Como as pequenas empresas podem gerenciar o estoque de forma eficiente com o QuickBooks?
Este post foi patrocinado em parceria com a QuickBooks.
Pequenas empresas gerenciam seus estoques de forma eficiente, mantendo quantidades suficientes para atender à demanda e evitando excessos. Para isso, elas monitoram o que está disponível, o que vende e quando fazer novos pedidos, utilizando regras simples e relatórios periódicos.
Softwares como o QuickBooks podem ajudar pequenas empresas a gerenciar o estoque com mais precisão e menos esforço manual, registrando compras e vendas, monitorando os níveis de estoque e identificando itens com baixa ou pouca rotatividade.
Ponto principal
- Uma gestão de estoque eficiente evita tanto a falta quanto o excesso de estoque, o que ajuda a proteger o fluxo de caixa.
- Deve ser utilizado um sistema confiável para armazenar listas de itens, movimentações e regras básicas de reabastecimento.
- O QuickBooks pode funcionar como esse sistema, ajudando pequenas empresas a gerenciar o estoque de forma eficiente.
O que é gestão de estoque para pequenas empresas?
Uma gestão de estoque eficiente significa atender à demanda do cliente com o mínimo desperdício de dinheiro, tempo e espaço. Na prática, isso significa rastrear o estoque com precisão, entender quais itens têm maior ou menor rotatividade e definir regras simples sobre quando fazer novos pedidos e quanto estoque manter.
O objetivo é evitar a falta e o excesso de estoque, mantendo o processo gerenciável para uma equipe pequena.
Como gerenciar o estoque de forma eficiente
- Decida quais itens precisam ser monitorados : Comece focando nos produtos que geram a maior parte das suas vendas ou que são difíceis de substituir. Erros relacionados a esses itens terão o maior impacto no seu fluxo de caixa e na satisfação do cliente.
- Crie uma lista de inventário clara com detalhes básicos dos itens : atribua a cada item um nome ou código exclusivo, uma unidade de medida e uma categoria simples para que você possa agrupar itens relacionados ao revisar o estoque e as vendas. No QuickBooks, essas informações podem ser encontradas na lista de produtos e serviços.
- Escolha um sistema confiável para controlar quantidades e valores : você pode usar uma planilha, um sistema dedicado de gestão de estoque ou um software de contabilidade com recursos de gestão de estoque. Alguns planos do QuickBooks (como o Online Plus e o Online Advanced) permitem ativar o controle de estoque (nas configurações) e definir os itens como estoque, não estoque ou serviços, para que você possa acompanhar o que compra, vende e tem em mãos.
- Registre sempre as compras e vendas no mesmo sistema : Uma gestão de estoque eficiente depende do registro das movimentações de estoque de forma consistente e única. O QuickBooks atualiza automaticamente as quantidades e os lançamentos contábeis quando você insere contas a pagar, faturas e comprovantes de venda de itens de estoque, eliminando a necessidade de planilhas de estoque separadas. Ele também atualiza a Quantidade no Pedido de Compra para o estoque encomendado , mas ainda não recebido (nos planos Plus e Advanced).
- Defina pontos de reposição simples para orientar suas decisões de compra : Um ponto de reposição é o nível de estoque no qual é mais eficiente fazer um novo pedido, levando em consideração o prazo de entrega e a segurança do estoque. O QuickBooks (nos planos Plus/Advanced) pode armazenar pontos de reposição e sinalizar itens com estoque baixo ou esgotado para que você possa analisá-los, definir prioridades e criar pedidos de compra antes que seus estoques se esgotem.
- Use relatórios para identificar padrões e fazer ajustes conforme necessário : Analise regularmente quais itens estão vendendo rapidamente ou lentamente e quanto capital está investido em estoque. Os relatórios de estoque e vendas do QuickBooks podem mostrar as quantidades disponíveis, os itens a serem reabastecidos e o valor do estoque, para que você possa ajustar o tamanho dos pedidos ou descontinuar os itens com baixo desempenho.
- Revise os processos e ferramentas à medida que sua empresa cresce : Conforme o volume de pedidos ou os canais de venda aumentam, verifique se sua combinação atual de planilhas, softwares e/ou aplicativos de estoque ainda atende às necessidades do seu negócio. Empresas em expansão, por exemplo, podem começar com uma abordagem simples e, posteriormente, integrar o QuickBooks a ferramentas de estoque mais especializadas quando suas necessidades se tornarem mais complexas.
Princípios básicos da gestão eficiente de estoque para pequenas empresas
| Princípio | Exemplo |
|---|---|
| Mantenha uma visão precisa do que você tem. | Mantenha uma lista de itens unificada e acompanhe as quantidades em estoque em um sistema principal. |
| Faça o pedido no momento certo, nem muito cedo nem muito tarde. | Defina pontos de reposição com base no prazo de entrega e na demanda; utilize listas de estoque baixo ou alertas. |
| Evite copiar dados manualmente. | Registre as compras e vendas uma única vez (use um formulário padrão para ambas se estiver usando o QuickBooks). |
| Identifique os itens que ajudam ou prejudicam o fluxo de caixa. | Analise os relatórios de produtos com alta e baixa rotatividade, bem como o valor do estoque, antes de fazer um novo pedido. |
Esta tabela apresenta princípios de gestão de estoque eficientes com exemplos de como aplicá-los.
Caso de uso do QuickBooks: aplicação de princípios eficientes de gestão de estoque
Uma pequena loja de artigos para o lar quer evitar prateleiras vazias e o acúmulo de caixas no estoque. O proprietário transfere os principais produtos de uma planilha do Excel para o QuickBooks Online, sistema que já utiliza para a contabilidade da pequena empresa.
Eles importam a lista de produtos da planilha, escolhem os tipos de itens de estoque e registram compras e vendas por meio de formulários padrão. As quantidades agora são atualizadas automaticamente, alertas de estoque baixo informam ao proprietário quando reabastecer os produtos mais vendidos e os relatórios de estoque destacam as linhas de produtos com baixa rotatividade para reduzir ou descontinuar o estoque.
O proprietário gasta menos tempo com contagens manuais de estoque, o que significa mais tempo para atender os clientes e planejar o futuro do negócio.
Lista de verificação: como configurar o gerenciamento de estoque no QuickBooks
- Escolha um plano do QuickBooks Online com recursos de estoque.
- Ative o rastreamento de estoque ou inventário nas configurações.
- Importe produtos e serviços do Excel ou CSV usando a opção Importar dados.
- Importe clientes e fornecedores para que estejam prontos para lançamentos de compra e venda.
- Classifique cada item como estoque, não estoque ou serviço, de acordo com a forma como você o utiliza.
- Registre as compras e os recebimentos de itens de estoque para obter quantidades precisas em mãos.
- Registre todas as vendas de itens do estoque utilizando faturas ou recibos de venda.
- Defina pontos de reposição para itens essenciais e verifique regularmente os alertas de estoque baixo.
- Conecte aplicativos de e-commerce (como o Shopify Connector) para sincronizar pedidos e dados relacionados.
- Gere relatórios regulares de estoque e vendas para auxiliar nas decisões de pedidos e precificação.
Boas práticas e armadilhas
- Priorize os itens de maior impacto : Monitore e analise os mais vendidos primeiro, antes de se preocupar com itens de menor destaque.
- Não confie apenas na memória : utilize pontos de reposição predefinidos, relatórios periódicos ou alertas automatizados em vez de tentar adivinhar quando comprar.
- Evite a dupla entrada de dados : Escolha um sistema para gestão de estoque e certifique-se de que todas as compras e vendas sejam registradas por meio dele.
- Analise os relatórios regularmente, não apenas no final do ano : Antecipe-se a rupturas de estoque, excesso de estoque e itens obsoletos.
- Atualize seu processo conforme cresce : À medida que o volume e os canais aumentam, considere migrar de uma planilha para um sistema como o QuickBooks e, ao expandir, considere conectar um aplicativo de estoque dedicado.
Perguntas frequentes sobre gestão de estoque
O que significa gestão de estoque eficiente para pequenas empresas?
Uma gestão de estoque eficiente significa manter estoque suficiente para atender à demanda sem imobilizar muito capital ou espaço de armazenamento. Para pequenas empresas, isso geralmente envolve o controle de quantidades, a definição de pontos de reposição básicos, a análise dos padrões de vendas e o uso de um software de gestão de estoque para que as atualizações sejam precisas e não dependam da memória de uma única pessoa.
Quando as pequenas empresas devem migrar das planilhas para um software de gestão de estoque?
Uma planilha simples pode ser suficiente se você tiver uma pequena variedade de produtos, um ou dois canais de venda e baixo volume de pedidos, desde que a mantenha atualizada. À medida que as linhas de produtos, os pedidos ou a equipe crescem, um software de gestão de estoque ou um aplicativo dedicado para controle de estoque pode reduzir erros e trabalho manual.
Como o QuickBooks pode ajudar na gestão eficiente do estoque?
O QuickBooks pode ajudar rastreando as quantidades em estoque, os itens com baixo nível de reposição e o valor do estoque como parte de suas contas, caso você escolha um plano que inclua recursos de inventário. Ele vincula as alterações de estoque aos registros de compras e vendas, proporcionando uma visão consistente.
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