Como pesquisar arquivos e pastas com eficácia no Google Apps
O Google tenta ajudar seus usuários a serem produtivos, e um recurso ao qual você deve dar atenção adequada é a função de pesquisa. Pesquisar descaradamente em seu Gmail ou Google Workspace e não encontrar nada em troca pode ser extremamente frustrante.
Alguns recursos do Google Workspace, como Google Cloud Search, operadores e opções de pesquisa avançada, podem ajudar corporações, pequenas empresas, freelancers e até mesmo o público em geral a sair dessa rotina de pesquisa. Vamos examinar mais de perto esses recursos e dicas.
Use o Google Cloud Search para funções de pesquisa avançada
O Cloud Search é principalmente para grandes e pequenas empresas. No passado, você podia baixar complementos do Gmail Labs que permitiam pesquisar em plataformas como Google Docs e Gmail ao mesmo tempo. No entanto, o Gmail Labs não existe mais.
Com o Google Cloud Search, você pode pesquisar sua consulta em todas as plataformas (Google Docs, Planilhas, Gmail, etc.) ao mesmo tempo.
Uma avaliação gratuita é possível e o Cloud Search está disponível com o Google Workspace ou como um recurso autônomo pago. Esse recurso é especialmente útil para organizações que trabalham remotamente – as pessoas podem acessar arquivos e e-mails com a mesma barra de pesquisa em vez de alternar entre as guias.
Você também pode integrar a barra de ferramentas do Cloud Search com o Google Sites . Desta forma, você pode ter um site dedicado à busca de seu conteúdo organizacional.
Filtros e pesquisa avançada do Google Drive
O Google Drive é outra solução completa para localizar seus documentos ou mídia. A barra de pesquisa do Google Drive é semelhante à caixa de pesquisa do Documentos e Planilhas Google.
Isso implica que os operadores de pesquisa usados aqui também funcionam no Google Docs ou Planilhas.
1. Usando os Filtros
Para filtrar sua pesquisa no Google Drive, basta clicar na seta suspensa no lado direito da barra de pesquisa e a janela de pesquisa aparecerá.
- Usando a opção Tipo , você pode filtrar PDFs, pastas, documentos, vídeos, áudios e assim por diante.
- A opção Proprietário é usada para pesquisar o arquivo quando você conhece o e-mail do proprietário.
- A localização é usada quando você deseja especificar a pasta do arquivo. (Por exemplo: 'Bin', 'Com estrela' ou qualquer outra pasta.)
- Em Data de modificação, você pode inserir a data de edição mais recente do arquivo.
- O nome do item pesquisará especificamente o título do arquivo.
- Inclui as palavras para procurar um arquivo com palavras-chave específicas.
- Em Compartilhado com, insira o endereço de e-mail do destinatário compartilhado.
Clique no botão Pesquisar na parte inferior da interface se concordar com os filtros ou clique no botão Redefinir para remover ou reverter as configurações.
2. Pesquisa Avançada
Use esses operadores para pesquisar um arquivo, palavra, vídeo e áudio específicos.
- Citações : use-as ao procurar uma frase exata. (Por exemplo: "Atribuição 18")
- Sinal de menos: use para excluir uma palavra específica do termo de pesquisa. (Por exemplo, se você deseja pesquisar por 'Tarefa', mas não por 'Tarefa concluída', basta digitar 'Tarefa concluída').
- proprietário: encontre arquivos de um proprietário específico. (Ex: proprietário: [email protected])
- criador: Encontre arquivos pelo criador. (Ex .: criador: [email protected])
- para: Encontrar arquivos pelo nome do destinatário. (Por exemplo: para: [email protected])
- de: Encontre arquivos enviados a você por alguém. (Ex .: de: [email protected])
- is: starred: Encontre itens que você marcou com estrela.
- is: binned: Encontre itens na pasta 'Bin'.
- tipo: Encontre documentos por tipo. (Ex: tipo: planilha, tipo: documento, tipo: slide)
- antes e depois: encontre os itens da última edição. (Por exemplo: antes: 04-05-2021)
- title: Pesquise os itens pelo título. (Ex: título: Olimpíadas)
A 'Pesquisa Google' ainda está ativa …
Os recursos e operadores de pesquisa avançada tornarão mais fácil encontrar arquivos e economizar tempo, mas ainda estamos longe de encontrar uma única ferramenta que possa pesquisar em todos os aplicativos do Google sem quebrar o banco.
