Como organizar o Google Drive como um profissional: 9 dicas importantes

O Google Drive é uma ferramenta fantástica de produtividade e colaboração. Depois que você começa a usá-lo muito, no entanto, fica difícil manter tudo organizado.

Felizmente, o Google Drives oferece muitas maneiras de facilitar a localização do que você procura. Aqui está um guia para organizar o Google Drive para reduzir a perda de tempo procurando informações.

Como os exploradores de arquivos padrão, o Google Drive permite que você organize seus arquivos usando pastas, o que é útil se você estiver trabalhando em projetos distintos. O que torna isso um pouco complicado, porém, é que seus arquivos podem ser originados de duas fontes diferentes.

Você os verá listados na barra lateral do aplicativo da web do Google Drive . Meu Drive guarda os arquivos que você salvou no Drive, enquanto Compartilhado comigo coleta o conteúdo que outras pessoas convidaram você para acessar no Drive . Isso pode incluir pastas de colaboração de equipe, pastas públicas do Drive usadas para distribuição e semelhantes.

Você também verá Computadores aqui se usar o recurso de backup do Google Drive, mas essa é uma função separada, então realmente não se aplica agora.

Um arquivo que você deseja localizar pode estar em qualquer uma dessas categorias, dificultando sua localização pela navegação. Para simplificar, você pode adicionar atalhos para arquivos ou pastas compartilhados em seu próprio Drive. Faça isso clicando e arrastando um arquivo para Meu disco na barra lateral ou clique com o botão direito do mouse e escolha Adicionar atalho ao Drive . Você pode colocar o atalho em qualquer lugar que desejar em seu próprio Drive.

O arquivo permanecerá em seu local original, mas o atalho em seu Drive permite que você o acesse facilmente de sua própria hierarquia. Isso evita que você tenha que percorrer os dados compartilhados.

Esta é uma dica básica, mas vale a pena explicar porque pode não ser imediatamente claro onde encontrá-la. Você encontrará a opção de alterar a classificação do arquivo no canto superior direito da visualização do arquivo atual. Ele aparece como o método de classificação atual, como Nome .

Clique neste texto para definir um método de classificação diferente, como Última modificação ou Aberto pela última vez por mim . Use a seta para alternar entre a classificação crescente e decrescente.

Embora simples, esta é uma maneira prática de entender rapidamente uma pasta com centenas de arquivos.

Como muitos exploradores de arquivos, o Google Drive permite que você use Shift e Ctrl em combinação com cliques, bem como clique e arraste, para selecionar vários arquivos.

Segure Ctrl e clique em vários arquivos para selecionar todos eles. Para selecionar os arquivos que estão em uma linha, clique no primeiro e, em seguida, clique no último enquanto mantém pressionada a tecla Shift . Clicar e arrastar é uma alternativa fácil, se preferir.

Lembre-se de que você pode alterar a visualização do arquivo usando o botão no canto superior direito, que aparece acima da opção de classificação e ao lado do ícone Informações . Use-o para alternar entre as visualizações de lista e grade, o que pode facilitar a seleção de um grupo de arquivos.

Pesquisar um arquivo usando a barra de pesquisa na parte superior da tela é a melhor maneira de encontrar algo que você perdeu. Usar as ferramentas avançadas que estão a apenas alguns cliques de distância o torna ainda mais eficaz.

Ao clicar na barra de pesquisa, você pode selecionar um tipo de arquivo, como PDFs ou planilhas , para mostrar apenas os arquivos desse tipo.

Você notará que, ao clicar em um desses, digite: apresentação ou semelhante aparecerá na barra de pesquisa. Para ser mais específico, tente inserir um termo de pesquisa ao lado do tipo. Isso torna mais fácil restringir sua pesquisa se você souber que tipo de conteúdo está procurando.

Além disso, você pode clicar em Mais ferramentas de pesquisa na parte inferior do menu de seleção de tipo de arquivo (ou na pequena seta à direita da caixa de pesquisa) para ver as opções de pesquisa avançada. Eles permitem que você analise por critérios como data de modificação, proprietário e com quem foi compartilhado.

Se você armazena muitos arquivos no Drive e não lembra onde colocou a maioria deles, a pesquisa se tornará sua melhor amiga.

Embora você possa criar hierarquias profundas de pastas, às vezes é mais fácil usar um sistema mais visual. Ao clicar com o botão direito do mouse em uma pasta, você pode selecionar Alterar cor e tornar mais fácil identificar rapidamente.

Em vez do cinza padrão (e sem graça) para tudo, uma pasta de cores vivas é muito mais fácil de localizar entre as massas de outras pastas em seu Drive. Tente aplicar cores apenas às pastas mais importantes ou usar um esquema de cores para tipos de conteúdo semelhantes.

Como uma etapa semelhante, você também pode marcar itens com estrela selecionando Adicionar aos Com estrela no menu do botão direito. Para ver todos os arquivos e pastas que você marcou com estrela, clique em Com estrela no menu à esquerda. Reserve estrelas para seus dados mais importantes e você sempre saberá onde procurá-las.

Quer um lembrete rápido do que há em um arquivo para ter certeza de que está com o arquivo certo? É aqui que o botão de visualização é útil. Selecione um arquivo e clique no ícone de olho no canto superior direito da barra de ferramentas exibida. Isso gerará uma visualização rápida para que você possa examinar o arquivo sem abri-lo totalmente.

Isso pode levar um segundo para carregar, mas ainda é mais rápido do que abrir o arquivo inteiramente. Se você puder editar o arquivo visualizado (como documentos ou planilhas do Google Docs), verá um link Abrir com [aplicativo] na parte superior.

Para arquivos de sua propriedade no Drive, você pode verificar as versões anteriores e ver quem fez as alterações no arquivo. Clique com o botão direito em algo e escolha Gerenciar versões para revisar (e baixar) versões anteriores desse arquivo, bem como enviar um novo.

Enquanto isso, clique com o botão direito em um arquivo e escolha Exibir detalhes para abrir um painel à direita com informações sobre o arquivo. Alterne para a guia Atividade para ver o que aconteceu com ela recentemente, como pessoas fazendo alterações ou compartilhando o documento.

Se os controles integrados não forem suficientes, você também pode conectar aplicativos de terceiros ao Google Drive para obter mais funcionalidades. Para navegar por eles, clique com o botão direito em um arquivo e escolha Abrir com> Conectar mais aplicativos .

Isso abrirá o mercado, onde você pode navegar por complementos que funcionam com o Google Drive. Dê uma olhada neles e veja se acha algum deles atraente. Para começar, dê uma olhada em nossa lista das melhores ferramentas para o Google Drive .

Deixamos você com uma série de dicas menores que também podem ajudá-lo a organizar o conteúdo do seu Drive:

• Tente usar emoji nos nomes das pastas . No Windows, pressione Win + Ponto para inserir um emoji, que funciona nos nomes das pastas do Google Drive. Combinados com cores de pasta, eles podem ser uma ajuda para aqueles que são altamente visuais.
• Use hashtags como tags improvisadas . O Google Drive não possui um recurso de marcação adequado, então você pode fazer o seu próprio usando hashtags. Embora não seja oficialmente compatível, adicionar #Important ou #Finance a documentos pertinentes permite que você veja tudo em um só lugar com uma pesquisa rápida.
• Use convenções de nomenclatura inteligentes . Se você deseja que os arquivos sempre apareçam em uma determinada ordem, use 001 ou semelhante no início de seus nomes para facilitar a organização. Além disso, certifique-se de manter os nomes dos arquivos curtos o suficiente para torná-los gerenciáveis, mas não se esqueça de incluir palavras-chave que farão com que sejam fáceis de encontrar em pesquisas futuras.

Agora você conhece algumas das melhores maneiras de manter tudo em seu Google Drive sob controle. Manter seus arquivos fáceis de acessar é vital, especialmente quando você tem centenas de arquivos espalhados por dezenas de pastas.

Para dominar o Google Drive, você também deve saber como corrigir problemas comuns com o software.