Como eliminar o uso de papel com ferramentas on-line em escritórios e residências
A dependência excessiva de papel nos escritórios prejudica o meio ambiente. Além disso, proteger documentos confidenciais de escritório pode ser um incômodo. Como resultado, os arquivos de missão crítica podem ser expostos a qualquer pessoa, incluindo um visitante aleatório.
Ao eliminar o papel do escritório, você pode evitar todos esses riscos. Aqui estão alguns aplicativos online e dicas que você pode usar para tornar seu escritório menos papel.
1. Ferramentas de gestão de visitantes
Mude de um diário de bordo em papel para um sistema de gerenciamento de visitantes online. Ferramentas inovadoras e robustas de gerenciamento de visitantes podem administrar todo o processo de gerenciamento de visitantes do escritório.
Lobbytrack permite que você acompanhe todos os visitantes enquanto tira fotos e imprime crachás ao mesmo tempo. Ele também vem com recursos como notificar hosts, gerenciar evacuação de emergência e alertar o pessoal de segurança.
Proxyclick é uma solução baseada em nuvem que ajuda a controlar o fluxo de pessoas. A ferramenta é personalizável e segue uma abordagem integrada para manter as recepções eficientes e os dados confidenciais protegidos.
2. Aplicativos de contabilidade
Gerenciar a contabilidade do escritório no papel pode ser agitado, demorado e confuso também. Com a ajuda de aplicativos de contabilidade, você pode tornar o processo sem papel, rápido e sem esforço.
Sage Accounting é um aplicativo de contabilidade que você pode usar mesmo sem qualquer experiência em contabilidade. Depois de conectá-lo à sua conta bancária, o fluxo de transações torna-se ininterrupto. Você pode acompanhar vendas, compras e fluxo de caixa por meio do recurso de relatório fácil.
QuickBooks é outra ferramenta de contabilidade online que permite que você faça a autoavaliação de IVA, impostos e folha de pagamento de funcionários. QuickBooks POS é uma edição estendida que permite aos proprietários de pequenas empresas operarem contadores de varejo sem papel.
3. Aplicativos de gerenciamento de projetos
Se você planeja usar papéis durante uma fase de gerenciamento de projeto, pode facilmente custar muito dinheiro. Para manter todos os membros da equipe na mesma página, você precisará imprimir várias cópias do mesmo arquivo. No entanto, você pode evitar essas despesas e tornar-se amigo do ambiente usando ferramentas de gerenciamento de tarefas ou projetos.
A ferramenta de gerenciamento de projetos Asana tem uma interface de usuário intuitiva que qualquer pessoa pode usar para atribuir e rastrear tarefas. O aplicativo ajuda você com compartilhamento de arquivos em tempo real, comentários de tarefas e geração de relatórios digitais.
ClickUp é outra ferramenta de gerenciamento de projeto que permite integrar muitos aplicativos de terceiros. Ele também oferece uma visualização da carga de trabalho que o ajuda a controlar a carga de trabalho de recursos individuais.
4. Ferramentas de lista de tarefas pendentes
Você ainda está desperdiçando notas adesivas para anotar suas tarefas? Você deve se livrar dele e optar por aplicativos de lista de tarefas.
Todoist permite que você liste todas as tarefas de maneira organizada. Também permite adicionar seções e subtarefas para categorizar suas tarefas. Você também pode adicionar níveis de prioridade e tags favoritas neste aplicativo.
Any.do permite que você acesse sua lista de tarefas de qualquer lugar em qualquer dispositivo. Também o lembrará de fazer tarefas importantes na hora designada.
5. Aplicativos para anotações
Depois de tornar o processo de anotações sem papel, você pode economizar no custo de blocos de notas e canetas. Além disso, você não precisa perder tempo procurando o bloco de notas em uma mesa desordenada antes de uma reunião.
Com um aplicativo de anotações como o Evernote , você pode manter todas as informações essenciais acessíveis em todos os dispositivos, graças ao seu recurso de sincronização online. Você também pode personalizar a formatação das notas e adicionar imagens, arquivos de áudio e documentos a eles de acordo com sua escolha.
O Simplenote permite adicionar, visualizar, editar e publicar notas no formato Markdown. Você e sua equipe podem compartilhar quaisquer notas em um grupo para trabalho colaborativo e ideação.
6. Ferramentas de digitalização de documentos
Se você decidiu não usar papel, fazer cópias digitalizadas de seus documentos existentes em papel deve ser sua estratégia.
Use o Adobe Scan em seu smartphone para converter um documento em papel em um arquivo PDF. O aplicativo também ajuda a gerenciar as dimensões do arquivo, além de oferecer recursos como cortar, girar, anotar, assinar e editar cores.
O ABBYY FineReader PDF é um scanner de documentos avançado que oferece suporte a mais de 190 idiomas e os salva em 12 formatos de arquivo diferentes. Além de digitalizar texto impresso e manuscrito, ele permite adicionar comentários e assinaturas.
7. Aplicativos de compartilhamento e segurança de arquivos
Já se foi o tempo em que você precisava fazer cópias impressas de seu relatório e distribuí-las entre os destinatários. Usando os aplicativos de compartilhamento de arquivos online, você pode armazenar os arquivos na nuvem e compartilhar o acesso apenas com destinatários qualificados.
O Box permite que você salve e compartilhe arquivos e documentos na nuvem, aderindo às políticas de privacidade de dados e conformidade da indústria. Isso torna a colaboração entre os membros da equipe perfeita.
Você também pode usar o Google Drive para armazenar arquivos do Office com segurança e compartilhá-los apenas com os destinatários pretendidos. Além disso, a ferramenta permite organizar arquivos usando diferentes pastas.
8. Aplicativos de calendário
Os aplicativos de calendário se tornaram uma parte inseparável da vida profissional. Todos os tipos de empresas podem se beneficiar com o uso de um aplicativo de calendário em vez de anotar os compromissos em um diário em papel.
Calendly é um aplicativo de agendamento de compromissos online onde você pode agendar suas reuniões de forma profissional e eficiente. Você pode automatizar o processo de lembrete e acompanhamento com este aplicativo.
O Google Agenda é uma agenda online popular onde você pode colorir as entradas da agenda para organizar os eventos da agenda. Sua ferramenta de sugestão auxilia o preenchimento automático das entradas para economizar seu tempo. Você pode editar facilmente a programação de qualquer reunião online neste calendário online.
9. Contratos digitais e ferramentas de assinatura eletrônica
Agora é a hora de descartar os documentos legais impressos. Mude para o mundo dos acordos digitais e assinaturas eletrônicas para economizar papel e melhorar a eficiência do trabalho de sua equipe.
Proposify é uma plataforma online que permite fazer, rastrear, enviar e assinar todos os tipos de contratos, propostas e acordos. Você pode usar modelos de proposta pré-concebidos da biblioteca de conteúdo deste aplicativo.
O PandaDoc permite que você agilize o gerenciamento de seu contrato criando, editando e assinando facilmente documentos. Oferece serviços como propostas, cotações, contratos e formulários – tudo em formato digital, sem papel.
10. Aplicativos de fax online
Mesmo que você planeje remover todos os faxes, isso pode não ser possível se os clientes insistirem em usá-los. Ainda assim, os aplicativos de fax online podem ajudá-lo a remover o papel do fax. Esses aplicativos irão redirecionar os faxes para o computador, smartphone ou qualquer outro dispositivo de sua escolha. Assim, você também pode automatizar o fax e economizar milhares de folhas de papel todos os anos.
RingCentral é um software de fax online que permite gerenciar os faxes recebidos e enviados online, oferecendo uma economia considerável. Você também pode usar o HelloSign para enviar e receber faxes, mantendo a confidencialidade e a segurança.
Torne-se ecológico substituindo os papéis por ferramentas online
Agora você pode desenhar uma imagem clara em sua mente para planejar a eliminação do papel no escritório ou em casa, onde quer que você trabalhe. Não leva muito tempo para implementar uma política de local de trabalho sem papel quando os aplicativos online acima estão ao seu serviço.
Livrar-se do papel é uma das muitas maneiras de organizar o espaço de trabalho e aumentar a produtividade.
