Evite Estes 6 Erros para Melhor Comunicação por Email e Texto

É tão fácil se comunicar por SMS ou e-mail, mas existem armadilhas das quais você deve estar ciente. Uma vez que tudo o que o destinatário precisa continuar são suas palavras, o mínimo que você pode fazer é evitar o uso de erros comuns de mensagens de texto que muitas pessoas consideram irritantes, se não ofensivos.

Considerando que sua vida pessoal e profissional depende muito de uma comunicação eficaz, ser diplomático o beneficiará de várias maneiras. Aqui estão seis hábitos que você deve evitar ao enviar qualquer mensagem de texto. Alguns desses princípios podem até mesmo se aplicar às suas interações pessoais.

1. Usando Muitos Emojis

Os emojis são divertidos de explorar e muito úteis para expressar rapidamente um sentimento ou reação. No entanto, há um limite para a frequência com que você deve usá-los. Tenha cuidado especial em um ambiente profissional, porque ir muito além de rostos sorridentes pode fazer você parecer imaturo.

Mas vamos ser mais específicos. Ao conversar com colegas, use alguns emojis simples e use-os com moderação.

Ao se dirigir a um cliente, não use nada mais do que um único rosto sorridente por mensagem e apenas se precisar dar ao texto um toque um pouco mais caloroso. Os emojis, quando aplicados corretamente, podem realmente inspirar simpatia.

Trate os conhecidos com o mesmo cuidado. Até que você os conheça bem o suficiente, é melhor manter o mínimo de emojis.

Por outro lado, se você está enviando mensagens de texto para um amigo, há menos pressão. Resolver as mensagens com imagens uns dos outros pode até ser divertido, mas não o tempo todo.

Conheça todos os emojis populares e suas definições . Então você pode criar um jogo de mensagens de texto para seu grupo de amigos usando nada além de emojis. Este é o único uso excessivo apropriado de emojis.

2. Escrevendo em maiúsculas

Aqui está outro mau hábito em que as mensagens de texto entram. A própria aparência de LETRAS MAIÚSCULAS sugere gritos, então ler um e-mail em maiúsculas é chocante para dizer o mínimo. Nunca abuse das letras maiúsculas, especialmente em um contexto profissional.

Garantir que sua mensagem seja calma e clara envia um sinal muito melhor. Mostra que você se preocupa com a experiência de leitura do destinatário e os incentiva a responder da mesma maneira respeitosa.

Mas também temos tendências, como limites alternados. Embora esse padrão tenha um propósito específico (expressar sarcasmo), é muito difícil para os olhos, então evite usá-lo ou qualquer coisa semelhante o máximo possível. Na verdade, um único emoji seria uma escolha muito melhor.

3. Usando expressões irritantes

As palavras podem realmente cortar o caminho errado quando você menos espera. E quando muitas pessoas concordam que frases específicas são ofensivas, é uma boa ideia parar de usá-las. Se você é um gerente ou alguém em uma posição muito social, a última coisa que deseja é afastar as pessoas.

Evite usar expressões como as do vídeo acima ou da lista abaixo. Eles podem parecer inocentes, mas podem parecer humilhantes, passivo-agressivos e francamente irritantes:

• “Com todo o respeito …”
• "Na minha opinião…"
• "Você vai chegar lá …"
• "Você pode fazer melhor do que isso…"
• “É bom senso …”
• "É o que é…"

A lista é infinita, então pode valer a pena examinar mais a fundo a questão das frases irritantes com a ajuda de fontes como Reader's Digest . Desta forma, a composição de textos e emails adequados será mais fácil e rápido.

Mas evitar a ofensa também se resume ao princípio básico de pensar antes de falar, que se aplica a interações escritas tanto quanto qualquer outra coisa. Escrever lhe dá mais tempo e espaço para pensar, portanto, use a oportunidade para cuidar de como você se expressa.

4. Envio de muitas mensagens

Outro aspecto da boa comunicação é encontrar os limites certos. Não espere obter uma resposta imediata, por exemplo. E não exija um também.

Se você estiver com pressa, diga o mais educadamente possível. Se não houver resposta em 24 horas, envie um acompanhamento diplomático ou siga em frente.

Mensagens agressivas são uma grande desvantagem nas interações profissionais, seja com colegas de trabalho ou clientes. Você pode dizer que frases de chamariz claras são fundamentais para as campanhas de marketing, mas isso não significa que deva preencher seus boletins informativos com elas.

Em última análise, lembre-se de que as pessoas têm vidas e pressões próprias, então seja respeitoso e paciente ao escrever seu texto ou e-mail para alguém.

5. Envio de mensagens na hora errada

O tempo também conta como tato. Como já mencionei, você pode acompanhar um e-mail anterior, mas não sobrecarregue o destinatário com várias mensagens novas em um curto espaço de tempo.

Não importa o quão educado você seja, é uma demonstração de impaciência que os afastará. Se você dirige uma empresa, pode perder clientes dessa forma.

Além disso, se você se comunica com outras pessoas por SMS ou WhatsApp, tenha cuidado ao enviar suas mensagens. Você pode estar acordado às seis da manhã, mas nem todo mundo está.

Defina prazos adequados para enviar mensagens de texto, especialmente com pessoas relacionadas ao trabalho. Afinal, incomodá-los tarde da noite pode levá-los a silenciar notificações e perder mensagens importantes subsequentes. O autocontrole é vital para boas habilidades sociais.

Você também pode aproveitar ao máximo as soluções modernas, aprendendo como agendar mensagens de texto com o Mensagens do Google . O Outlook e o Gmail permitem que você faça a mesma coisa com os e-mails. Muitos desses métodos inteligentes podem colocar rapidamente em ordem suas comunicações.

6. Mal estruturando suas mensagens

Juntamente com o conteúdo de uma mensagem, você também precisa ter cuidado ao colocá-la junto. Um grande erro ao escrever qualquer coisa é transformá-lo em um bloco de texto. Em primeiro lugar, desencoraja os leitores à primeira vista. Em segundo lugar, é fácil perder detalhes importantes em todas essas palavras.

Certifique-se de dividir suas mensagens, especialmente as longas, em pedaços menores que são mais fáceis de absorver. Melhor ainda, use marcadores ou uma fonte em negrito para destacar informações importantes.

Em geral, porém, tente ser breve. Um e-mail sem fim não é atraente. Como alternativa, divida-o em mensagens interessantes separadas – mas não envie todas ao mesmo tempo. Para fins profissionais, seja inteligente e planeje suas comunicações com antecedência para obter os melhores resultados.

No entanto, mais uma vez, há um limite para o tamanho de suas mensagens. Ao enviar mensagens de texto, por exemplo, evite o estilo Shatner, que é quando você usa vários textos para formar uma única frase.

É um exemplo extremo, mas uma tendência comum, no entanto. E, a menos que você queira que as pessoas temam suas mensagens, tente torná-las o mais fáceis de receber e ler possível.

Pense e pesquise antes de escrever sua próxima mensagem

As pessoas não conseguem ver seu rosto ou linguagem corporal ao ler suas mensagens, então siga estas dicas para apresentar esses textos da melhor forma possível. Dessa forma, você pode evitar confundir ou até mesmo insultar alguém por engano.

Todos os detalhes são importantes, desde as expressões que você usa até a estrutura do texto. Preocupar-se com a forma como um e-mail ou SMS é transmitido cria boas relações, seja com amigos, colegas ou clientes. Mas uma boa comunicação escrita é apenas uma ferramenta para melhorar suas habilidades de e-mail.