Como criar planilhas do Excel com aparência profissional
O Microsoft Excel é um ótimo programa de planilha de uso geral. Dada a facilidade de uso, erros podem ocorrer durante a criação de planilhas mais complicadas.
Alguns dos erros mais comuns incluem relações complexas, informações ocultas, cálculos incompreensíveis ou apenas erros simples. Para criar e manter arquivos do Microsoft Excel consistentemente bons, há algumas coisas que você deve sempre ter em mente.
Como preparar uma boa planilha?
A primeira coisa que você precisa fazer é escolher um padrão organizacional antes de começar a desenvolver sua planilha. Se você trabalha em um ambiente profissional, este padrão organizacional definirá o cenário para todos os usuários que usarão / trabalharão em sua planilha.
Um padrão compartilhado melhora sua comunicação com a equipe e economiza tempo de desenvolvimento.
Dito isso, é fundamental criar sua planilha com o futuro em mente. Você precisa estar preparado, pois certamente encontrará ocorrências das quais não sabia quando começou a configurar a planilha.
Ao manter as mudanças futuras em mente, você pode tornar sua planilha mais durável. Isso, por sua vez, significa que você perde menos tempo tendo que criar uma planilha de substituição.
Aproveite as vantagens de várias planilhas
Você pode se surpreender ao saber quantos profissionais cometem esse erro! O Microsoft Excel oferece várias planilhas e é importante que você aprenda como utilizá-las. Você deve começar colocando diferentes tipos de dados em diferentes planilhas.
Por exemplo, você pode usar as primeiras duas planilhas para obter as informações básicas; as seguintes planilhas podem ser usadas para cálculos, enquanto a última planilha é freqüentemente usada para resultados e gráficos.
Claro, isso também varia dependendo do tipo de trabalho que você está fazendo e com o que você se sente mais confortável. Lembre-se de que ter várias tabelas por planilha pode causar muitos problemas ao tentar classificá-las, inserir ou formatar células.
Ao trabalhar em equipe, ter várias planilhas dedicadas a diferentes partes do trabalho tornará mais fácil para todos entender o que está acontecendo.
Organizando o Fluxo de Informação
As informações devem fluir do canto superior esquerdo para o canto inferior direito, e você deve organizar suas planilhas para seguir essa estrutura. Sua linha do tempo deve ser consistente em todas as suas planilhas, pois isso tornará mais fácil para todos entenderem como a planilha funciona.
Ao gerenciar o fluxo de informações, evite padrões entrecruzados, pois eles tendem a distrair os leitores. Nessa nota, você também deve evitar qualquer tipo de referências circulares.
Rotulando colunas e linhas
Embora ter uma planilha simples sem rótulos possa não ser confuso para você (como o criador da planilha), outros usuários podem achar isso bastante problemático.
É por isso que é importante que você comece a rotular suas colunas e linhas com nomes simples. Certifique-se de usar consistentemente os mesmos nomes para os mesmos tipos de dados.
O que evitar ao escrever fórmulas?
Se sua planilha do Excel tiver muitas fórmulas, há algumas coisas que você pode fazer para torná-la muito mais profissional. Em primeiro lugar, evite fazer cálculos repetidos e calcule as fórmulas apenas uma vez.
Se você copiar uma fórmula, aumentará as chances de haver erros. Sem mencionar que se você alterar uma fórmula, a duplicata que você fez anteriormente não será alterada. Isso pode levar a muitos erros confusos.
Se você precisar usar exatamente a mesma fórmula novamente, é melhor se referir à primeira instância em que você teve que usar a fórmula.
Além disso, você deve sempre evitar o uso de números fixos nas fórmulas. Em vez disso, o que você deve usar para valores fixos são células de entrada separadas e empregar as referências a essa célula ao usá-la em cálculos.
Coisas adicionais que você deve evitar ao fazer planilhas
Uma das coisas mais importantes a evitar ao usar o Microsoft Excel é a opção de mesclar células . Isso raramente é uma boa ideia e, na maioria das vezes, é usado apenas para melhorar a estética. Ao mesclar as células da tabela, você terá uma probabilidade maior de ter problemas com referências e cálculos.
Um dos maiores riscos é fazer referência a uma célula mesclada. Ao fazer referência a uma célula mesclada, todas as células farão parte de seus cálculos, enquanto apenas uma delas estará realmente correta.
Outra coisa que você deve evitar é ocultar informações, como linhas, colunas e até mesmo planilhas. Isso apenas aumentará as chances de outros usuários perderem algo importante quando estiverem trabalhando com / na planilha.
Salve a estética para o fim
As opções de estilo do Excel são extensas, permitindo que você ajuste os valores das células de acordo com sua preferência de várias maneiras. Você pode escolher diferentes bordas, cores, temas e outros recursos.
Não há nada de errado em querer ter um design específico para sua planilha, mas geralmente, isso irá abstrair as informações para o visualizador.
Se você está planejando estilizar sua planilha, tente mantê-la consistente em todo o documento. Um estilo simples e consistente de formatação ajudará os leitores a entender sua planilha com muito mais facilidade!
Além disso, também é importante criar uma legenda e esclarecer suas fontes com clareza. Você pode aprender a criar corretamente uma legenda de gráfico no Excel no site oficial da Microsoft .
Aprenda como fazer seu documento do Excel parecer profissional
Criar e manter arquivos Excel consistentemente bons não é tão difícil se você conhece as dicas e truques básicos. Não há nada de errado em querer estilizar seu documento Excel, mas tente deixar o estilo / estética para o final.
Primeiro, você deve criar uma planilha clara e concisa, do início ao fim. Depois disso, você pode adicionar alguns ajustes ao seu documento do Excel, mas tente mantê-lo simples e consistente em todas as planilhas!
