Como automatizar facilmente suas tarefas: 5 ferramentas úteis
Você passa horas fazendo tarefas diárias em seu local de trabalho. Você acha que essa é a parte do seu trabalho. Mas e se isso pudesse ser feito por conta própria e você pudesse investir seu tempo essencial no pensamento criativo ou na solução de outros problemas importantes? Não seria ótimo?
A solução definitiva para esse problema é a automação de tarefas. Vamos descobrir quais tarefas diárias você pode automatizar, seu processo e quais ferramentas podem ajudar.
Quais tipos de tarefas devem ser automatizadas
Você deve automatizar todas as tarefas rotineiras que realiza diariamente que consomem uma quantidade considerável de seu tempo, mas não necessariamente adicionam algo valioso ao seu trabalho.
Aqui estão alguns exemplos de tarefas que você pode automatizar. Anote aqueles incluídos em sua lista de tarefas.
1. Agendamento de compromissos
Uma das maiores perdas de tempo e não agregar valor é o agendamento de consultas. Portanto, pare de conversar com seus clientes para descobrir o melhor momento para vocês dois. Em vez disso, abra alguns slots em sua agenda e compartilhe a lista com eles.
Dessa forma, você pode riscar todas as tarefas de agendamento de sua lista de tarefas e ainda conseguir os compromissos na hora certa. As ferramentas de automação podem ajudá-lo na integração de aplicativos e calendários de agendamento.
2. Tarefas enfadonhas
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Muitas tarefas não requerem nenhum pensamento de ordem superior. Como classificar e responder a e-mails, backup de dados, faturamento e cobrança, atendimento ao cliente e engajamento, atualização de informações de contato, etc.
Portanto, em vez de adicioná-los à sua lista de tarefas todos os dias, considere automatizá-los. E veja quanto tempo você disponibiliza para si mesmo.
3. Transferência de informações entre vários aplicativos
Nenhum local de trabalho está livre dessa tarefa. Você sempre precisa de dados e, em seguida, precisa transferi-los de um aplicativo para outro. Mas seja inteligente, não perca tempo copiando e colando ou importando e exportando toneladas de dados que chegam a você regularmente de maneiras diferentes. Automatize esta ação.
4. Tarefas que consomem seu tempo essencial
Além de definir agendas, enviar e-mails e faturas, transferir dados e outros, vem outra tarefa que realmente parece importante – postagem em mídia social. Você com certeza precisa promover sua marca e se envolver com seu público e, portanto, permanecer ativo nessas plataformas.
Mas, pode custar-lhe tempo, pois você acaba no ciclo infinitamente repetido de gostar, comentar e compartilhar. Portanto, automatize essa tarefa extremamente demorada.
5 etapas para a automação de tarefas
A lista de automação de suas tarefas pode ser interminável. E às vezes pode até depender do tipo de trabalho que você faz, então não podemos cobrir todos aqui.
Ainda assim, queremos tornar a ideia toda mais fácil para você seguir. Então, aqui está o processo de automação de tarefas.
Etapa 1: anote as tarefas diárias
Ao fazer uma lista das tarefas que você deve automatizar, comece por:
- Anotar as tarefas que você realiza diariamente.
- Liste o tempo que você gasta em cada tarefa.
- Adicione a frequência de quantas vezes você precisa realizar essas tarefas – por hora, dia, semana, mês, ano, etc.
Assim que terminar. Verifique em qual das seguintes categorias eles se enquadram. São as tarefas que são:
- Realizado regularmente ou em um cronograma?
- É chato e pode ser feito sem nenhum pensamento de ordem superior?
- Transferindo informações dentro de aplicativos?
- Consumindo o tempo essencial que você pode investir em projetos valiosos?
Depois de listar todos eles, escolha aqueles que você realmente acha que deveriam ser automatizados de agora em diante.
Etapa 2: Pesquisa
A próxima etapa inclui pesquisar as ferramentas certas que você pode usar para automatizar suas tarefas. Baseie sua pesquisa em suas necessidades e orçamento atuais. Por exemplo, se você é um solopreneur, não precisa de uma ferramenta de automação feita para empresas. Portanto, escolha de acordo.
Etapa 3: Descubra o novo fluxo de trabalho
Depois de escolher qual ferramenta você usará para automatizar suas tarefas, encontre um novo sistema de fluxo de trabalho que funcione para você e descreva como as coisas irão evoluir de agora em diante. Certifique-se de que todos na equipe saibam sobre as novas mudanças para que tudo funcione perfeitamente.
Por exemplo, você pode descrever para sua equipe como agendar reuniões a partir de agora:
1. Crie seu perfil no Calendly e vá para a página inicial.
2. Agende a nova reunião clicando em Criar .
3. Selecione a duração da sua reunião no menu à esquerda.
4. Selecione a disponibilidade de tempo adicionando slots diferentes.
5. Publique sua reunião clicando no botão Avançar .
6. Copie o link da reunião desta página.
7. Adicione o link do seu e-mail para o cliente.
Uma vez que todos na equipe estejam confortáveis com o processo, eles podem riscar o agendamento de reuniões regulares de sua lista de tarefas diárias para cada cliente. Eles podem simplesmente compartilhar o mesmo link de reunião / evento com todos eles. Com base na quantidade de slots ocupados, pode-se optar pelos gratuitos.
Etapa 4: execute o plano
Assim que estiver tudo pronto, implemente seu novo plano de forma eficaz. É provável que você tenha várias tarefas para automatizar e seu plano possa ter se tornado um pouco mais complexo do que você pensava. Nesse caso, peça ajuda ao seu departamento de TI para criar e executar seu novo plano com a ferramenta de automação que você selecionou.
Etapa 5: avaliar e testar
Depois de automatizar as tarefas necessárias, teste a suavidade do novo plano de fluxo de trabalho. Descobrir:
- A eficácia das tarefas realizadas.
- Seu impacto na produtividade dos funcionários ou membros da equipe .
- Todos estão confortáveis com o uso das novas ferramentas?
- O tempo economizado tem algum efeito no incremento de sua receita? (Este é para empreendedores, freelancers e empreiteiros.)
5 ferramentas para automatizar suas tarefas
Aqui estão algumas ótimas ferramentas de automação com seus breves detalhes para economizar seu tempo de pesquisa depois de listar as tarefas a serem automatizadas.
1. Zapier
É uma solução de software de automação popular que permite a integração de diferentes softwares. Você pode transportar os dados de uma ferramenta para outra combinando seus aplicativos do dia a dia como Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp, etc.
Com esta ferramenta, você pode automatizar milhares de tarefas como tweetar todas as suas postagens no blog, salvar anexos do Gmail no Google Drive, fazer backup de todos os seus arquivos G-drive no Dropbox e muito mais.
2. IFTTT
Esta ferramenta é como o Zapier quando se trata de automação. Ele ajuda você a transferir dados entre diferentes aplicativos e realizar outras tarefas ditas. Mas a versão gratuita do IFTTT é melhor do que a do Zapier.
Enquanto o último software leva pelo menos 10-15 minutos para fazer as coisas acontecerem, o IFTTT executa uma ação instantânea assim que o gatilho é acionado.
Mas a desvantagem dessa ferramenta é que ela só é boa para empresas individuais. Eles não têm versões para equipes ou vários funcionários. E se essa for sua exigência, vá com Zapier. Você pode usá-lo para definir ações entre vários softwares com base na versão paga que você está usando.
3. Buffer
É uma ótima ferramenta quando se trata de automatizar e gerenciar suas postagens de mídia social. Eles oferecem excelentes opções de agendamento e são recomendados pelas principais marcas.
4. LeadFormly
Se você deseja lidar com milhares de leads sem recrutar uma equipe de vendas completa, considere o LeadFormly. Ajuda você a automatizar seu processo de vendas, aumentar sua taxa de conversão, segmentar seus leads diretamente da página da web.
Dessa forma, você só pode se concentrar em fechar negócios, em vez de perder tempo nos processos iniciais de lead.
5. Calendamente
Esta é outra ferramenta de automação simples para pequenas empresas. Ajuda você a marcar compromissos, organizar reuniões e chamadas telefônicas, etc.
Para fazer isso funcionar, tudo o que você precisa fazer é definir suas preferências de disponibilidade no Calendly e adicionar o link no e-mail de convite da reunião. Seus clientes podem então escolher o horário que mais atenderá às suas necessidades nessa lista. Por fim, o horário que eles escolherem será programado automaticamente em sua agenda e você será notificado de acordo.
Automatize suas tarefas de rotina agora
Pare de gastar horas em tarefas essenciais, mas monótonas.
Reserve algum tempo para automatizar todas essas tarefas, navegue pelas categorias que acabou de ler, pesquise as ferramentas que podem ajudar e economize várias horas diárias.
