Como melhorar sua produtividade usando comunicação assíncrona
Fazer com que seu local de trabalho se comunique em sincronia, onde os membros da equipe precisam colaborar em tempo real, tanto física quanto virtualmente, pode parecer a opção mais conveniente.
No entanto, mensagens constantes e expectativas crescentes de respostas imediatas criam inúmeras oportunidades para interrupções. Voltar à tarefa original após uma dúzia de distrações reduz significativamente a produtividade.
Neste artigo, vamos explorar como você pode aproveitar a comunicação assíncrona para um local de trabalho mais produtivo.
As desvantagens da comunicação síncrona
A comunicação síncrona ocorre quando duas ou mais pessoas conversam ao mesmo tempo (com a expectativa de respostas imediatas), por exemplo, reuniões presenciais, chats de vídeo, chamadas telefônicas, conversas em tempo real via plataformas de comunicação como Slack, etc.
Por padrão, esse tipo de comunicação prioriza a prontidão em vez de respostas completas. E muitos locais de trabalho associam respostas instantâneas a colaboração produtiva. No entanto, essa pode não ser a maneira mais eficaz de se comunicar, a menos que você esteja trabalhando em um assunto urgente.
Mas isso não é tudo. Você também terá que lidar com:
- O estresse de encontrar horas sobrepostas para suas equipes remotas trabalhando em fusos horários diferentes para se comunicarem em tempo real.
- A perda de produtividade devido a interrupções constantes, com os funcionários sendo esperados a abandonar suas tarefas para responder às mensagens imediatamente.
- Uma maior probabilidade de mudança de contexto e uma perda mais profunda de produtividade.
- O afluxo de notificações levando a mais interrupções no local de trabalho que podem fazer você perder até 6 horas por dia .
Felizmente, você pode usar a comunicação assíncrona para melhorar sua produtividade.
O que é comunicação assíncrona?
Em contraste com a comunicação síncrona, a comunicação assíncrona ocorre quando as conversas não acontecem em tempo real; não há pressão ou expectativa de uma resposta instantânea.
Com esse tipo de comunicação, o destinatário pode avaliar as informações e fornecer uma resposta mais completa. Pense em comentários em um wiki interno ou em e-mails. Então, por que você deve considerar a comunicação assíncrona?
- A comunicação assíncrona permite que você entre em um estado de fluxo para produzir seu melhor trabalho, uma vez que reduz o número de interações.
- Ele define um ambiente que promove conversas inclusivas e produtivas. Por exemplo, ajuda a evitar que os membros da equipe que são oradores públicos mais talentosos ofusquem seus colegas introvertidos durante sessões de brainstorming em tempo real. Você pode aumentar ainda mais a colaboração de sua equipe com reuniões silenciosas .
- A comunicação assíncrona é mais confortável em organizações que adotam modelos de trabalho híbridos ou totalmente remotos. Ele elimina o incômodo de encontrar horas sobrepostas para que os membros da equipe em fusos horários diferentes tenham reuniões.
- Há menos estresse com a comunicação assíncrona devido a expectativas menores de responder às mensagens instantaneamente ou estar online o tempo todo.
- Como a comunicação assíncrona ocorre principalmente por escrito, ela fornece registros melhores que você pode usar para referência futura.
Quando usar comunicação assíncrona sobre comunicação síncrona
Agora, vale a pena mencionar que a comunicação síncrona não é inerentemente ruim. Haverá casos em que você precisará, como resoluções de conflitos, reuniões que exigem muita deliberação ou quando você precisar discutir informações confidenciais.
Ambos os tipos de comunicação têm suas vantagens e desafios. No entanto, aqui estão alguns casos em que a comunicação assíncrona facilmente assume a liderança e pode torná-lo muito mais produtivo:
- Atualizações semanais da equipe
- Relatório de status do projeto
- Revisões de projetos
- Anúncios não urgentes
- Para fornecer contexto antes das reuniões em tempo real
- Ao colaborar com colegas em fusos horários diferentes, etc.
Como Utilizar Comunicação Assíncrona
É importante observar que favorecer a comunicação assíncrona não significa dar às pessoas a margem de manobra para demorar muito para responder. Portanto, para que funcione, você precisará definir expectativas adequadas sobre quando receber feedback, por exemplo, dentro de 24 horas.
Em segundo lugar, como a comunicação assíncrona depende fortemente de texto escrito, sua mensagem precisa ser concisa, de forma que você não precise de um acompanhamento contínuo.
Por último, como você pode usar a maioria das ferramentas digitais de forma síncrona e assíncrona, aproveitar o último se resume a apertar o botão de escape nas expectativas de respostas instantâneas, exceto para discussões urgentes.
Dito isso, aqui estão algumas ferramentas para ajudá-lo a alavancar a comunicação assíncrona:
1. Wiki interno
O wiki interno de sua empresa é um espaço digital que suas equipes podem usar para compartilhar, encontrar e armazenar informações importantes. Configurar um wiki interno ajuda a construir uma base de conhecimento que suas equipes podem acessar rapidamente sempre que houver uma atualização ou quando tiverem uma dúvida, em vez de preencher seus calendários com reuniões em tempo real.
Você pode usar um software wiki interno como o Guru para uma experiência descomplicada. Essa ferramenta amigável oferece suporte à integração com outro software, facilitando a importação de conteúdo existente ou a criação e edição de novo conteúdo, como a missão, senhas e recursos educacionais de sua empresa em seu wiki interno.
Download: Guru para Android |iOS (grátis, versão premium disponível)
2. Ferramentas de comunicação no local de trabalho
Embora muitas pessoas normalmente usem ferramentas de comunicação interna no local de trabalho, como o Slack, para mensagens instantâneas, você também pode usá-las para comunicação assíncrona.
Você pode personalizar suas notificações do Slack e definir um bloco de tempo, por exemplo, durante o intervalo do almoço, para ler e responder a mensagens não urgentes para que você possa se concentrar melhor durante as horas produtivas do dia.
Para organizar suas conversas e obter uma melhor documentação, você também pode criar canais do Slack para projetos ou tópicos específicos, como anúncios.
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3. Ferramentas de gerenciamento de projetos
Plataformas de gerenciamento de projetos como o Asana permitem que você crie tarefas, atribua-as a membros da equipe, defina prazos e monitore o progresso.
Eles também fornecem um espaço dedicado para adotar a comunicação assíncrona e aumentar a colaboração. Assim como o wiki interno de uma organização, você pode usar o Asana para fornecer feedback ou deixar comentários para acesso rápido e referência futura.
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4. Ferramentas de vídeo
Pode ser mais conveniente e menos demorado gravar um vídeo quando você deseja transmitir muitas informações para suas equipes do que escrever um longo trecho de texto.
Felizmente, você pode usar ferramentas de vídeo como o Vimeo para criar, gerenciar e compartilhar seus vídeos sobre atualizações semanais da equipe ou instruções em um local central como seu wiki interno para melhor acessibilidade.
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Permanecendo em sincronia com a comunicação assíncrona
Ficar em sincronia com os membros de sua equipe e ser produtivo não significa necessariamente quantas mensagens você envia e responde em um determinado dia.
Em vez disso, em um mundo tecnologicamente avançado com notificações intermináveis e outras distrações, priorizar a comunicação assíncrona pode criar um espaço para respostas e colaboração mais completas.
