5 truques do Microsoft Word que revolucionaram meu fluxo de trabalho

O Microsoft Word é uma parte importante de muitas de nossas vidas de trabalho diárias, mas isso não significa que estamos sempre usando tudo o que vale. Com o tempo, a Microsoft adicionou novos recursos que tornam o Word mais robusto, mas você nem sempre tem uma visão dos novos recursos ou mesmo dessas ferramentas ocultas úteis.

Para melhorar seu fluxo de trabalho ao usar o Microsoft Word, aqui estão cinco truques que melhoraram drasticamente meu próprio tempo com o aplicativo. Ao longo dos anos, eles me pouparam tempo, reduziram o risco de erros e melhoraram minha eficiência no uso do Word.

Acompanhe apenas suas alterações

Se você colabora com outras pessoas em seus documentos do Word, pode estar familiarizado com o Track Changes. Esse recurso prático permite que você veja facilmente as adições ou alterações de todos no documento.

Com uma atualização para o Word no final de 2021 , a Microsoft adicionou a capacidade de rastrear apenas suas alterações. Para aqueles momentos em que você não precisa que todos acompanhem os deles e você só quer ver o seu, esse é um ótimo recurso.

Etapa 1: abra seu documento do Word e vá para a guia Revisão .

Etapa 2: clique na seta suspensa Rastreamento .

Passo 3: Em seguida, clique na seta Track Changes e selecione Just Mine .

Em seguida, você pode editar seus documentos, adicionar comentários e aceitar as alterações feitas por você mesmo sem o envolvimento de seus colaboradores.

Aproveite melhor a área de transferência

A área de transferência do Office é um recurso que você pode usar em outros aplicativos do Office, como Excel e Outlook, além do Word. Com ele, qualquer coisa que você copiar permanece na área de transferência até que você copie outra coisa.

O que torna a área de transferência uma ferramenta tão útil é que você pode reutilizar o que está em seu histórico em até 24 itens. Isso inclui texto e imagens. Além disso, funciona se você usar Editar > Copiar , clicar com o botão direito do mouse e Copiar ou o atalho de teclado Ctrl + C .

Para visualizar a área de transferência, vá para a guia Início e clique no iniciador da caixa de diálogo Área de transferência. Esta é a pequena seta no canto inferior direito da seção Clipboard da faixa de opções.

Você verá o painel de tarefas da área de transferência aberto no lado esquerdo com uma lista de itens que você copiou. Selecione um item para colá-lo em seu documento. Você também pode clicar na seta à direita de um item e selecionar Colar ou, para removê-lo, selecionar Excluir .

Na parte superior do painel de tarefas, você verá ações adicionais para Colar tudo ou Limpar todos os itens, ambas convenientes.

Isso é uma economia de tempo real se você usar ações de copiar e colar com frequência em seus documentos do Word.

Inserir texto aleatório para espaços reservados

Se você já teve que gastar tempo criando um documento sem o texto, apreciará este próximo truque para o Microsoft Word. Você pode digitar uma linha simples e o Word inserirá texto aleatório para você. Isso é ideal para espaços reservados até que você tenha o texto de que precisa.

Existem duas maneiras de adicionar este texto ao seu documento.

Método 1: Para texto aleatório, onde P é o número de parágrafos e S é o número de frases que você deseja, digite o seguinte:

 =RAND(P,S)

Por exemplo, =RAND(2,3) fornece dois parágrafos com três frases cada.

Método 2: Para lorem ipsum (texto de espaço reservado comum), digite o comando abaixo. Como RAND, use números para a quantidade de parágrafos (P) e frases (S) que você gostaria de inserir.

 =LOREM(P,S)

Assim, =LOREM(4,2) fornece quatro parágrafos contendo duas frases cada.

Imediatamente após digitar o comando, o texto aparecerá em seu documento, pronto para você usar como um espaço reservado em seu modelo ou documento do Word .

Salve e reutilize texto, imagens e muito mais

Sempre que você puder reutilizar algo ao criar um documento, como a área de transferência acima, é um recurso bem-vindo.

O Microsoft Word oferece Quick Parts e AutoTexto que funcionam de maneira semelhante, permitindo que você salve e reutilize texto, imagens, tabelas, assinaturas e outros itens. Se você estiver digitando ou inserindo a mesma coisa várias vezes, essas ferramentas são para você.

Etapa 1: selecione o texto, imagem ou outro elemento que deseja salvar.

Etapa 2: Vá para a guia Inserir e clique na seta suspensa Partes rápidas .

• Para salvá-la como uma peça rápida, selecione Salvar seleção na galeria de peças rápidas .
• Para salvá-lo como AutoTexto, vá para AutoTexto e selecione Salvar seleção na Galeria de AutoTexto .

Etapa 3: na janela pop-up exibida, você pode dar um nome significativo, escolher em qual Galeria salvá-la, adicionar uma categoria e preencher quaisquer outros detalhes que desejar.

Etapa 4: Clique em OK para salvar sua entrada.

Quando estiver pronto para usar sua seleção salva, coloque o cursor no documento onde desejar. Retorne à guia Inserir , clique na seta suspensa Partes rápidas e escolha o item. Em seguida, ele aparece em seu documento no local especificado com o cursor.

As principais diferenças entre as Partes Rápidas e o AutoTexto são que o AutoTexto faz parte do recurso Partes Rápidas e cada uma delas tem sua própria Galeria para itens salvos.

Seja qual você decidir usar, ou talvez ambos, você apreciará essa maneira incrível de economizar tempo e reduzir erros de redigitação ou leitura do mesmo conteúdo.

Capturar e inserir capturas de tela

Mais um truque de produtividade para o Word que vale a pena mencionar é a ferramenta Screenshot. Com ele, você pode inserir rapidamente e quase sem esforço uma captura de tela em seu documento. Você pode escolher outra janela aberta na área de trabalho ou inserir uma captura de tela de algo capturado manualmente.

Para usar a ferramenta, vá para a guia Inserir e clique na seta suspensa Captura de tela.

No topo da caixa, você verá as outras janelas abertas. Selecione um para colocá-lo em seu documento e, em seguida, formate ou edite-o como qualquer outra imagem no Word.

Como alternativa, você pode capturar uma parte específica da tela ou outra janela. Selecione Corte de tela . Você verá seu cursor mudar para uma mira. Arraste para capturar a parte desejada e solte quando terminar. O recorte aparecerá automaticamente em seu documento como uma imagem estática.

Quando você precisar de capturas de tela do seu computador , você pode eliminar a necessidade de abrir uma ferramenta de captura de tela, capturar o que você precisa, dimensioná-lo e salvá-lo e, em seguida, retornar ao documento para inseri-lo. Basta usar a ferramenta de captura de tela integrada do Word.