Como otimizar sua lista de tarefas para ser mais eficiente
Uma lista de tarefas é uma parte essencial para se manter organizado e, em essência, é uma lista de tarefas que você precisa concluir. Parece simples, certo? No entanto, de muitas maneiras, sua lista de tarefas pode estar causando estresse e tornando-o menos produtivo.
Felizmente, existem algumas maneiras experimentadas e testadas de otimizar sua lista de tarefas para evitar que isso aconteça.
Mantenha sua lista de tarefas curta
Se sua lista de tarefas tiver mais de 10 itens por vez, provavelmente é muito longa. Ter uma longa lista de tarefas a serem concluídas pode fazer você se sentir estressado e levar à procrastinação. Isso ocorre porque cria a impressão de que há muito a ser feito e que vai exigir muito esforço para que tudo seja feito.
Para evitar isso, você pode condensar sua lista de tarefas para que pareça mais gerenciável e você terá uma sensação de realização quando riscar as coisas. Você pode fazer isso sendo rigoroso sobre o que acontece e evitando enchê-lo desnecessariamente. Estas são algumas coisas que podem não pertencer à sua lista de tarefas pendentes.
- É tarefa de outra pessoa completar.
- Já está em sua agenda ou registrado em outro lugar.
- É uma de suas responsabilidades diárias, por exemplo, verificar e-mails.
- Faz parte de outra tarefa que já está na sua lista.
Você verá que, se algumas dessas coisas estiverem em sua agenda, elas apenas aumentarão sua carga de trabalho e farão com que sua carga de trabalho pareça maior do que realmente precisa ser. Remova-os, designe-os em outro lugar, se necessário, e suas atribuições parecerão muito acessíveis.
Divida sua lista de tarefas em temas
Você também pode categorizar suas tarefas em temas ou ações. Todoist é um aplicativo digital de lista de tarefas que permite que você crie etiquetas com códigos de cores, o que pode manter sua tela livre de bagunça. Para criar um rótulo, tudo que você precisa fazer é:
- No menu Abrir , clique no sinal de mais ao lado de Rótulos .
- Quando a janela Novo rótulo for aberta, digite o nome que você deseja que seu rótulo seja, por exemplo, “E-mail” ou “Contato”.
- Escolha a cor que deseja associar a ele.
- Clique em Adicionar .
Como alternativa, se os rótulos não forem sua praia, você pode usar a função de seção de Todoist para obter o mesmo resultado:
- Na página da caixa de entrada de Todoist, passe o cursor na parte inferior da lista.
- Quando o botão Adicionar seção aparecer, clique nele.
- Onde está escrito Nomeie esta seção , digite como deseja que a seção seja chamada.
- Clique em Adicionar seção .
Você pode criar quantos rótulos ou seções quiser, mas tente mantê-los no mínimo. Depois de configurar qualquer uma dessas opções de categorização, você pode começar a adicionar suas tarefas clicando no sinal de adição ou Adicionar tarefa .
Se desejar um layout um pouco mais simples, o Microsoft To Do permite criar várias listas que podem servir como temas ou ações, clicando em Nova lista na barra de ferramentas. Basta nomear a lista e você pode começar a dividir suas tarefas conforme necessário.
O bloqueio de tempo torna sua lista de tarefas mais gerenciável
Você pode pensar que usar uma lista de tarefas é proativo por si só, mas se for feita de demandas de outras pessoas que surgem ao longo do dia, você pode estar trabalhando de forma reativa. Isso pode levar ao gerenciamento de tarefas desorganizado e a uma lista que não atende às suas necessidades.
O bloqueio de tempo é essencial se você deseja ficar em dia com seu trabalho e manter a eficiência. Tente dedicar de 15 a 20 minutos para criar sua lista de tarefas no início do dia ou, se seu trabalho for reativo por natureza, você pode bloquear o tempo em dois ou três intervalos.
Para certificar-se de que você se compromete com isso, coloque um compromisso em seu Outlook ou calendário do Google para evitar pular esta etapa. Você economizará tempo a longo prazo e poderá tomar outras medidas para otimizar sua lista de tarefas pendentes.
Priorizando Suas Tarefas
A simples criação de uma lista de tarefas não dá uma boa indicação de quando você precisa terminar as coisas ou o nível de urgência associado a elas. Embora seja possível classificar mentalmente a importância de suas tarefas, isso pode abri-lo para uma complexidade heterogênea.
A complexidade heterogênea é onde você escolhe a tarefa que leva menos tempo, porque lhe dá um rápido impulso psicológico de que você alcançou algo. Infelizmente, isso significa que você pode acabar negligenciando as funções que demoram mais, independentemente de sua importância. Além disso, devido ao modo como nossas mentes funcionam, você pode ver os itens no topo como prioritários, mesmo que não tenham.
O método MoSCoW pode ajudá-lo a priorizar sua lista de tarefas usando quatro categorias, que são:
- Deve ter
- Deveria
- Poderia ter
- Não vai ter
E é especialmente útil para gerenciamento de projetos, onde você tem uma série de etapas a serem concluídas dentro de um determinado período de tempo.
Se isso não atender às suas necessidades, você pode optar pela Matriz de Eisenhower , que divide sua lista de tarefas em um formato de grade com quatro seções. A linha superior é para tarefas “importantes” e a linha inferior é para tarefas “não importantes”. Em conjunto com isso, a coluna da esquerda é intitulada “urgente”, e a coluna da direita é “não urgente”.
Para ambas as abordagens, o Trello oferece o maior potencial em termos de formatação de sua lista de tarefas, porque permite categorizar suas tarefas em quadros. Da mesma forma, Padlet tem vários modelos predefinidos que permitem criar placas e organizar como você achar melhor.
Eficiência alcançada
As listas de tarefas são realmente úteis para rastrear seu trabalho e mantê-lo responsável, mas também estão abertas a muitos problemas que podem atrasá-lo e criar todos os tipos de preconceitos. Eles ainda requerem alguma supervisão estratégica para funcionar bem.
Com as dicas mencionadas acima, você pode começar a experimentar diferentes técnicas de tamanho e otimizar sua lista de tarefas para atingir seu potencial. Apenas lembre-se: ao gastar um pouco mais de tempo no aperfeiçoamento de sua lista de tarefas, você pode aumentar sua eficiência e aprimorar sua produção de trabalho mais adiante.
Experimente e veja o que funciona para você.
