8 maneiras de organizar suas planilhas no Excel
O Microsoft Excel é um programa que usa planilhas para ajudá-lo a organizar números e dados com funções e fórmulas. Existem muitas maneiras diferentes de usar o Excel e, com tantas ideias, é fácil ficar desorganizado.
Dito isso, sempre há uma maneira de encontrar uma solução alternativa que o ajudará a colocar suas planilhas em ordem. Isso é especialmente útil para projetos de equipe no Excel.
1. Use modelos
Você não deve perder seu tempo tentando recriar planilhas do Excel do zero sempre que quiser analisar seus dados. Em vez disso, o Microsoft Excel já inclui uma ampla variedade de modelos feitos pelo usuário .
Basta clicar em Arquivo > Novo e escolher um dos muitos modelos que vêm com o Excel. Claro, você pode ter dificuldade em encontrar um modelo que se adapte perfeitamente ao seu processo de análise de dados.
Mas, você ainda pode encontrar um, que pode formatar facilmente para torná-lo melhor e mais funcional.
2. Destaque os dados importantes
Como acontece com qualquer ferramenta de gerenciamento, você deve sempre destacar as informações mais importantes. O mesmo se aplica quando você está trabalhando no Excel, especialmente se você tem uma equipe inteira trabalhando em uma única planilha.
Uma das maneiras mais fáceis de fazer isso é criar uma folha de painel onde seus principais pontos de dados serão resumidos.
Além disso, você deve sempre manter suas informações principais em uma fonte fácil de ler enquanto usa a formatação condicional para atribuir a altura e a cor a células importantes.
Essas são táticas de apresentação simples que vão tornar a análise de dados organizacionais muito mais suave.
3. Classifique seus dados
Uma das partes integrantes da análise de dados é saber como classificar seus dados. Não importa se você deseja classificar os nomes em ordem alfabética ou listar os produtos do preço mais baixo para o mais alto, não importa como você faz isso.
Classificar seus dados ajudará você a entender e visualizar melhor seus dados rapidamente. O Excel permite que você classifique seus dados em ordem alfabética, numérica e por data e hora. Você também pode optar por classificá-lo por uma lista personalizada que você cria ou por formatação, cor da fonte, conjunto de ícones ou incluindo a cor da célula.
Depois de selecionar as colunas ou linhas que deseja classificar, basta clicar em Classificar e Filtrar na guia Dados e ter mais opções para classificar seus dados. Se você tiver algum problema com isso, pode verificar o tutorial no site oficial da Microsoft .
4. Use várias folhas!
Quando você estiver trabalhando em algo complexo ou com muitas informações em geral, não se esqueça de que o Excel permite que você use várias planilhas simultaneamente.
Você não precisa armazenar todas as suas informações em uma única planilha. Em vez disso, distribua seus dados por várias planilhas e identifique-os de acordo. Isso permitirá que você encontre facilmente todas as informações de que precisa.
5. Ocultar dados desnecessários
Quando você tem muitas informações em uma planilha, é difícil se concentrar nas coisas certas. Se você está se perdendo em números, talvez seja hora de revisar suas planilhas, componente por componente.
Se você encontrar qualquer tipo de informação que não pareça mais necessária ou importante, pode ocultá-la. O Excel possui um recurso que permite ocultar colunas, planilhas ou linhas que você não precisa mais, mas não deseja excluir.
As ferramentas de visualização de dados geralmente são capazes de ocultar informações como números de suposições e tabelas de pesquisa que constituem a base de seus modelos, mas não mudam.
6. Células com hiperlinks podem economizar muito tempo
Ao trabalhar em equipe, ou mesmo sozinho, na maioria das vezes, você vai perder tempo procurando uma determinada informação, passando por todas as planilhas.
Mas não precisa ser assim. Em vez disso, você pode nomear suas células importantes e criar um hiperlink para elas em suas planilhas, o que o guiará pelos dados. O Microsoft Excel possui ótimas ferramentas de navegação para sua análise de dados, portanto, certifique-se de utilizá-las.
7. Use fórmulas e funções corretamente
Dominar o básico das fórmulas do Excel é fundamental para todos os iniciantes. O Microsoft Excel é considerado o software para análise de dados, na maioria dos padrões da indústria.
Ele também é o software preferido de analistas financeiros, banqueiros de investimento, apresentações e modelagem financeira. O Excel possui funções e fórmulas integradas que foram projetadas para tornar sua vida mais fácil.
Uma fórmula no Excel é uma expressão que operará em um valor em uma célula ou em um intervalo de células. Uma função é uma fórmula predefinida. Eles eliminam a necessidade de sempre inserir fórmulas e, ao mesmo tempo, fornecer nomes amigáveis.
8. Os atalhos podem ajudar você a trabalhar mais rápido
Assim que você já estiver acostumado com as funções e fórmulas do Excel, deverá aprender os atalhos básicos. Você pode descobrir que, usando os atalhos de teclado do Excel, poderá trabalhar com muito mais eficiência.
Isso se aplica especialmente a usuários com deficiência motora ou de visão. Os atalhos de teclado são uma maneira mais fácil de obter os resultados desejados do Excel sem tocar em uma tela sensível ao toque ou usar um mouse.
Simplesmente pressionando Alt no Excel, você verá todos os atalhos na parte superior e, se pressionar Alt + Q , será redirecionado para a caixa de pesquisa. A caixa de pesquisa é um recurso interessante que a Microsoft adicionou aos seus programas, pois permite que você encontre algo facilmente. Você também pode criar atalhos de teclado personalizados no Excel .
Facilite sua vida com planilhas organizadas
Há uma boa regra para se viver quando se fala sobre o Microsoft Excel. Se você se pegar fazendo algo manualmente no Excel, deve saber que provavelmente existe uma maneira mais fácil de fazer isso.
O Microsoft Excel é comumente usado em locais de trabalho em todo o mundo. A cada nova atualização, ele se torna mais fácil de usar, mas também pode ser muito mais complicado. Saber o básico das funções e fórmulas do Excel, bem como como manter suas planilhas organizadas, irá ajudá-lo a utilizar o programa por completo.
