As 10 melhores ferramentas e dicas para delegar tarefas com eficiência
A delegação de tarefas é um processo essencial no fluxo de trabalho moderno que garante o investimento de esforços de todos os membros da equipe. Como líder ou gerente de equipe, é impossível assumir todas as responsabilidades sobre seus ombros.
Ao delegar as tarefas aos membros da equipe, você pode reduzir sua carga de trabalho, além de capacitar sua equipe para o desenvolvimento profissional. Experimente as dicas de delegação de tarefas a seguir para manter um relacionamento saudável entre seus colegas de equipe.
1. Encontre um recurso apropriado
Quando você decide delegar uma tarefa, a primeira coisa é escolher a pessoa mais adequada para o trabalho. Não presuma apenas que alguém pode completar uma tarefa. Em vez disso, use evidências empíricas para selecionar o correto. Descubra quem possui o conhecimento e a habilidade necessários para concluir o trabalho que você está prestes a delegar.
Antes da delegação, você pode usar o aplicativo de gerenciamento de tarefas Trabalho em equipe para verificar a largura de banda do recurso pretendido. Assim, você não vai acabar atribuindo a tarefa ao colega de equipe que já tem muito o que fazer.
2. Discuta as necessidades de delegação com a equipe
Antes da delegação de tarefas, você precisa discutir os motivos por trás disso com a pessoa selecionada. Além disso, narre claramente o que você espera deles. Às vezes, o cessionário pode não estar ciente de suas responsabilidades.
Se não souberem como contribuir positivamente para o projeto, podem se tornar desinteressados e desinteressados. Se você estiver transferindo a tarefa para um trabalhador remoto, poderá usar o Google Jamboard para uma reunião ao vivo. Isso os ajudará a entender as coisas visualmente.
3. Mitigar a chance de delegação reversa
Alguns membros da equipe podem tentar devolver uma tarefa delegada a você. Faça um esforço para descobrir o porquê. Contanto que tenham o conjunto de habilidades necessário e tempo suficiente, aprenda a dizer não nesses casos. Além disso, incentive-os a ter confiança em suas capacidades.
No entanto, você pode minimizar a chance de delegação reversa realizando uma análise SWOT das pessoas pretendidas. Você pode usar o aplicativo Creately para essa finalidade e descobrir quem tem menos chance de atribuir a tarefa de volta para você.
4. Compartilhe um esboço abrangente
O designado não deve se sentir sobrecarregado quando você delega um projeto ou tarefa a ele. Crie um esboço da tarefa para que eles saibam como resolvê-la sem muito estresse. Enquanto delineia, adicione o que você deseja que eles realizem e em que horas. Lembre-se de definir um título realista para evitar qualquer pressão desnecessária.
Você pode usar qualquer aplicativo de gerenciamento de tarefas como o Asana para fazer um esboço do projeto e incluí-los com as dependências das tarefas e datas de vencimento.
5. Dê acesso a treinamento e recursos necessários
Como líder ou gerente da equipe, é sua responsabilidade garantir que a pessoa a quem você está delegando tarefas tenha todo o treinamento e recursos necessários. Por exemplo, se a tarefa delegada precisa usar uma ferramenta específica, mas o destinatário nunca a usou antes, você precisa organizar uma sessão de treinamento prático para eles.
Disponibilize todos os recursos necessários para eles, fornecendo acesso a uma base de conhecimento. Se você não tem uma base de conhecimento, pode colocar todos os recursos em uma pasta do Google Drive e compartilhá-la com o responsável.
6. Oferecer autoridade sobre a tarefa delegada
Se você designar alguém com uma tarefa sem autoridade, essa não será a situação ideal para o designado. Dê-lhes autoridade para tomar decisões e fazer perguntas. Só então você pode esperar que a tarefa seja concluída dentro do prazo e sem falhas.
Se eles estiverem trabalhando em um documento ou planilha do Word, você pode torná-los os proprietários desses arquivos. No caso de projetos, você pode torná-los responsáveis por essa tarefa em uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o Wrike . Assim, eles têm um senso de autoridade e outros membros da equipe também saberão disso.
7. Use um canal de comunicação dedicado
Delegar uma tarefa não significa disparar e esquecer. Você deve estar disponível para a pessoa a quem delegou a tarefa para quaisquer perguntas e dúvidas. Eles também podem precisar de seu conselho se esta for a primeira vez que estão administrando um projeto importante ou complexo.
Você pode usar o Slack para estabelecer um canal dedicado em tempo real para comunicação. Crie um canal separado nesse aplicativo para que o responsável possa entrar em contato com você sem problemas e compartilhar arquivos, se necessário, para feedback instantâneo.
8. Esteja preparado para lidar com problemas imprevistos
Você precisa estar pronto para lidar com qualquer problema inesperado durante um projeto, mesmo que tenha delegado a tarefa a outra pessoa. Quando os designados não têm conhecimento e nível de experiência suficientes, você precisa intervir para a conclusão bem-sucedida da tarefa.
Você pode pedir a eles para registrar o problema usando qualquer aplicativo de gravação de tela como o Ezvid e enviá-lo para você. Assim, você pode entender melhor o problema e oferecer uma solução adequada. Além disso, eles podem escrever os problemas em detalhes usando qualquer aplicativo de anotações.
9. Revisar o progresso e trocar feedback
Após a delegação, não se esqueça de verificar o andamento da tarefa para saber se está indo no ritmo ideal. Mas evite microgerenciamento, pois isso desmotiva o cessionário. Crie uma cultura de acompanhamento e feedback mútuo para delegação eficaz.
Qualquer ferramenta de gerenciamento de tarefas como nTask permitirá que você acompanhe o progresso de cada tarefa e subtarefa delegada a outra pessoa. Você também pode fornecer feedback imediato usando o recurso de comentários. Assim, o designado receberá todo o feedback em um só lugar.
10. Recompensar e reconhecer o sucesso
Ao delegar uma tarefa a um colega de trabalho, esteja pronto para recompensá-lo e agradecer seus esforços. Não considere um trabalho bem feito como garantido. Elogie-os e reconheça-os abertamente nas reuniões de equipe.
O reconhecimento do trabalho árduo por meio de elogios e vantagens aumenta o moral dos funcionários. Além disso, tem um impacto positivo na produtividade.
Após a conclusão das tarefas e projetos delegados, você pode organizar uma sessão comemorativa no Zoom . Lá, você pode mencionar os companheiros que executaram com sucesso os trabalhos atribuídos e ajudaram sua organização a atingir marcos.
Delegar tarefas para um melhor gerenciamento de tarefas
Um projeto de sucesso inclui a contribuição de todos os membros. Agora que você conhece os melhores métodos para delegar tarefas, pode ajudar os membros de sua equipe a obter novos conhecimentos e habilidades.
Isso também evitará que uma pessoa se sinta sobrecarregada e conclua o projeto dentro do prazo. As estratégias de delegação de tarefas mencionadas acima, juntamente com ferramentas de produtividade, podem ajudar sua equipe a atingir seus objetivos de produtividade.
