O que são fluxos de trabalho automatizados na contabilidade e como eles economizam tempo?
Este post foi patrocinado em parceria com a Intuit.
Os fluxos de trabalho contábeis automatizados são processos baseados em regras que lidam com tarefas financeiras rotineiras, como aprovações de faturas, encaminhamento de despesas e conciliação, sem intervenção manual.
Elas economizam tempo eliminando a entrada repetitiva de dados, reduzindo erros e garantindo que as tarefas passem pelas cadeias de aprovação automaticamente.
Com controles adequados de monitoramento e auditoria, a automação permite que as equipes financeiras se concentrem em análises e estratégias, em vez de processos administrativos.
Principais conclusões
- A automação executa tarefas contábeis repetitivas usando regras predefinidas.
- Reduz o tempo de processamento e os erros manuais nas operações financeiras.
- Libera a equipe para se concentrar em análises em vez de entrada de dados.
O que são fluxos de trabalho automatizados na contabilidade?
Os fluxos de trabalho contábeis automatizados são processos digitais que executam tarefas financeiras de acordo com regras predefinidas. Em vez de inserir dados manualmente, buscar aprovações ou atualizar livros contábeis, o software conclui cada etapa automaticamente com base em gatilhos e condições que você define.
As aplicações comuns incluem processamento de faturas, aprovações de despesas, agendamento de pagamentos, conciliação bancária e procedimentos de fechamento financeiro. Os fluxos de trabalho operam de forma consistente, independentemente do volume de transações, permitindo que as equipes financeiras expandam as operações sem aumentar o número de funcionários administrativos.
Como configurar fluxos de trabalho contábeis automatizados
- Identifique as tarefas de maior volume . Mapeie onde sua equipe gasta a maior parte do tempo em atividades repetitivas e baseadas em regras.
- Defina gatilhos claros . Especifique os eventos que iniciam cada fluxo de trabalho, como o recebimento de uma fatura ou o atingimento de um limite de gastos.
- Defina regras e condições . Descreva claramente os processos de aprovação, os limites de tolerância, os documentos necessários e os formatos de dados.
- Escolha uma ferramenta de automação . Selecione um software que se integre ao seu sistema de contabilidade e seja compatível com as suas regras.
- Configure e teste . Crie o fluxo de trabalho e execute pequenos lotes para verificar erros ou etapas ausentes.
- Implemente com controles . Implemente registros de auditoria, permissões baseadas em funções e caminhos de tratamento de exceções para garantir a supervisão adequada.
- Monitore o desempenho . Acompanhe os tempos de conclusão, as taxas de erro e os gargalos assim que o fluxo de trabalho estiver em funcionamento.
- Aprimore regularmente . Atualize as regras conforme as políticas mudam ou novas fontes de dados são adicionadas.
Diagrama que mostra como os sistemas automatizados são usados para melhorar a eficiência na contabilidade ao longo de todo o processo.
Como o QuickBooks utiliza o processamento automatizado para melhorar a eficiência
Uma empresa de administração de imóveis processa pagamentos de aluguel de mais de 150 inquilinos por mês. Anteriormente, a equipe de contabilidade registrava manualmente cada pagamento no QuickBooks, conferia com a respectiva fatura do inquilino, atualizava o status do pagamento e enviava o recibo por e-mail. Esse processo geralmente levava cerca de 10 minutos por transação.
Após a implementação do QuickBooks Online com feeds bancários automatizados e regras bancárias personalizadas, as transações recebidas fluem diretamente do banco diariamente. Ao usar o QuickBooks Payments, o sistema aplica regras que identificam os pagamentos dos inquilinos usando os detalhes da transação e os associam automaticamente às faturas em aberto corretas. Assim que a equipe financeira revisa e aprova as associações sugeridas, o QuickBooks lança os pagamentos nas contas corretas dos inquilinos e envia os respectivos e-mails de recibo .
Como resultado, os pagamentos mensais de aluguel agora são processados em menos de 90 segundos, em vez de vários minutos. A equipe financeira agora pode dedicar mais tempo à gestão de inadimplências, à análise de tendências de ocupação e à melhoria da previsão de fluxo de caixa, em vez de gastar horas com entrada de dados repetitiva.
Lista de verificação de integração (para seleção de software)
- Conecta-se de forma segura ao seu sistema de contabilidade ou ERP via API ou integração certificada.
- Mapeia campos de dados essenciais (por exemplo, fornecedores, faturas, pagamentos, contas contábeis, centros de custo)
- Suporta lógica condicional (por exemplo, regras "se-então", limites de aprovação, hierarquias de roteamento).
- Fornece controles de acesso baseados em funções e mantém registros de auditoria detalhados.
- Envia alertas para exceções, erros ou itens que exigem revisão manual.
- Permite cadeias de aprovação multiníveis com escalonamento para respostas atrasadas.
- Relatórios sobre métricas de fluxo de trabalho (por exemplo, tempos de processamento, locais de gargalo, taxas de erro)
Boas práticas e armadilhas
- Comece com tarefas de alto volume e que sigam regras consistentes, como aprovações de faturas ou envio de despesas.
- Mantenha as regras simples e documente-as claramente para evitar erros de roteamento.
- Inclua sempre caminhos de tratamento de exceção para itens que não se enquadram nas regras padrão.
- Analise os registros de auditoria regularmente para detectar erros antes que se agravem.
- Não automatize tarefas com alta variabilidade ou que exijam julgamento – a revisão manual pode ser mais segura.
Perguntas frequentes sobre fluxos de trabalho contábeis automatizados
A automação realmente reduz os erros na contabilidade?
Sim, quando configurada corretamente. A automação aplica as regras de forma consistente, o que elimina erros comuns como pagamentos duplicados, números invertidos e etapas de aprovação omitidas. No entanto, se regras incorretas forem definidas, a automação ainda as executará. Portanto, testes rigorosos e monitoramento contínuo são essenciais. Os registros de auditoria também ajudarão você a rastrear e corrigir rapidamente quaisquer problemas que surgirem.
Pequenas empresas podem se beneficiar da automação contábil?
Com certeza. Equipes pequenas frequentemente executam as mesmas tarefas repetitivas que departamentos maiores, como faturamento, conciliação e aprovação de despesas, mas com menos pessoas. A automação reduz significativamente a carga administrativa, encurta os ciclos de pagamento e permite que os funcionários se concentrem no planejamento do fluxo de caixa e no suporte aos negócios, em vez de apenas processar transações.
Como monitorar fluxos de trabalho automatizados para garantir que estejam funcionando corretamente?
Implemente relatórios em painel para monitorar volumes de processamento, tempos de conclusão, taxas de erro e contagens de exceções. Agende revisões regulares dos registros de auditoria para identificar padrões ou anomalias. Configure alertas para transações com falha ou atividades incomuns. Realize verificações pontuais periódicas para comparar as entradas automatizadas com os documentos originais. Atualize as regras prontamente sempre que as políticas ou os relacionamentos com fornecedores mudarem.
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O artigo "O que são fluxos de trabalho automatizados na contabilidade e como eles economizam tempo?" foi publicado originalmente no Digital Trends .
