Como assumir o controle de sua caixa de entrada de e-mail e permanecer produtivo
Para um profissional, é impossível pensar em um dia sem e-mails. Estudos mostram que os profissionais corporativos passam cerca de um terço de suas horas de trabalho verificando suas caixas de entrada.
Ao priorizar o e-mail, você acaba sacrificando sua produtividade, foco e criatividade. As dicas a seguir podem ajudá-lo a manter o tempo de verificação da sua caixa de entrada sob controle.
1. Limite de verificação de e-mails
Verificar sua caixa de entrada um número infinito de vezes não levará você a lugar nenhum. Portanto, limite o número de vezes que você deseja verificar novos e-mails em sua caixa de entrada .
Crie o limite de acordo com seus requisitos e carga de trabalho. Verificar o e-mail no início e no final do horário de trabalho é adequado. Se necessário, você também pode verificar uma vez após o almoço.
Não verifique sua caixa de entrada durante as horas mais produtivas do dia, como manhã e noite, ou quando estiver com sua família. Você pode ser flexível e continuar experimentando até encontrar algo adequado. Por exemplo, você pode definir limites como:
- Não verifique o e-mail comercial antes das 10h e depois das 19h ou nos finais de semana.
- Verifique sua caixa de entrada apenas duas ou três vezes por dia.
- Use qualquer sistema estruturado que mostre apenas e-mails recentes ou importantes.
2. Obtenha tarefas diretamente para o aplicativo de gerenciamento de tarefas
Você é um deles que depende de e-mails para atribuições de tarefas? Se sim, é hora de mudar. Um dos principais motivos para verificar constantemente as caixas de entrada é que outras pessoas atribuem novas tarefas a você por e-mail ou mantêm suas tarefas lá.
Sua caixa de entrada de e-mail não precisa funcionar como sua lista de tarefas. Restrinja o uso de e-mail apenas para fins de comunicação, mova qualquer coisa que precise de ação além de uma resposta a aplicativos de gerenciamento de tarefas ou aplicativos de lista de tarefas. Esses aplicativos também oferecem recursos de comunicação instantânea que tornarão o gerenciamento do projeto perfeito.
3. Aja imediatamente nos e-mails
Se você abrir um e-mail e lê-lo, não feche-o apenas depois de ler e se ocupe com outros e-mails. Siga esse e-mail imediatamente para evitar voltar à sua caixa de entrada para responder.
Se o e-mail precisar de uma resposta, faça isso. Se você precisar do e-mail para referência futura:
- Mantê-la.
- Se o e-mail for essencial para os negócios, marque-o com uma estrela.
- Se você não precisar mais dele, exclua-o.
Concluir cada e-mail que você lê é a chave para manter sua caixa de entrada e seu cérebro livres de confusão.
4. Feche o seu cliente de e-mail
Sim, você pode continuar trabalhando em sua área de trabalho sem manter o aplicativo de e-mail instalado e funcionando. Depois de verificar e responder seus e-mails, feche o aplicativo e concentre-se em concluir suas tarefas.
Informe sua família, amigos, colegas e clientes de que o e-mail não é a melhor maneira de entrar em contato com você para uma resposta imediata.
Uma vez que eles estão cientes disso, eles terão expectativas limitadas de você em relação à resposta por e-mail. Você pode usar vários outros aplicativos de mensagens instantâneas em seu telefone ou laptop para manter contato com sua família e colegas.
5. Mantenha as respostas por e-mail curtas
Se você tem o hábito de escrever e-mails longos, pare de perder tempo e comece a escrever mensagens de e-mail curtas . Certifique-se de que seus e-mails sejam diretos e que sua consulta seja declarada na primeira linha para evitar qualquer confusão. Você pode terminar a maioria dos e-mails em poucas frases, e sua brevidade sugere que você valoriza o tempo de todos, incluindo o seu.
Apenas alguns e-mails precisarão de uma resposta mais longa, e você pode facilmente mantê-los na categoria "responder mais tarde". Se possível, você pode enviar essas respostas na forma de mensagens de áudio.
6. Diga Não às notificações por e-mail
As notificações são a principal causa de distração para o profissional moderno. Seria errado presumir que todas as notificações vêm das redes sociais.
Os alertas de e-mail também aparecem ocasionalmente, fazendo com que seu fluxo de trabalho regular seja interrompido. Com a notificação por e-mail habilitada, fechar o aplicativo ou guia não ajudará em nada.
Se você se distrai com cada nova notificação de e-mail e fica ocupado verificando sua caixa de entrada de e-mail, é melhor desabilitar a nova notificação de e-mail. Isso o ajudará a se concentrar na tarefa em questão, especialmente aquelas que precisam de atenção total.
7. Tente ativar o Weekend Autoresponder
Este método é essencial se você for um freelancer ou solopreneur. O Autoresponder evita que você se afaste de todos, enquanto ignora os e-mails para sua tranquilidade.
Crie alguns autoresponders atenciosos e informativos que podem cuidar de todos os e-mails que você recebe durante os fins de semana ou férias.
8. Pare de verificar e-mails em seu smartphone
Esse ponto pode assustar você com o FOMO. No entanto, pense duas vezes se você realmente precisa de um cliente de e-mail instalado em seu telefone ou não. Em vez de receber e-mails, você pode usar mais aplicativos de comunicação instantânea, como o Slack, no seu telefone. Vamos deixar o e-mail no seu desktop e curtir sua pequena pausa sem preocupações.
9. Valorize o espaço da sua caixa de entrada
Você pode estar usando um cliente de e-mail gratuito, mas isso não significa que deixará sua caixa de entrada cheia de e-mails indesejados. Se você assinou sites que bombardeiam você ao longo do dia com promoções e promoções, é hora de agir.
Muitos e-mails promocionais chegam aos seus e-mails porque você deu permissão a eles. Portanto, cancele a assinatura dos sites nos quais você não está mais interessado.
Além disso, pense duas vezes antes de se inscrever para receber os boletins informativos da próxima vez. Com isso, você não precisa perder tempo localizando e-mails importantes ou excluindo e-mails desnecessários.
10. Separe suas contas de e-mail pessoal e comercial
Pode parecer algo que todos nós sabemos, mas sempre haverá algumas pessoas que recebem e-mails profissionais e pessoais na mesma caixa de entrada. Se você é um deles, é hora de criar diferentes e-mails para fins pessoais e profissionais.
Tente não verificar seu e-mail pessoal durante o horário comercial (a menos que esteja esperando algum e-mail importante chegar). Da mesma forma, evite verificar o e-mail oficial fora do horário de expediente. Assim, você pode manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, o que acabará por contribuir para sua produtividade.
Trabalhe de forma produtiva sem prejudicar sua caixa de entrada
Mesmo que o e-mail tenha trazido uma mudança revolucionária na forma como nos comunicamos, prestar muita atenção nele pode distrair e ser destrutivo. Limitando sua atenção à sua caixa de entrada, você pode continuar a se concentrar nas tarefas do dia a dia.
