Como obter melhores impressões no Microsoft Word

gurinho

O Microsoft Word tornou a impressão simples e direta. Mas só porque algo funciona, não significa que você não possa fazer melhor.

Você pode ajustar as configurações de impressão do Word para tornar a impressão mais fácil e melhor. Se imprimir é algo que você faz com frequência, essas dicas são uma leitura obrigatória para você.

Você pode instruir o Word a imprimir muitas cópias de um documento no Word inserindo um número para as cópias. No entanto, isso imprimirá todo o documento várias vezes.

E se você quiser imprimir um número diferente de cópias para páginas diferentes? Essa tarefa ainda é surpreendentemente fácil de fazer.

Depois de ter seu documento pronto para imprimir, vá para o menu Imprimir. Vá para Arquivo> Imprimir no menu de navegação ou use o atalho Shift + P.

Em Configurações , há uma caixa de texto para selecionar as páginas a serem impressas. O truque para imprimir páginas específicas várias vezes é inseri-las várias vezes. Por exemplo, se você deseja imprimir uma única cópia da Página 1, três cópias da Página 2 e duas cópias da Página 3, você deve inserir: 1, 2, 2, 2, 3, 3.

Observe que a ordem que você inserir é importante porque a impressora imprimirá as páginas nessa ordem. Por exemplo, se você colocar 3, 2, 1 na caixa de texto, sua impressora imprimirá a página 3 antes da página 2 e a página 1 por último.

Clique em Imprimir e sua impressora imprimirá várias cópias das páginas desejadas na ordem desejada.

O Microsoft Word tenta diferenciar os hiperlinks de texto sem formatação, sublinhando-os e dando-lhes uma cor diferente. Porém, os hiperlinks não podem ser usados ​​quando são impressos em papel e também quebram a uniformidade do texto. Portanto, é uma boa prática removê-los antes de imprimir o documento.

Os hiperlinks podem ser removidos da mesma maneira que são feitos originalmente no Word. Veja como fazer:

  1. Selecione o texto âncora e clique com o botão direito nele.
  2. No menu, selecione Remover Hyperlink .
    Remova o hiperlink do menu do botão direito do Word

Isso é direto, mas demorado se houver muitos hiperlinks no documento. Use este atalho de teclado.

  1. Selecione o texto com todos os hiperlinks. (Se for o documento inteiro, você pode usar o atalho Ctrl + A )
  2. Depois de selecionar o texto, pressione Ctrl + Shift + F9 . Isso deve eliminar todos os hiperlinks em seu texto.

Os comentários tornam mais fácil revisar, revisar e colaborar no trabalho uns dos outros. O Word também pode imprimir esses comentários junto com o texto principal.

Você pode ler nosso artigo sobre como usar comentários no Microsoft Word se quiser usar essa ferramenta com mais eficiência. Os comentários são considerados marcações e, para que sejam impressos, você deve marcar uma caixa específica antes de começar a imprimir.

  1. Vá para o menu Imprimir ( Ctrl + P ).
  2. Selecione a primeira opção na seção Configurações . (Deve dizer Imprimir todas as páginas, se você não o alterou.)
  3. No menu suspenso, marque a opção Imprimir marcação . Você pode ver imediatamente as alterações em Visualizar impressão.
    imprimir palavra de marcação
  4. Quando estiver pronto, clique em Imprimir .

Veja um exemplo de documento impresso com a marcação de impressão ativada.

4. Configurar atalhos de impressão

Os atalhos são feitos para facilitar a vida e isso se aplica à impressão no Microsoft Word. Mas o Microsoft Word tem um conjunto limitado de atalhos de teclado para impressão com Ctrl + P (também Ctrl + Shift + F12) como o principal para o menu Imprimir.

Relacionado: Atalhos de teclado do Microsoft Word no Windows

Você pode criar seus próprios atalhos de teclado que economizam tempo com macros e atribuir atalhos a eles. Macros são grupos de comandos que permitem automatizar uma tarefa usada com frequência.

Se você não sabe como usar macros ou precisa refrescar sua memória, leia nosso guia sobre como usar macros no Word .

Criação de uma macro para impressão

Vamos criar uma macro que imprime duas cópias da página atual do documento. Portanto, na prática, se você executar esta macro quando estiver na página 5 de um documento de 20 páginas, ela imprimirá duas instâncias da página 5.

  1. Vá para a guia Desenvolvedor e selecione Gravar Macro . Isso abrirá a janela Gravar Macro .
    janela de macro de gravação
  2. Na caixa de diálogo, insira um nome e uma descrição para sua macro. Deixe a configuração Armazenar macro em Todos os Documentos para que você possa usar esta macro em todos os outros documentos.
  3. Em seguida, na seção Atribuir macro a , clique em Teclado para definir um atalho de teclado. Isso abrirá a janela Personalizar teclado.
  4. Na janela Personalizar teclado , clique na caixa de texto sob a Pressione nova tecla de atalho . Em seguida, pressione o teclado de atalho que deseja atribuir a esta macro no teclado. O Microsoft Word informará se o atalho inserido já está atribuído a outra tarefa.
  5. Clique em Atribuir . Você sempre pode alterar o atalho mais tarde, então não se preocupe se não estiver satisfeito com o atalho ou se ele conflitar com outro.
    tela de macro de atalho de teclado
  6. Clique em Fechar . Isso iniciará imediatamente a gravação.
  7. Vá para a tela Imprimir e altere o número de cópias para 2. Em seguida, altere a configuração de Imprimir todas as páginas para Imprimir página atual . Clique em Imprimir .
  8. Na guia Desenvolvedor , clique em Parar gravação .
  9. Sua macro agora está gravada e salva.

Experimente sua nova macro pressionando o atalho do teclado. Se você ainda não atribuiu um atalho, também pode encontrar a macro clicando em Macros na guia Desenvolvedor . Selecione-o e clique em Executar . Você deve obter duas cópias da página atual do seu documento.

O código por trás da macro de impressão

Agora que a macro está configurada, vamos dar uma olhada no que você gravou.

  1. Na guia Desenvolvedor , clique em Macros . Isso abrirá uma janela contendo todas as suas macros.
    janela de macros no word
  2. Selecione sua macro e clique em Editar . Isso abrirá o Microsoft Visual Basic for Application, uma plataforma que permite que você edite suas macros. Você pode ver o código associado à sua macro na janela principal.
    código macro no visual studio

O código deve ser algo assim:

 Sub PrintCurrentPageX2()
 '
 ' PrintCurrentPageX2 Macro
 '
 '
 Application.PrintOut FileName:="", Range:=wdPrintCurrentPage, Item:= _
 wdPrintDocumentContent, Copies:=2, Pages:="", PageType:=wdPrintAllPages, _
 Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:=False, PrintZoomColumn:=0, _
 PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, PrintZoomPaperHeight:=0
 End Sub

O principal método neste código que imprime o documento é Application.PrintOut . Todas as linhas até antes de End Sub são parâmetros para este método. Dê uma olhada nos parâmetros, especialmente os parâmetros Range e Copies.

Você pode ver que o intervalo está definido na página atual e o número de cópias está definido como 2 e isso faz com que esta macro faça o que você deseja.

Crie outras macros

Uma macro registra todas as ações no Word até que você pare de gravar. Isso permite que você crie atalhos para qualquer ação com uma macro.

Por exemplo, você pode criar uma macro que imprime os comentários com o documento se houver mais de três comentários, ao mesmo tempo que reduz o documento para 75% do tamanho real. Ao anexar um atalho a essa macro, você pode instruir o Word a fazer isso pressionando algumas teclas.

Para criar e modificar macros, é melhor ter uma ideia dos parâmetros do método em sua macro. Em nosso caso, o método PrintOut foi usado.

Existem mais de uma dúzia de parâmetros para o método PrintOut e você pode explorá-los na Documentação da Microsoft . A documentação também cobre alguns exemplos úteis de utilização do método PrintOut.

Você pode imprimir como um profissional

Você pode obter melhores resultados com sua impressora e mais rápido do que nunca. Ainda há mais coisas para imprimir no Microsoft Word, e vale a pena saber isso.