Como escrever e-mails profissionais? 8 regras simples para viver

Enviamos e recebemos e-mails todos os dias. Mesmo assim, cometemos erros embaraçosos que não podemos “desfazer”. Portanto, pode ser complicado escrever um e-mail eficaz que contenha a ação do seu leitor e, ao mesmo tempo, esteja atento aos desafios do nosso mundo.

Com isso em mente, compilamos algumas regras essenciais que você precisa saber ao enviar e-mails às pessoas. Siga estas regras simples para escrever e-mails melhores sem esforço.

1. Considere novamente as saudações e assinaturas

“Espero que você esteja tendo uma ótima semana!” costumava ser uma ótima maneira de iniciar um e-mail. Não mais! Considerando o quão incerta é a vida, isso pode soar como descuido e excessivamente distante.

O mesmo vale para aprovações como “Atenciosamente”, “Cumprimentos” ou “Cheers” – que funcionou perfeitamente bem antes, mas às vezes pode soar distante da realidade.

Então, por que não mantê-lo simples e genuíno? Procure aprovações como “Fique seguro”, “Tome cuidado” ou “Atenciosamente”. Quanto às saudações, “Espero que tudo esteja bem” ou “Espero que você e seus entes queridos estejam protegidos” podem ser bons pontos de partida.

2. Inclua uma linha de assunto clara

Esta regra de e-mail é tão antiga quanto o próprio e-mail. Isso ocorre porque as pessoas geralmente decidem se abririam ou não um e-mail com base na linha de assunto.

Com todo o nosso trabalho agora online, a necessidade de priorizar o que é importante e ignorar o que não é é crucial. Portanto, se você ainda estiver deixando a linha de assunto em branco, é provável que seu e-mail seja ignorado.

O assunto ideal tem menos de 10 palavras. Escolha um que trate de suas preocupações e comunique do que se trata o e-mail. “Proposta para o projeto de aviação”, “Reunião reprogramada” ou “Perguntas rápidas sobre sua apresentação” são alguns bons exemplos de linhas de assunto que você pode usar.

3. Use uma assinatura profissional

Tenha um bloco de assinatura predefinido que você usa para responder a e-mails em todos os seus dispositivos pessoais. Ele deve ter seu nome, o cargo de sua empresa e suas informações de contato.

Isso dá ao destinatário uma boa ideia sobre quem você é e como entrar em contato com você se for necessário. No que diz respeito à fonte e ao tamanho da sua assinatura profissional, certifique-se de que é igual ao resto do e-mail.

Além disso, termine seus e-mails com confiança, mas não exagere com frases ou detalhes pessoais.

4. Apresente-se se estiver se encontrando pela primeira vez virtualmente

Todos nós já passamos por situações em que tivemos que enviar um e-mail para alguém que não conhecíamos. Receber um e-mail de um estranho pode ser estranho. E isso é colocando de leve.

Portanto, dedique um minuto para se apresentar ao destinatário do e-mail. O contexto é crítico e as primeiras impressões ainda são importantes. Portanto, adicione uma linha como “Oi! Aqui é Tracy da Multiseon Unip. Ltd, e estou enviando um e-mail porque você manifestou seu interesse em comprar nossos produtos eletrônicos ”.

Ou, quando você está sendo apresentado a alguém por e-mail, você também pode deixar uma mensagem dizendo como é adorável conhecê-la por e-mail.

5. Escreva e-mails compassivos

Não podemos enfatizar a importância deste. A vida é difícil. Acima de tudo, é altamente incerto.

Eles perderam o prazo? Eles não compareceram ao Google Meet agendado? Antes de enviar um e-mail severo, pare e pense bem. E se houver uma emergência médica?

Portanto, seja compassivo e pergunte se está tudo bem com eles. Um e-mail como “Sentimos sua falta na reunião de hoje. Só estou checando para ver se está tudo bem. ” pode construir relacionamentos que resistem ao teste do tempo.

6. Comprimir / redimensionar e nomear anexos quando puder

Não falamos muito sobre essa regra de e-mail porque, ao enviar anexos grandes, assumimos automaticamente que nosso destinatário tem espaço suficiente. Arquivos grandes levam mais tempo para baixar e podem se tornar irritantes em nenhum momento.

Portanto, certifique-se de compactá-los ou redimensioná-los. Se você estiver compartilhando muitos arquivos de uma vez, é uma boa prática adicionar uma nota educada que diga para que servem os anexos.

Além disso, nomeie seus anexos antes de enviá-los. Enviando seu currículo? Renomeie o arquivo como Tracy_Mackenzie_CV e comece com o pé direito.

7. Não use o e-mail como outro aplicativo de mensagem instantânea

A razão pela qual todos nós amamos as mensagens instantâneas é que – são instantâneas.

Mas quando você mistura os dois e usa o e-mail como um substituto para as mensagens instantâneas, você corre o risco de ser irritante e pouco profissional.

Portanto, você deve saber quando enviar um e-mail e quando encaminhá-lo para outro. Não cometa o erro de enviar muitos e-mails de acompanhamento porque eles podem estar trabalhando em casa. Não ligue para ninguém pedindo para verificar um e-mail também.

Se for urgente, use outro modo de comunicação.

8. Use o humor para curar, mas com moderação

Embora muitos estejam usando o humor para aliviar o clima nestes tempos extraordinários, o problema de usar o humor em e-mails é que o tiro pode sair pela culatra.

Se quiser usar humor em um e-mail, faça-o apenas se conhecer bem a pessoa. Você não quer parecer desrespeitoso ou rude se alguém estiver em uma situação séria. Além disso, o que parece engraçado pode não parecer engraçado.

Palavra para o sábio: se você estiver em dúvida, é melhor deixá-la de fora.

Defina respostas fora do escritório e melhore o equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Ao enviar e-mails às pessoas hoje em dia, você também deve estar atento ao horário. Com o estilo de vida do trabalho em casa ganhando força, as fronteiras entre o trabalho e nossa vida pessoal foram borradas. As respostas de ausência temporária facilitam a compreensão quando alguém está disponível para uma reunião ou responde a um e-mail.

Verifique as configurações do seu cliente de e-mail e configure as respostas automáticas quando você estiver ausente ou não estiver em sua mesa. Por exemplo, o Gmail chama de resposta automática de férias, enquanto o Microsoft Outlook usa respostas fora do escritório.

Esperamos que essas regras de ouro para escrever e-mails eficazes e os hábitos corretos de e-mail ajudem você a economizar tempo e criar as respostas certas.