Como o acesso à nuvem facilita o uso do QuickBooks para equipes remotas?
Este post foi patrocinado em parceria com a QuickBooks.
O acesso na nuvem significa que o software de contabilidade funciona inteiramente online, com os dados armazenados em servidores remotos em vez de computadores locais. As equipes fazem login por meio de um navegador da web para trabalhar em conjunto a partir de um conjunto de dados compartilhado em tempo real. Isso elimina conflitos de versão, dispensa o envio de arquivos por e-mail e garante que todos vejam as mesmas informações.
O QuickBooks Online também inclui permissões baseadas em funções , atualizações automáticas e criptografia, tornando a colaboração remota mais consistente e segura.
Principais conclusões
- O acesso à nuvem permite que as equipes trabalhem em tempo real de qualquer lugar.
- As permissões baseadas em funções protegem dados financeiros sensíveis.
- As atualizações automáticas eliminam a necessidade de manutenção local.
O que é acesso à nuvem para sistemas de contabilidade?
O acesso na nuvem significa que o software de contabilidade funciona inteiramente online , com os dados armazenados em servidores remotos gerenciados pelo fornecedor do software, em vez de em um único computador ou servidor de escritório. Os usuários fazem login por meio de um navegador da web ou aplicativo móvel e trabalham com um conjunto de dados compartilhado que é atualizado em tempo real.
O provedor é responsável por atualizações, backups, patches de segurança e manutenção da infraestrutura. Isso elimina a necessidade de transferências manuais de arquivos ou gerenciamento de versões e garante que equipes distribuídas sempre tenham acesso a informações financeiras consistentes e atualizadas.
Como configurar o QuickBooks Online para equipes remotas
- Escolha o plano de assinatura certo . Selecione um plano do QuickBooks Online que suporte o número de usuários que sua equipe precisa e inclua os recursos necessários.
- Atribua um administrador à empresa . Designe um administrador que irá gerenciar as contas de usuário, permissões e aplicativos conectados.
- Crie contas de usuário com níveis de acesso apropriados . Adicione cada membro da equipe com seu próprio login e atribua permissões baseadas em funções que correspondam às suas responsabilidades.
- Verifique a compatibilidade do navegador e do dispositivo . Confirme se todos os usuários possuem navegadores compatíveis (por exemplo, Chrome, Firefox, Safari, Edge) e conexões de internet confiáveis.
- Conecte contas bancárias e integrações . Integre feeds bancários, processadores de pagamento e plataformas de comércio eletrônico para que todos trabalhem com os mesmos dados de transação.
- Migre os dados existentes, se necessário . Importe seu plano de contas, listas de clientes e fornecedores e histórico de transações, caso esteja migrando de outro sistema.
- Habilite a verificação em duas etapas . Ative a autenticação de dois fatores para todos os usuários para adicionar uma camada essencial de segurança ao acesso remoto.
- Analise e monitore os registros de auditoria . Use o Registro de Auditoria integrado para rastrear a atividade do usuário, monitorar alterações e manter a supervisão em toda a sua equipe distribuída.
Tabela de Matriz de Permissões
As permissões baseadas em funções controlam o que cada membro da equipe pode ver e fazer no QuickBooks Online.
| Função do usuário | Nível de acesso |
|---|---|
| Administrador da Empresa | Acesso total às configurações, usuários e todos os dados financeiros. |
| Usuário padrão | Lançamento e revisão de transações com base nas permissões atribuídas. |
| Somente relatórios | Visualize relatórios financeiros sem recursos de edição. |
| Somente controle de tempo | É possível inserir tempo e despesas, mas não é possível acessar outros dados financeiros. |
Exemplos de permissões baseadas em funções que os usuários podem acessar com o QuickBooks Online.
Exemplo de caso de uso
Uma agência de marketing com funcionários em três cidades utiliza o QuickBooks Online para gerenciar as finanças de forma colaborativa. O contador em Manchester lança as faturas e concilia as transações. O gerente financeiro em Londres revisa e aprova os lançamentos utilizando permissões baseadas em funções. O proprietário da agência monitora o fluxo de caixa pelo aplicativo móvel enquanto viaja.
Como todos os dados são armazenados em um único sistema baseado em nuvem, não há necessidade de enviar planilhas por e-mail, esperar pelo upload de arquivos ou trabalhar com informações desatualizadas. Quando o contador atualiza uma fatura, o gerente vê a alteração imediatamente.
Lista de verificação de integração
- Conecte os feeds bancários para importação automática de transações.
- Integre processadores de pagamento (por exemplo, PayPal, Stripe, Square) para rastreamento de receita.
- Adicione integrações de comércio eletrônico (por exemplo, Shopify, WooCommerce, Amazon), se aplicável.
- Sincronize as ferramentas de gestão de despesas e captura de recibos.
- Verifique se os dados importados correspondem corretamente ao seu plano de contas.
- Confirme se todos os aplicativos conectados usam protocolos de autenticação seguros.
- Agende revisões periódicas dos registros de atividades de integração e dos relatórios de erros.
Boas práticas e armadilhas
- Atribua logins individuais a cada membro da equipe em vez de compartilhar credenciais.
- Revise e atualize as permissões sempre que membros da equipe mudarem de função ou saírem da equipe.
- Ative a autenticação de dois fatores para todos os usuários que lidam com dados financeiros.
- Mantenha os navegadores e sistemas operacionais atualizados para garantir segurança e compatibilidade.
- Treinar a equipe sobre como usar o Registro de Auditoria para rastrear alterações e identificar discrepâncias.
Perguntas frequentes sobre o QuickBooks
Qual a diferença entre usar o QuickBooks Online e usar o QuickBooks Desktop remotamente?
O QuickBooks Online funciona inteiramente em um navegador, com os dados armazenados nos servidores em nuvem da Intuit. Vários usuários podem trabalhar simultaneamente, com as alterações aparecendo em tempo real. O QuickBooks Desktop requer instalação local em cada computador e geralmente precisa de software de acesso remoto ou serviços de hospedagem de terceiros para acesso remoto. As versões para desktop exigem compartilhamento manual de arquivos ou configuração de rede para acesso multiusuário, enquanto o QuickBooks Online lida com isso automaticamente.
O QuickBooks Online é seguro para trabalho contábil remoto?
Sim, quando configurado corretamente. A Intuit utiliza criptografia TLS padrão do setor para proteger os dados em trânsito e em repouso. A plataforma inclui processos de login seguros, atualizações de segurança automáticas e um registro de auditoria que grava todas as ações do usuário. Para aumentar a segurança, as equipes devem habilitar a autenticação de dois fatores, usar senhas fortes e exclusivas e revisar regularmente as permissões de acesso.
Várias pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo no QuickBooks Online?
Sim. O QuickBooks Online permite o acesso simultâneo por vários usuários, com as alterações sincronizadas em tempo real em todas as sessões. As permissões baseadas em funções determinam o que cada usuário pode visualizar ou editar, evitando conflitos e reduzindo o risco de modificação acidental de dados.
As equipes remotas precisam de ferramentas de software adicionais para usar o QuickBooks Online?
Não é necessário nenhum software de contabilidade adicional. O QuickBooks Online funciona inteiramente em um navegador da web, portanto, as equipes precisam apenas de um dispositivo compatível e conexão com a internet. No entanto, muitas organizações implementam ferramentas de segurança complementares, como gerenciadores de senhas para armazenamento de credenciais ou VPNs para conexões de rede seguras, como parte de suas políticas mais amplas de trabalho remoto.
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