Como organizar suas listas de tarefas usando itens de ação
Listas de tarefas são ferramentas cruciais para o gerenciamento eficaz de tarefas. Quanto mais tarefas você completar em uma lista de tarefas dentro do prazo, mais produtivo você será.
Os gerentes de projeto e suas equipes geralmente lutam para determinar quem é responsável por cada tarefa e quando ela deve ser concluída. Você pode economizar tempo e aumentar a produtividade escapando desse dilema.
Neste artigo, você aprenderá como fazer isso usando itens de ação em suas listas de tarefas pendentes.
O que é um item de ação?
O item de ação é uma tarefa em sua lista de tarefas. Sua lista de tarefas pode conter mais de um item de ação quando o projeto é complexo. Sempre que você completa um item de ação, você chega perto da conclusão do projeto.
Os itens de ação são mais descritivos do que uma tarefa típica em sua lista de tarefas. Projetar um logotipo para um cliente de comércio eletrônico é um exemplo de um item típico de lista de tarefas pendentes. No entanto, os itens de ação explicariam muito mais do que isso. Aqui está uma lista de itens de ação relacionados ao projeto de design de logotipo:
- Faça uma chamada de descoberta de marca com o cliente.
- Brainstorm de ideias de logotipo com designers.
- Construir um protótipo para o conceito de logotipo um.
Se você perguntar os itens de ação usando os termos “O quê”, “Quem” e “Quando”, deverá obter respostas definitivas. O termo “Quem” indica a pessoa responsável pela conclusão do projeto. Da mesma forma, “O quê” identificará claramente os recursos necessários. “Quando” menciona especificamente um prazo para a tarefa em questão.
Pode ser necessário enviar um relatório de andamento do projeto ao seu cliente para qualquer projeto grande e complexo. Os itens de ação ajudam a criar tais relatórios sem esforço se você mantiver os seguintes dados de rastreamento:
- Título dos itens de ação
- Número de rastreamento ou IDs
- Data de criação
- Nível de prioridade da tarefa
- Data prevista da conclusão
- Nome do responsável e do criador da tarefa
- Descrição curta e longa
Qualquer aplicativo de lista de tarefas online ou as ferramentas mencionadas neste artigo irão ajudá-lo a rastrear itens de ação. Siga as estratégias mencionadas abaixo para criar uma lista de tarefas melhores que inclua itens de ação:
1. Comece com um verbo
Muitas vezes, as listas de tarefas mostram apenas o nome da tarefa, como "Apresentação em um blog de comércio eletrônico" ou "Infográficos para um blog de tecnologia". Essas descrições curtas apenas confundem os recursos.
Em vez disso, use formas verbais, como “Joe criará as apresentações de slides e Kelly as apresentará ao cliente” ou “Sam fará os infográficos e Jessy os enviará para o blog”.
Esses itens em uma lista de tarefas tornam as tarefas mais motivadoras e acionáveis. Além disso, os colaboradores acharão seus quadros de tarefas ou relatórios mais significativos se você usar verbos em vez de substantivos aleatórios para descrever as tarefas.
2. Esclareça capturando detalhes
Capturar e esclarecer são os dois termos mais importantes do sistema GTD que impulsionam a produtividade . Portanto, você precisa incluí-los em seus itens de ação. Ao mesmo tempo, seus itens de ação devem ser claros e concisos.
Por exemplo, o design de “gráficos de mídia social” não fornece uma visão mínima da tarefa. Mas, se você menciona “Promoção do cliente por meio de gráficos de mídia social para Instagram”, fornece muitos detalhes que seu designer gráfico pode usar para começar o trabalho.
OneNote é um aplicativo de anotações poderoso que você pode usar para escrever notas de ação claras e curtas. Você pode ainda usar uma lista com marcadores para dividir o item de ação em tarefas menores. Você também pode inserir elementos como mesa, imagem, áudio, link de site, etc., para deixar sugestões para o seu designer gráfico.
3. Simplifique uma grande tarefa em itens de ação
É melhor se você escrever itens de ação que não sejam divisíveis em tarefas menores. Quando você divide uma grande tarefa em pequenos itens de ação, torna a tarefa mais flexível. Vários recursos de sua equipe podem ocupar uma pequena tarefa e concluí-la em um curto espaço de tempo.
Essa conclusão de tarefa distribuída permite que você conclua rapidamente uma tarefa grande ou complexa sem sobrecarregar um membro da equipe. Digamos que você queira lançar um projeto de site de blog para seu cliente. Seus itens de ação podem ser semelhantes ao seguinte:
- Joe prepara uma apresentação em vídeo.
- Kelly cria uma demonstração do site.
- Sam agenda a apresentação com o cliente.
- Jessy apresenta a proposta ao cliente.
Notable é um aplicativo de anotações baseado em markdown que você pode usar para criar e compartilhar listas de itens de ação. Ele também oferece anotações sem esforço e recursos de colaboração, como marcar membros da equipe, vincular a outras notas, importar notas de outros aplicativos, etc.
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4. Defina uma data de vencimento
Os termos como datas de vencimento e prazos são a força mais eficaz que leva qualquer pessoa para a conclusão da tarefa. Portanto, sempre que você adicionar um item de ação à lista de tarefas diárias de sua equipe, certifique-se de atribuir uma data de vencimento para essa tarefa.
ClickUp é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de tarefas e projetos que implementa o conceito de itens de ação automaticamente. Você encontrará muitos modelos de gerenciamento de projetos profissionais neste aplicativo. Com alguns cliques, você pode personalizar qualquer um desses modelos para se adequar ao seu projeto.
5. Mantenha os itens de ação em várias listas
Os itens de ação são a forma mais granular de qualquer projeto. Separe os itens de ação em várias listas em um projeto.
Por exemplo, um projeto de desenvolvimento de site requer diferentes habilidades, como desenvolvimento web, design gráfico, animações, redação criativa e hospedagem de servidor. Portanto, você pode criar cinco listas distintas de itens de ação, dependendo das habilidades necessárias.
TickTick é um aplicativo de anotações online que você pode usar para delinear seus itens de ação para um projeto em várias listas. O aplicativo suporta criações de subtarefas ilimitadas. Portanto, é mais fácil para você criar uma hierarquia de tarefas em um projeto.
6. Revisão Diária ou Semanal
Para garantir que os itens de ação estejam atendendo ao objetivo de processamento eficiente e rápido de tarefas, é necessário revisar as listas de tarefas pendentes. Dependendo da duração do projeto, você pode acompanhar as revisões diárias ou semanais.
O processo de revisão o ajudará a aperfeiçoar a lista de tarefas ao incorporar comentários e feedback de membros da equipe, colaboradores e clientes.
Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de lista de tarefas ideal com visualizações inteligentes como quadros e tarefas. Particularmente, ajuda na revisão de todos os itens de ação em um projeto. Você pode ajustar facilmente os itens de ação conforme necessário.
Aproveite ao máximo suas listas de tarefas pendentes
Você pode criar listas de tarefas mais acionáveis se implementar as estratégias acima na criação de itens de ação da lista de tarefas. Sempre que você atribui essas tarefas aos membros da equipe, eles podem entender facilmente a tarefa, o prazo e o objetivo.
Além disso, os itens de ação ajudam a dividir um projeto grande e complexo em tarefas menores e mais gerenciáveis. Ele permite que você faça as coisas sem esforço.