Os 6 melhores softwares de gerenciamento de documentos para empresas

Se você ainda usa meios físicos para manter seus arquivos e papéis, está perdendo muito. O armazenamento físico de arquivos ocupa muito espaço de armazenamento. Você sempre precisa de armários, o que torna a pesquisa e o rastreamento de um arquivo específico bastante desafiador.

Como alternativa, o software de gerenciamento de documentos permite que você gerencie um número ilimitado de arquivos facilmente. Além disso, eles são comparativamente mais seguros e flexíveis, tornando mais fácil para vários membros da equipe trabalharem juntos em um único documento.

Então, vamos descobrir qual software de gerenciamento de documentos você pode usar para gerenciar seus arquivos.

1. Bitrix24

É uma plataforma segura para armazenar seus arquivos pessoais e colaborativos. Mais de 5 milhões de usuários confiam neles em todo o mundo e usam este software para gerenciar seus arquivos.

Ele oferece três tipos diferentes de armazenamento para seus documentos:

• Minha unidade : você pode armazenar seus arquivos pessoais aqui.
• Unidade de grupo : é melhor para a colaboração de alunos e equipes de pequenas empresas.
• Motivação da empresa : esta é a melhor para empresas com vários funcionários.

Além disso, você pode optar por armazenar seus documentos na nuvem ou no armazenamento local, dependendo de suas necessidades. E navegue por vários arquivos digitando seus nomes ou uma breve descrição sobre eles. Eles estão todos salvos na biblioteca de documentos.

Você também pode gostar dos documentos para mantê-los no topo dos resultados da pesquisa para acesso rápido. A ferramenta também permite adicionar comentários aos documentos e manter várias versões do documento com histórico de edição. Isso torna mais fácil rastrear alterações no futuro. Além disso, você também pode usar diferentes aplicativos para editar seu documento.

Por motivos de segurança, o Bitrix24 permite que você bloqueie seu documento clicando no botão de bloqueio. Isso torna o documento inacessível para outras pessoas. O software possui versões gratuitas e pagas. Você pode obter um com base em suas necessidades.

2. Gabinete eFile

Quer você seja um estudante, um pequeno empreiteiro ou tenha uma grande empresa com vários funcionários, você pode usar esta ferramenta para manter e organizar seus dados e arquivos. Ele permite que você pesquise os arquivos apenas digitando seu nome na barra de pesquisa.

Você também pode obter acesso rápido a arquivos específicos, mantendo-os no portfólio e automatizando o fluxo de trabalho com este software, já que ele arquiva automaticamente os documentos que você carrega. Ele permite o armazenamento no local e na nuvem.

Além disso, você não precisa manter seu aplicativo em todos os seus dispositivos. Você pode acessar seus arquivos de qualquer lugar do mundo usando um navegador da web. No entanto, apenas algumas pessoas com uma senha podem acessar os dados para fins de segurança. As permissões são concedidas aos funcionários com base em suas funções.

Todos os arquivos compartilhados são criptografados e você precisa passar pela autenticação de dois fatores . Para maior comodidade, você também pode definir a autenticação baseada em IP ou localização.

Além disso, se é uma empresa ou empresário a solo, ficaria feliz em saber que este software também permite a assinatura de contratos. Para facilitar seu trabalho, você pode integrar o software com aplicativos de terceiros, como DocuSign, Salesforce e Microsoft Office.

3. Google Drive

Com mais de 1 bilhão de usuários ativos por mês e 6 milhões de usuários pagos, o Google é até agora a solução de armazenamento de arquivos mais popular. As pessoas o usam para armazenamento de arquivos pessoais, da equipe e da empresa.

Ele permite uma integração perfeita com aplicativos baseados em nuvem. Além disso, ele oferece suporte a vários formatos, para que você possa armazenar seu arquivo sem alterar o tipo – por exemplo, PDF, Word e outros. Pesquisar documentos em seu Google Drive também é conveniente. Basta digitar o nome e pronto!

Ele fornece espaço compartilhado para os membros da equipe. Ainda assim, os dados permanecem inacessíveis para estranhos por causa de seu recurso Data Loss Prevention (DLP).

O software permite que você salve seus documentos e também os crie, visualize e edite. Além disso, se você editar esses documentos usando esta ferramenta, ela manterá o histórico das alterações feitas. Dessa forma, você não precisa manter várias versões do arquivo. Eles estão todos armazenados em um documento.

O Google Drive oferece armazenamento gratuito de até 15 GB para todos os seus usuários. Se precisar de mais armazenamento do que isso, você precisará obter um plano premium.

4. Confluência

Esta é outra excelente ferramenta de compartilhamento de arquivos baseada em nuvem que permite manter e organizar seus arquivos. Mais de 130.000 usuários em todo o mundo confiam nesta plataforma com seus documentos e arquivos.

Você pode organizar seus documentos de duas maneiras com este software:

• Páginas : você pode criar e editar páginas e discuti-las com seus funcionários.
• Espaços : todas as suas páginas são armazenadas aqui. Quer sejam para indivíduos, membros da equipe ou outros projetos.

Esta ferramenta oferece recursos avançados para pesquisar e recuperar seus documentos, mais de 75 modelos personalizáveis ​​e recursos de comentário e edição. Além disso, se alguém na equipe atribuir uma tarefa a outro membro da equipe, eles serão notificados sobre ações pontuais.

Além disso, você pode controlar as permissões dos documentos e gerenciar quem pode acessá-los na equipe. É gratuito para até 10 usuários. Para qualquer coisa acima disso, você precisará comprar sua versão premium.

5. SharePoint Online

Com mais de 190 milhões de pessoas acessando os recursos do SharePoint Online, é uma ferramenta da Microsoft que permite organizar documentos, equipes e fluxo de trabalho.

Além de armazenar seus arquivos, você pode criar e editar documentos usando esta ferramenta e usá-la para colaborar com vários membros da equipe. Permite atualizar os metadados dos arquivos, possibilitando uma busca rápida.

Dessa forma, se você esquecer um nome de arquivo ou tiver vários arquivos com quase o mesmo nome, poderá localizar o documento apenas digitando algumas palavras escritas nos metadados. A ferramenta também está disponível para aplicativos móveis. No entanto, você precisa obter uma assinatura de $ 5 por mês para usá-lo.

6. Rastreador de papel

Outro software de gerenciamento de documentos da lista é o Paper Tracer. É feito para pequenas, médias e empresas de nível empresarial.

Ele ajuda a automatizar seus contratos, digitalizar documentos e rastrear e relatar todos os arquivos salvos. Além disso, é compatível com HIPAA, o que significa que segue a lei de segurança e evita qualquer vazamento de dados. Ele também fornece um recurso de assinatura eletrônica. Portanto, é uma ótima ferramenta para a área de saúde, jurídica ou qualquer empresa que conclui projetos por contrato.

O software oferece soluções de fluxo de trabalho de ponta a ponta e oferece implementação baseada em nuvem. É uma boa ferramenta para pequenas empresas com até 10 funcionários e empresas de médio porte com 100 funcionários ou mais.

Escolha o seu software de gerenciamento de documentos

Se você ainda armazena seus arquivos fisicamente e passa por todos os problemas, é hora de parar.

A lista oferece vários softwares com bastante armazenamento gratuito. Comece com eles e torne mais fácil manter, organizar e gerenciar seus arquivos com a colaboração de vários membros da equipe.