Guia de gerenciamento de tarefas online: 10 dicas para escolher o aplicativo certo
Durante o novo normal, o número de aplicativos de gerenciamento de projeto online e offline aumentou multifacetado. Hoje em dia, existem centenas de aplicativos que podem ajudá-lo a orientar um projeto de negócios de forma eficiente enquanto gerencia uma equipe de colaboradores.
Se estiver interessado em adquirir um software de gerenciamento de tarefas, você deve descobrir se o aplicativo é flexível e escalonável o suficiente para atender aos seus objetivos. Continue lendo para saber como escolher o gerenciador de tarefas online certo.
O que é um software de gerenciamento de tarefas online?
Um projeto de negócios inclui várias tarefas dependentes ou independentes. Cada membro da equipe é responsável por uma ou mais tarefas. Múltiplas tarefas envolvem muitas datas de início e término, um orçamento de tempo, um orçamento de custo, alocação de recursos, lembretes, relatórios, documentos, etc.
Quando um software de computador sofisticado gerencia todos esses aspectos de um projeto, ele é conhecido como software de gerenciamento de tarefas. O início da pandemia convenceu milhares de empresas a adotar o trabalho remoto. Como resultado, os aplicativos de gerenciamento de tarefas agora estão online e hospedados em servidores em nuvem.
Recursos padrão de aplicativos de gerenciamento de tarefas online
Com o aumento da demanda de aplicativos de rastreamento de tarefas online, muitos serviços de TI e empresas de desenvolvimento de software estão oferecendo aplicativos versáteis para gerenciamento de projetos. No entanto, a maioria desses aplicativos vem com um conjunto de recursos padrão essenciais para o gerenciamento básico de projetos. Esses recursos são os seguintes:
1. Visualizador da lista de tarefas elaboradas
A maioria dos aplicativos de gerenciamento de tarefas online inclui uma tela de visualização de tarefas. Aqui você pode ver todas as tarefas e subtarefas de qualquer projeto em andamento ou concluído.
2. Quadro Kanban
O aplicativo gerenciador de tarefas on-line avançado incluirá quadro Kanban para implementar Kanban para gerenciamento de projeto eficiente em nível individual ou organizacional. Os aplicativos visualizam digitalmente quadros Kanban que mostram colunas para status de tarefas pendentes , em andamento e concluídas e cartões como tarefas reais.
3. Gráfico de Gantt
Um gráfico de Gantt é o principal recurso de gerenciamento de projeto de qualquer aplicativo rastreador de tarefas online. Os gráficos de Gantt ilustram o progresso do projeto por meio do método de gráfico de barras horizontais empilhadas. Ele também pode visualizar dependências de tarefas, tempo gasto e o status atual das tarefas.
4. Notificação de aplicativo de e-mail ou mensagem
Os aplicativos de gerenciamento de projetos online também enfatizam a manutenção de todos informados, oferecendo o status do projeto em tempo real e as atualizações das atividades. Sempre que o aplicativo detecta qualquer alteração na lista de tarefas, ele notifica imediatamente o recurso atribuído e o proprietário do projeto.
5. Controle de tempo
Os aplicativos de gerenciamento de tarefas online vêm com um programa de cronometragem automático para rastrear as horas de produtividade, utilização de recursos, orçamento do projeto, horas de faturamento, etc. Os proprietários de projetos podem tomar decisões em tempo real, observando o desempenho de uso do tempo do projeto.
6. Filtros e tags de tarefas
A maioria dos aplicativos gerenciadores de tarefas online vem com opções de marcação e filtragem de tarefas. O proprietário do projeto pode definir marcas específicas, como trabalho prioritário, departamento responsável, habilidades específicas, prazo de entrega, fase de desenvolvimento, etc. Os membros da equipe podem facilmente filtrar tarefas com base nessas marcas para encontrar a tarefa correta.
7. Equipe ou comunicação com o cliente
Os aplicativos padrão de gerenciamento de tarefas online começaram a oferecer uma seção para comunicações internas e externas. Esses aplicativos incluem módulos como videoconferência, chamadas de voz e mensagens de texto.
8. Geração de relatórios, armazenamento de arquivos e compartilhamento
Os aplicativos de gerenciamento de tarefas também oferecem recursos de criação de relatórios para visualizar o desempenho do projeto, orçamento de recursos, recursos de baixo desempenho, problemas de tarefas, gargalos do projeto, etc.
Você também pode exportar relatórios como planilhas ou PDF e enviá-los por e-mail para a equipe ou cliente. Esses aplicativos também permitem que os colaboradores do projeto armazenem e compartilhem com segurança arquivos críticos relacionados ao projeto.
Dicas para escolher o melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas
O software de gerenciamento de tarefas pode aumentar a produtividade geral e a receita anual para empresas de qualquer tamanho. No entanto, freelancers, empreendedores individuais e pequenas empresas precisam escolher o melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas que simplifique a tarefa e não adicione uma carga de trabalho extra.
Além dos recursos padrão acima, você também precisará procurar recursos de valor agregado. Aqui estão as principais dicas que o ajudarão a comprar o aplicativo gerenciador de tarefas online perfeito:
1. Permissões de acesso à ferramenta centralizada
No nível da equipe ou do projeto, pode haver conflito de interesses entre os colaboradores. O aplicativo deve permitir o controle central para o proprietário do projeto e o controle local para os pares. O administrador do projeto deve ter o poder de personalizar o acesso à ferramenta dependendo da capacidade do colaborador.
2. Controle de privacidade e confidencialidade
Na maioria dos projetos autônomos ou de nível empresarial, é um desafio manter a confidencialidade das informações pessoais e da propriedade intelectual. Você deve procurar um software de gerenciamento de tarefas que trate das questões de privacidade de dados.
3. Segurança da Cloud Platform
O melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas deve criptografar todos os dados de entrada e saída de acordo com os protocolos de segurança de comunicação da Internet mais recentes. A criptografia também deve funcionar quando o aplicativo está em repouso. Você precisa procurar recursos de segurança como:
- Sistema de gerenciamento de identidade e acesso (IAM).
- O aplicativo é compatível com GDPR, DSGVO e SOC2.
- Criptografia SSL de 256 bits do Advanced Encryption Standard (AES).
4. Atribuição e Notificação de Tarefas
Um rastreador de tarefas on-line eficiente deve permitir que os membros da equipe atribuam tarefas a seu bucket a partir de uma lista central de tarefas. Além disso, recursos como um gerente de projeto atribuindo uma tarefa a um recurso específico, dependendo da qualificação, agregarão valor à ferramenta.
Quando um proprietário de projeto atribui tarefas ou quando um recurso solicita tarefas, ele deve notificar as pessoas responsáveis.
5. Sincronizar com o calendário pessoal
Como a tendência do trabalho remoto está aumentando, é altamente recomendável que seu aplicativo rastreador de tarefas online sincronize com seu calendário pessoal. Se você pode ver todas as tarefas diárias pessoais e profissionais em uma tela, você será mais eficiente no fornecimento de alta produtividade.
6. Integração de aplicativos de terceiros
O melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas deve permitir a integração sem esforço com outros aplicativos, como design gráfico, planilha, processador de texto, cliente de e-mail, mensagens, videoconferência, quadro branco digital, etc. A integração com aplicativos profissionais permite que você encontre todos os recursos relacionados ao projeto em um só lugar .
7. Compatibilidade com vários dispositivos
Procure um rastreador de tarefas online que permite fazer login de qualquer dispositivo como Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, etc. Você obterá mais valor pelo dinheiro se o aplicativo permitir que você salve o progresso em um dispositivo e comece a trabalhar em outro dispositivo sem problemas.
8. Análise baseada em IA
Alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas também vêm com uma IA integrada que gera análises de alto nível sobre projetos anteriores. Ao obter informações de tais relatórios, você pode planejar projetos futuros com mais eficiência com um orçamento menor.
9. Acesso ao Suporte ao Cliente
A maioria dos aplicativos hoje em dia oferece suporte ao cliente por chat, e-mail e telefone. Ao comprar um aplicativo rastreador de tarefas online, descubra se o desenvolvedor fornece serviços de suporte técnico e geral adequados.
10. Estrutura de preços
Procure um aplicativo de gerenciamento de tarefas online que oferece uma estrutura de preços flexível. Obtenha um plano de orçamento de nível básico quando você for uma equipe em formação e aumente à medida que seus projetos e recursos aumentam.
Um aplicativo de gerenciamento de tarefas online é ideal para você?
A busca pelo melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas online pode consumir muitas das suas horas de produtividade. Você pode seguir as dicas acima para obter o software de gerenciamento de tarefas perfeito para o seu negócio e evitar a perda de tempo precioso.
