqui. Pesquise pessoas com facilidade e entre em contato com elas diretamente a partir dessa visualização.

Com um único clique, você pode enviar um e-mail, bater um papo, definir um compromisso no Google Agenda ou até mesmo convidá-los para uma videochamada. Por meio da visualização de interações recentes , você também pode ver seus e-mails mais recentes para eles.

Outros aplicativos

O Google também permite que você integre outros aplicativos por meio do mercado do Google Workspace. Muitos aplicativos populares como Asana, Box, Slack, Trello e Zoom estão disponíveis aqui.

Qualquer mensagem que você abriu em seu e-mail faz referência aos aplicativos que você abre. Isso permite vincular e-mails para que as pessoas com quem você esteja trabalhando saibam o contexto de sua mensagem.

Isso é perfeito se um cliente envia um e-mail e você precisa repassá-lo para sua equipe. Não há necessidade de encaminhar mensagens manualmente – basta adicioná-las ao aplicativo de colaboração de equipe com um clique.

Uma nova era de integrações

O Google Workspace é um pacote poderoso que permite que você tenha aplicativos de produtividade ao seu alcance. Você pode fazer tudo sem sair do Gmail.

Todos esses recursos permitem que você se concentre e evite distrações durante o trabalho. Você pode economizar tempo e fazer mais – tudo de graça!