Como dominar a tarefa única usando tecnologia para melhorar sua produtividade
Superficialmente, parece que multitarefa é o hack de produtividade final ao considerar todos os objetivos pessoais que você deseja alcançar, demandas de trabalho intermináveis, distrações digitais e o desequilíbrio entre trabalho e vida pessoal induzido pela pandemia.
No entanto, um mergulho mais profundo nessa prática leva a uma conclusão diferente.
As desvantagens da multitarefa
Você só tem um limite de energia, atenção e tempo – os elementos essenciais da produtividade. Como resultado da multitarefa, uma das principais desvantagens é que você está apenas parcialmente comprometido com as diferentes atividades nas quais está se concentrando simultaneamente.
O resultado é uma miragem que o leva a pensar que é mais eficiente porque faz pouco progresso em várias frentes, levando a uma percepção falha de sucesso.
Mas a realidade é que a multitarefa permite que você se concentre nas prioridades erradas, inibe a criatividade, aumenta os níveis de estresse e distração, leva a mais erros, esgotamento e perda de memória , etc., tornando-o menos produtivo como resultado. E há muitas pesquisas para apoiar essa afirmação.
Então, qual é a alternativa?
A esta altura, você provavelmente já deve ter adivinhado que a alternativa é a tarefa única, em que você se concentra em uma tarefa de cada vez. Como o termo indica, significa dedicar toda a sua atenção a uma tarefa. Esta prática permite que você economize tempo perdido ao fazer malabarismos entre atividades, estimula a criatividade, aumenta sua probabilidade de completar suas prioridades, elimina distrações, etc.
Mas, provavelmente, você já sabe que uma tarefa única pode melhorar sua produtividade. No entanto, como muitas outras coisas na vida, muitas vezes existe uma grande lacuna entre o que sabemos que devemos fazer (tarefa única) e o que acabamos fazendo (multitarefa).
Para fechar a lacuna, vamos desviar um pouco do que está acontecendo e focar em como melhorar sua capacidade de se concentrar em uma coisa por vez e aumentar sua produtividade ao mesmo tempo:
1. Use o método Pomodoro
O método Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo eficaz que pode melhorar sua produtividade, ajudando você a se concentrar em uma tarefa. É simples de implementar e requer configuração mínima. Você pode experimentar esses aplicativos Pomodoro de código aberto gratuitos .
Para começar a usar o método Pomodoro, defina seu cronômetro para 25 minutos para se concentrar em uma tarefa e faça uma pausa de 5 minutos para relaxar ou fazer qualquer coisa que não esteja relacionada à sua tarefa, como jogar um jogo ou enviar mensagens de texto para um amigo. Você acabou de concluir uma sessão do Pomodoro. Você pode fazer uma pausa mais prolongada após quatro ou cinco Pomodoros.
Este método é eficaz porque ajuda você a reduzir as distrações, planejar seu dia com eficácia, desfrutar de uma sensação de realização após cada sessão Pomodoro e aumentar a concentração por meio de períodos mais curtos de trabalho.
2. Crie sistemas automatizados
Muitas vezes, você pode ter dificuldade para realizar uma única tarefa porque há muitas atividades recorrentes que você precisa fazer no dia a dia, como responder a e-mails ou publicar postagens em mídias sociais. Felizmente, existem várias maneiras pelas quais a automação pode ajudá-lo a lidar com essas tarefas redundantes e se concentrar em suas prioridades.
Por exemplo, você pode usar esses aplicativos Android para configurar respostas automáticas a e-mails, chamadas, mensagens de texto, etc. Você também pode usar plataformas de automação como IFTTT para conectar diferentes ferramentas digitais e criar sistemas automatizados.
3. Lote suas tarefas superficiais
Você já se viu iniciando uma tarefa importante e complexa, apenas para perceber que está fazendo algo completamente não relacionado alguns minutos depois? Digamos que você queira escrever um blog sobre “Como iniciar um negócio”. Você começa a pesquisar o assunto e recebe um e-mail perguntando se está disponível para uma conferência sobre aquecimento global na próxima semana.
Você opta por responder imediatamente, pois levará apenas alguns minutos, mas você clica em um link do YouTube sobre desmatamento anexado ao e-mail. Em seguida, os algoritmos do YouTube sugerem que você assista ao trailer de um filme relacionado ao assunto e, a seguir, estará assistindo ao programa completo na Netflix. Soa familiar?
Então, como você evita isso? Planejando o seu dia e categorizando atividades semelhantes em conjunto para evitar a troca de tarefas. Isso permite que você lide com trabalhos semelhantes superficiais ou de baixo valor simultaneamente, em vez de esporadicamente durante o dia de trabalho.
Por exemplo, você pode alocar tempo para classificar e-mails, agendar reuniões em seu calendário e responder a notificações. Você pode agrupar todas essas tarefas de baixo valor para as partes de baixo consumo de energia do seu dia.
4. Use um Kanban Pessoal
Você pode garantir que trabalhará apenas em uma tarefa por vez criando seu sistema Kanban pessoal. Você pode usar um quadro e notas adesivas ou baixar um aplicativo inspirado no kanban, como o Trello .
Depois de fazer login em sua conta do Trello, crie três colunas intituladas— fazer , fazer e concluído . Anote todas as tarefas nas quais deseja trabalhar em ordem de prioridade. Tome a tarefa mais importante e movê-lo para a coluna fazendo para começar a trabalhar nele.
Para que essa técnica funcione, você só precisa se certificar de que haja apenas uma ou duas tarefas em sua coluna de execução a qualquer momento. Isso o ajudará a evitar o início de muitas tarefas ao mesmo tempo.
Download: Trello para Android | iOS (grátis, versão premium disponível)
5. Pratique Tabulação Única
Você pode ter várias guias abertas na tela agora. Atualmente, parece impossível manter suas sessões de navegação em uma única guia. É tão fácil se distrair enquanto navega na web porque está repleto de distrações.
Praticar tabulação única é um método eficaz para ajudá-lo a se concentrar em uma tarefa. No entanto, apostamos que você pode precisar de ajuda para começar. Você pode usar uma extensão como xTab para limitar o número de guias que você abre.
Você também pode usar o Momentum para apreciar sua bela imagem de fundo, sua área de foco predefinida (ou qualquer outro lembrete) e uma citação inspiradora.
Encontre Maior Produtividade em Tarefas Únicas
Ao realizar uma única tarefa, você quase sempre pode ter certeza de que executou suas tarefas mais importantes com eficácia e eficiência, já que concentrou sua energia, tempo e atenção nelas tanto quanto possível.
