Como criar uma caixa de correio pega-tudo no Office 365

Se você não estiver familiarizado com o termo caixa de correio pega-tudo , é um endereço de e-mail onde você pode receber e-mails enviados para endereços de e-mail inválidos que têm o seu nome de domínio.

Para tornar isso mais prático, suponha que seu endereço de e-mail seja [email protected] e, por algum motivo, seu cliente envie um e-mail para [email protected] . Esse erro faria com que o e-mail fosse devolvido ao remetente. Mas ter uma caixa de correio pega-tudo configurada permite que essas mensagens sejam entregues a uma caixa de entrada dedicada que você pode acessar.

Vejamos como você pode criar uma caixa de correio pega-tudo no Office 365.

Office 365 e a opção “Catch-All Mailbox”

Entre muitos clientes do Office 365, a caixa de correio pega-tudo é um recurso viral, principalmente porque evita a perda de informações relacionadas aos negócios quando erros de digitação são feitos em endereços de e-mail. Infelizmente, a Microsoft não tem suporte direto, provavelmente porque pode causar brechas para emails de spam que sobrecarregam os sistemas de email do Office 365.

Mas há uma maneira de contornar essa advertência e pretendemos informá-lo. No entanto, você deve ter em mente que as caixas de correio "pega-tudo" funcionam apenas para emails enviados de domínios externos. Dito isso, aqui estão as instruções passo a passo para criar uma caixa de correio pega-tudo.

Configuração de uma caixa de correio pega-tudo

Para implementar a configuração de caixa de correio pega-tudo no ambiente do Exchange Online, propomos três recursos simples:

• O Grupo Dinâmico de Distribuição
• Uma caixa de correio compartilhada
• Uma regra de transporte do Exchange Online

Por último, você precisará de uma nova regra de transporte para o Exchange Online. Essa regra será responsável por implementar os termos em que a caixa de correio pega-tudo opera.

Etapa 1: Criação de um grupo dinâmico de distribuição

A primeira etapa envolve a criação de um grupo dinâmico de distribuição. Este grupo de distribuição lista todos os endereços de email do Office 365 da sua organização para receber emails de domínios externos. Para criar um grupo dinâmico de distribuição, aqui estão as etapas a seguir.

1. Vá para o Portal do Office 365 > Mostrar tudo > Exchange . Clicar em Exchange o redirecionará para o painel de administração do Exchange.

2. No painel Exchange, selecione Destinatários> Grupos .
3. Depois de fazer isso, encontre um sinal de + em um menu suspenso Novo Grupo do Office 365 e selecione Grupo de distribuição dinâmico.

4. Em seguida, vá para Destinatários > Grupos> Grupo de distribuição dinâmico . Isso deve abrir um novo campo que exigirá que você insira alguns detalhes. As informações obrigatórias são o nome de exibição, o alias e os membros . Você pode usar o mesmo nome para os dois primeiros.
5. Para adicionar membros, selecione Todos os tipos de destinatários e clique em Salvar .

Agora, você criou oficialmente seu grupo dinâmico de distribuição; agora, você precisa configurar uma caixa de correio compartilhada.

Etapa 2: Configurando uma caixa de correio compartilhada

A segunda etapa da configuração é uma caixa de correio compartilhada. Como uma organização tem muitos destinatários, é necessário um espaço compartilhado para que eles vejam os emails que chegam pela caixa de correio pega-tudo. Este espaço é denominado caixa de correio compartilhada. Veja como proceder para configurá-lo:

1. Vá para Portal do Office 365 > Grupos > Caixas de correio compartilhadas > + para criar uma nova caixa de correio compartilhada.

2. Em seguida, vá para Portal do Office 365 > Grupos > Caixas de correio compartilhadas e adicione uma caixa de correio compartilhada. Aqui, adicione seu nome de domínio e endereço de e -mail do administrador e clique em Adicionar .
3. Na guia exibida, clique em Próximas etapas e selecione Adicionar membros a esta caixa de correio . Clique nele e adicione usuários que estarão na caixa de correio compartilhada. Use seus grupos dinâmicos aqui.

4. Depois de adicionar todos os membros, clique em Salvar e pronto. Sua caixa de correio está configurada. Agora, o que resta entre você e sua caixa de correio pega-tudo é a Regra de Transporte do Exchange Online .

Etapa 3: Criando a regra de transporte do Exchange Online

Agora você tem sua caixa de correio compartilhada com a lista dinâmica de pessoas que deseja nela; é hora de criar regras para tudo, usando as etapas a seguir.

1. Vá para o menu de navegação e selecione Mostrar tudo > Troca > Fluxo de e-mail > Domínios aceitos .
2. Ela escolhe Portal do Office 365 > Mostrar todos > Troca > Fluxo de mensagens > Domínio aceito > Relés internos.
3. Certifique-se de selecionar Relés internos em seus domínios. Esta é uma etapa crucial porque é o que faz sua regra de transporte funcionar. Portanto, não pule esta etapa.

4. Em seguida, volte ao painel de navegação e clique em Fluxo de mensagens > Regras > + > Criar nova regra e nomeie sua nova regra Pega-tudo . Agora, você precisa criar critérios de aplicação.
5. Vá para se o remetente estiver localizado e selecione Fora da organização.

6. Então, finalmente, escolha Faça o seguinte > Redirecione a mensagem para e escolha CatchAll. Com isso, você terá oficialmente conseguido criar sua caixa de correio pega-tudo.

Como funciona o ambiente do Exchange Online (autoritativo vs. retransmissão interna)

Sempre que um nome de domínio público é registrado no Office 365, o domínio é considerado um Domínio Aceito . O servidor Exchange Online se percebe como a única autoridade no nome de domínio público registrado.

Portanto, se você tentar enviar um email do domínio público registrado, o Exchange Online Server irá percorrer a Lista de Endereços Global (GAL) procurando o endereço do destinatário. Se o endereço existir, a mensagem será entregue ao seu destino. No entanto, caso detecte que o endereço não existe na GAL, o remetente receberá uma mensagem informando que o destinatário não existe.

Para resolver este problema, você deve alterar o nome de domínio registrado do padrão Autoritativo para Retransmissão Interna. Nesse caso, se o remetente enviar um email para um destinatário não existente, o Exchange Online saberá encaminhar a mensagem para 'outra infraestrutura de email' em vez de enviar uma mensagem de erro ao remetente. Se você registrou mais de um nome de domínio público para sua organização, terá que alterar cada configuração de domínio de Autoritativo para retransmissão interna separadamente.

Como mencionamos anteriormente, o Exchange Online não oferece suporte ao recurso de caixa de correio pega-tudo por padrão. Isso significa que você terá que usar o método que descrevemos para você. Existem também outros métodos, como código. Porém, nem todo mundo conhece suas linguagens de programação, então achamos que é mais fácil para você se limitar às coisas mais simples.

Existe uma desvantagem em usar uma caixa de correio pega-tudo?

Pode haver um risco ou dois em usar uma caixa de correio pega-tudo no Office 365. O mais óbvio desses riscos é que essa caixa de correio pode permitir ataques de phishing em potencial no sistema de email e nas contas anexadas a ela.

Por exemplo, fontes externas podem direcionar nomes de contas conhecidas dentro de uma organização e direcionar emails com intenções maliciosas para essas caixas de entrada. Como os emails serão direcionados automaticamente para essas contas em vez de serem descartados, isso representaria um risco de segurança significativo, resultando no envio de informações confidenciais para fora da organização sem o conhecimento do proprietário da conta.

Não perca mais seus e-mails

Nunca é demais enfatizar a importância de ter uma caixa de correio pega-tudo configurada para sua organização. Essas caixas de correio são os botes salva-vidas de endereços de e-mail com erros ortográficos ou digitados incorretamente. Cortesia deles, você pode se despedir de estar perdendo e-mails importantes por causa de pequenos erros cometidos em endereços de e-mail registrados em seu domínio.

Como todo barco salva-vidas que pode virar de um buraco que deixa entrar muita água, as caixas de correio pega-tudo também podem ir para o sul com as muitas mensagens de spam que deixam entrar. Portanto, considere suas opções e prepare-se antes de decidir configurar um todas as caixas de correio da sua organização.