Esses truques do Microsoft Excel salvaram meu fluxo de trabalho

Ao trabalhar com uma planilha, atalhos e dicas que ajudam você a concluir tarefas mais rápido ou melhor são inestimáveis. Semelhante às maneiras de melhorar seu fluxo de trabalho no Microsoft Word , o Excel tem seu próprio conjunto de truques úteis.

Com esta lista de dicas úteis, você pode eliminar o trabalho tedioso, realizar operações rapidamente, reduzir erros e inserir gráficos ou tabelas com um clique. Use um ou todos eles para facilitar suas tarefas diárias do Excel.

Executar operações especiais de colagem

Copiar e colar são ações simples que a maioria das pessoas sabe usar. No entanto, o Excel oferece várias opções especiais de colagem que permitem colar dados e executar equações básicas ao mesmo tempo.

Isso significa que você pode adicionar, subtrair , multiplicar ou dividir cada valor em um intervalo de células por um número específico com colar especial.

Etapa 1 : Copie a célula que contém o número que deseja usar em seu cálculo de uma destas maneiras:

• Clique com o botão direito do mouse e selecione Copiar .
• Selecione Copiar na seção Área de Transferência da faixa de opções na guia Página Inicial .
• Use o atalho de teclado Ctrl + C no Windows ou Command + C no Mac.

Etapa 2 : Selecione as células que contêm os valores onde deseja realizar o cálculo.

Etapa 3 : Abra o menu especial Colar de uma destas maneiras:

• Clique com o botão direito do mouse e escolha Colar especial .
• Selecione Colar > Colar especial na seção Área de transferência da faixa de opções na guia Página inicial .

Etapa 4 : Quando a caixa Colar especial aparecer, escolha o cálculo que deseja realizar na seção Operação .

Etapa 5 : Clique em OK .

Você verá seus dados atualizados com o cálculo realizado. Você não precisa se preocupar em adicionar, subtrair, multiplicar ou dividir manualmente um grupo de células, o que é uma tarefa tediosa e aumenta o risco de erros.

Aprenda a amar as funções

Funções e fórmulas podem ser intimidantes. Mas uma vez que você começar a usá-los, você apreciará quanto tempo eles podem economizar para você. Além disso, você diminuirá a chance de erros ao realizar cálculos manualmente.

Se você nunca usou funções antes, pode começar com o básico de soma, média, mínimo, máximo e contagem.

Passo 1 : Selecione a célula onde você deseja usar a função. Esta é a célula onde a fórmula reside e o resultado dela é exibido.

Etapa 2 : Selecione a seta ao lado de AutoSoma na seção Edição da faixa de opções na guia Início . Escolha o cálculo que deseja usar.

Etapa 3 : Você verá a função aparecer na célula aguardando os valores que deseja usar.

Digamos que você queira adicionar os valores nas células A1 a A5. Arraste por esse intervalo de células ou adicione-o após o parêntese de abertura na fórmula como A1:A5. Certifique-se de terminar a fórmula com um parêntese de fechamento como na captura de tela acima.

Etapa 4 : Pressione a tecla Enter ou Return .

Você verá seu cálculo realizado de acordo com a função selecionada.

Para o conjunto completo de funções disponíveis no Excel, vá para a guia Fórmulas . Em seguida, use a Biblioteca de Funções na faixa de opções para escolher uma função lógica como IF ou uma função de referência como VLOOKUP .

Use a análise rápida para adicionar formatos, gráficos, totais e tabelas

O Excel ajuda você a formatar células automaticamente com formatação condicional, criar gráficos com recomendações, inserir tabelas e tabelas dinâmicas e obter totais. Mas o que você pode não saber é que você pode fazer coisas assim super-rápidas com a ferramenta de análise rápida. Aqui está como funciona.

Passo 1 : Selecione um intervalo de células onde você deseja realizar uma das ações acima.

Etapa 2 : Selecione o botão Análise Rápida exibido no canto do intervalo de células. Como alternativa, você pode clicar com o botão direito do mouse e selecionar Análise Rápida .

Em seguida, você verá uma pequena caixa com uma lista das ações e opções disponíveis para cada uma. Eles variam dependendo do tipo de dados em suas células, então vamos ver um exemplo.

Aqui temos as notas dos alunos e o intervalo de células inclui nomes, notas por letras, notas numéricas e texto de aprovação/reprovação. Quando abrimos a ferramenta de análise rápida, podemos aplicar formatação condicional, inserir um gráfico, obter totais, criar uma tabela ou adicionar minigráficos.

Etapa 3 : Basta selecionar a guia da ação desejada e escolher a opção para essa ação.

Estrondo! Você acabou de economizar muito tempo fazendo uma dessas coisas do zero.

Padrões e fórmulas de preenchimento automático

O Microsoft Excel fornece um recurso prático de preenchimento automático para preencher células facilmente. Você pode inserir alguns itens em uma lista , como meses do ano, e adicionar os itens restantes arrastando. O preenchimento automático também ajuda a copiar e colar fórmulas criadas com as funções mencionadas anteriormente.

Preenchimento Padrão : Insira (pelo menos) dois itens da lista, selecione a célula que contém o segundo e use a alça de preenchimento (sinal de mais na borda da célula) para arrastar pelas células restantes. Como exemplos, você pode inserir janeiro e fevereiro, segunda e terça, ou mesmo A e B. Então, preencha o restante das células!

Preenchimento de Fórmula : Selecione a célula que contém a fórmula e use a alça de preenchimento para arrastar a fórmula para as células restantes. Observação: se você usar referências absolutas em vez de relativas, precisará ajustar as fórmulas após preenchê-las.

Dica : Você pode preencher as células restantes para corresponder ao número de linhas já preenchidas simplesmente clicando duas vezes na alça de preenchimento.

O preenchimento automático é uma enorme ferramenta de economia de tempo no Microsoft Excel.

Copiar da barra de status

A barra de status na parte inferior do aplicativo é útil para ver cálculos rápidos como soma, média e contagem. Mas com uma atualização para o Excel para Windows em março de 2022 , você pode copiar esses cálculos com um clique.

Embora esse recurso ainda possa estar sendo lançado para os usuários e você ainda não o veja, é definitivamente um para manter no seu radar.

Passo 1 : Primeiro, certifique-se de ter os cálculos marcados para que apareçam na barra de status. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na Barra de Status e selecione cada uma para colocar uma marca de seleção ao lado dela.

Etapa 2 : Selecione as células para exibir o cálculo desejado na barra de status.

Passo 3 : Em seguida, selecione o valor calculado na Barra de Status. Isso o coloca em sua área de transferência.

Passo 4 : Você pode então colar o valor em sua planilha ou em um aplicativo completamente diferente.

A capacidade de copiar valores diretamente da área de transferência evita que você precise inserir uma fórmula ou função manualmente, mas ainda obtém o resultado de que precisa – mais rápido do que nunca!

Quer ainda mais? Dê uma olhada nessas dicas adicionais do Excel para dominar sua planilha .