Como melhorar a organização usando prazos flexíveis
Ter prazos a cumprir faz parte do dia a dia da maioria de nós. Pode ser que você tenha uma tarefa da faculdade para cumprir, um projeto no trabalho ou uma declaração de imposto de renda para concluir; de qualquer forma, todos eles têm uma data de término para a qual você trabalha.
Na maioria das vezes, os prazos pressionam para que as coisas sejam feitas. No entanto, se você quiser usar isso a seu favor e organizar melhor o seu tempo, prazos suaves podem ser o truque.
A diferença entre prazos flexíveis e rígidos
Na maioria das vezes, os prazos são definidos para nós; seu chefe ou tutor dá a você uma data de conclusão para um trabalho que é definitivo, e você não pode fazer nenhuma revisão após esse tempo. Este é um prazo difícil e o consenso é que haverá algumas consequências se você não cumpri-lo.
No final das contas, tudo precisa de um prazo difícil, porque isso significa que as coisas acabam e tem que haver um ponto em que uma parte do trabalho chega ao fim. Eles fornecem expectativas claras de seu superior e dão a você a autonomia para usar esse período de tempo como você achar adequado.
As pessoas trabalham mais quando estão sob pressão, e os prazos são uma ótima maneira de utilizar esse fenômeno. É por isso que as pessoas trabalharão mais nos últimos dias ou horas antes da data de término. Por exemplo, se você tiver que enviar uma tarefa em dois meses, é improvável que você faça muito trabalho naquele primeiro mês.
É por isso que prazos rígidos podem ser improdutivos; sem pressão suficiente, você pode acabar perdendo um tempo valioso e correndo para concluir seu trabalho no último minuto, negligenciando outras responsabilidades. Também pode ser estressante.
Por outro lado, os prazos flexíveis são definidos antes do prazo final, com a suposição de que você concluirá seu projeto com tempo de sobra. Por exemplo, se o prazo final for em dois meses, seu prazo flexível pode ser três semanas antes.
Você pode criar seus próprios prazos pessoais e, ao usar essa abordagem, você terá motivação suficiente para realizar o trabalho sem o estresse de última hora.
Benefícios do uso de prazos flexíveis
Definir um prazo flexível não significa que funcionará automaticamente. Para tirar proveito deles, você precisa se comprometer com isso. Não adianta estabelecê-los se você vai desconsiderá-los em favor do prazo rígido.
No entanto, se feito corretamente, os prazos pessoais podem trazer muitos benefícios:
- Gerenciamento de tempo aprimorado e menos tempo desperdiçado
- Mais responsabilidade com suas outras responsabilidades
- Melhor organização com seus projetos
- Um senso de propriedade sobre seu tempo e trabalho
- Aumenta a confiança
- Conquista mais rápida com tempo para pensar criativamente
Depois de cumprir o prazo flexível, você terá tempo para fazer revisões e ajustar seu trabalho com bastante tempo antes que precise ser entregue. Além disso, você terá a flexibilidade de enviá-lo quando estiver satisfeito com o resultado e atender a quaisquer outras urgências que surgirem.
Como definir prazos flexíveis de maneira eficaz
Então, como você define um prazo flexível? O segredo é ter um cronograma realista em mente, que você saiba que poderá cumprir com segurança. Você também precisa garantir que o prazo final não esteja muito próximo.
O parâmetro ideal para definir um prazo flexível é deduzir 25% do tempo do prazo final, mas isso pode variar dependendo de suas próprias restrições. Algumas coisas a considerar são:
- Se você tem outros projetos devidos e quão pesada é sua outra carga de trabalho
- A que distância está o prazo difícil?
- Qual é o seu ponto ideal para pressão produtiva
- Se você está trabalhando no projeto com outras pessoas, como pode contornar isso?
- Quão grande ou pequeno é o seu projeto
Depois de obter essas respostas, você pode identificar a data de conclusão pessoal mais prática e começar.
Para garantir que você se mantenha fiel à sua meta pessoal, você deve analisar detalhadamente como irá administrá-la. O Trello é um aplicativo ideal para isso, pois usa um layout de quadro simples que você pode manipular para atender às suas necessidades.
Depois de criar seu espaço de trabalho do Trello, abra a barra lateral e, em Seus quadros , clique no sinal de adição para criar um novo quadro . Você pode começar com um modelo, mas um quadro em branco serve.
Depois de nomear e criar seu quadro, você precisará dividir seu tempo entre agora e seu prazo flexível em semanas, criando uma nova lista para cada semana que você tem:
- Clique em Adicionar outra lista
- Na primeira lista, onde diz Insira o título da lista, digite Semana 1
- Repita essas etapas para o número de semanas que você tem em sua programação
Agora você pode começar a traçar quais aspectos do projeto você completará a cada semana. Para fazer isso, selecione Adicionar cartão na semana desejada, digite um título para este cartão e clique em Adicionar cartão .
Divida cada etapa do projeto em que você precisa trabalhar. Por exemplo, se seguir um cronograma de três semanas, a semana inicial deve ser alocada para planejar e gerar ideias, a segunda deve ser para executar esses planos e designs e a terceira deve ser para ajustes finos.
Se quiser manter todo o seu trabalho em um só lugar, você pode fazer upload de arquivos para cada cartão que criar no Trello clicando no cartão que deseja editar e selecionando Anexos . Você também pode criar listas de verificação e adicionar datas, se isso ajudar.
Use os prazos a seu favor
Agora que você tem seu prazo flexível, pode ficar tranquilo sabendo que o trabalho é feito com tempo de sobra. A melhor parte é que agora você pode escolher o que fazer com esse espaço extra.
Utilizar prazos flexíveis como uma prática regular em seu trabalho permite que você se organize melhor e, caso surja algum problema nos últimos dias ou horas, você já está coberto.
