5 maneiras pelas quais a automação pode aumentar sua produtividade

Você pode notar que sua produtividade parece diminuir, pois você continuamente tem dificuldade em encontrar tempo para concluir mais trabalhos. Isso ocorre porque você pode estar gastando uma quantidade significativa de tempo em tarefas recorrentes, como responder a e-mails ou fazer backup de dados.

No entanto, o tempo é um recurso limitado e você tem apenas 24 horas para gastar por dia. A melhor maneira de maximizar seu tempo e aumentar sua produtividade é automatizar tarefas rotineiras e repetitivas.

O que é automação e quais são seus benefícios?

Automação descreve o uso de tecnologia para lidar com tarefas demoradas ou repetitivas para minimizar esforços manuais. Ao automatizar tarefas redundantes, você pode economizar tempo e se concentrar em outras atividades geradoras de receita.

A automação também reduz o erro humano, melhora a eficiência operacional, aumenta a escalabilidade e economiza dinheiro. Então, como você pode aproveitar o potencial da automação em suas atividades do dia a dia? Aqui estão algumas ideias de automação de fluxo de trabalho que você pode usar agora:

1. Acelere o processamento de e-mail

Lidar com e-mails pode ser uma tarefa árdua e demorada se você não encontrar um sistema para gerenciá-los bem. Isso porque você provavelmente recebe uma tonelada de e-mails todos os dias que requerem sua atenção. Além disso, se você deseja expandir seus negócios, deve responder prontamente às perguntas por e-mail de clientes em potencial.

Respostas automáticas por e-mail

A boa notícia é que você pode automatizar alguns processos para ficar menos tempo na caixa de entrada. Por exemplo, você pode criar um modelo usando dados de seu formulário de contato baseado na web ou usar esses criadores de modelos de e-mail gratuitos, para que não precise escrevê-los do zero o tempo todo. Você também pode usar os recursos de resposta automática integrados nos serviços de e-mail, por exemplo, a opção Acompanhar no Outlook para rastrear e responder aos e-mails.

Como alternativa, você pode usar um serviço frio de e-mail e mala direta como o GMass para personalizar, programar ou enviar campanhas de marketing e e-mails frios para clientes em potencial e fazer o acompanhamento automaticamente.

Organize Seus Emails

Apostamos que você recebe inúmeros e-mails diariamente de colegas, familiares e amigos, outras empresas, etc. Quando isso acontece, pode ser um desafio separar e-mails importantes do lixo. Mas você pode automatizar a movimentação de e-mails de uma pasta para outra para lidar com a desordem. Você pode usar “filtros” do Gmail ou “regras” do Outlook para gerenciar sua caixa de entrada de e-mail .

Esses recursos integrados permitem que você exclua automaticamente mensagens com uma mensagem específica, classifique e-mails com um texto específico ou de contatos específicos em uma pasta, etc.

Extrair dados

Você provavelmente gasta muito tempo verificando os contatos em sua caixa de entrada para obter informações que podem ajudá-lo a comercializar ou vender suas coisas. Ao usar o Mailparser , você pode automatizar esse processo com base em suas regras de análise.

2. Aumente a comunicação usando chatbots

Os chatbots revolucionaram completamente o atendimento ao cliente nos últimos anos, melhorando a comunicação e a experiência do cliente. Assim como as FAQs, os chatbots oferecem automação por meio de Inteligência Artificial. Conseqüentemente, eles podem realizar uma variedade de tarefas por conta própria.

Algumas vantagens de usar chatbots são 24/7, alguns são multilíngues, fornecem respostas consistentes instantaneamente, ajudam você a obter informações valiosas sobre o comportamento do cliente, etc. Você pode usar esses chatbots para impulsionar sua comunicação em seu site WordPress e melhorar sua produtividade. No entanto, vale a pena mencionar que você precisa investir tempo e esforço para ajustar seu chatbot para aproveitar os benefícios.

3. Backup de dados

À medida que a tecnologia continua a avançar, cada vez mais confiamos nos discos rígidos de nossos computadores para armazenar partes de nossas vidas, como documentos de trabalho e acadêmicos, ou fotos de família. Na maioria das vezes, não se trata de se, mas de quando, porque os discos rígidos se desgastam, são roubados e sofrem picos de energia.

A questão é: o que isso significa para você ou, melhor ainda, o que você pode fazer para minimizar a perda? Você pode fazer backup de seus dados.

Mas é provável que você se esqueça de fazer isso sozinho de vez em quando. Portanto, sua melhor aposta seria automatizar backups regulares. Além de garantir a segurança dos seus dados, a programação automática dos backups permitirá que você trabalhe no computador sem interrupções.

Você pode usar o CrashPlan para fazer backup de seus dados em um disco rígido externo, outro computador em sua rede local ou seus servidores. Depois de instalar o software, ele fará uma varredura em seu sistema e sugerirá o que você pode fazer backup. Ele também permite que você escolha o que deseja fazer backup. Você pode agendar seus backups a cada 15 minutos, uma hora ou sempre que não estiver usando o computador; Tudo depende de você.

4. Planejar publicações nas redes sociais

A mídia social se tornou parte integrante de nossas vidas. E assim, essas plataformas se tornaram uma mina de ouro para pessoas que tentam promover suas marcas e vender produtos / serviços.

Mas manter contato com todos os seus clientes em potencial e clientes em suas plataformas de mídia social é uma tarefa que pode facilmente exigir sua atenção em tempo integral. No entanto, aproveitar a magia da automação por meio de ferramentas como Hootsuite e Buffer permite que você agende todas as suas postagens nas redes sociais com antecedência. Você pode usar essas ferramentas para fazer mais nas redes sociais em menos tempo.

5. Agendar reuniões

O agendamento bem-sucedido de uma reunião ou agendamento de um compromisso geralmente exige muitas idas e vindas, especialmente quando envolve muitas pessoas. Pode ser necessário enviar um e-mail a todos para saber suas disponibilidades antes de reservar e correr o risco de repetir o processo se alguém cancelar.

Felizmente, você pode automatizar esse processo para colocar o fluxo de trabalho da reunião no piloto automático para que possa se concentrar em outra coisa. Ferramentas como o Calendly permitem que você automatize suas reuniões ou outros eventos com antecedência com qualquer pessoa por meio de um link. Você pode definir vários intervalos de tempo para quando estará disponível e enviar solicitações de reunião por meio do link.

Além do mais, essa ferramenta se integra perfeitamente ao seu calendário. Então, quando todos escolherem um bom horário, o Calendly pode registrar a reunião em seu calendário e enviar uma notificação a você. Se você ficar ocupado durante esse período, reagendar será tão fácil quanto programar.

Automatize suas tarefas repetitivas para aumentar sua produtividade

A automação é particularmente benéfica para pequenas empresas com poucos funcionários ocupando vários cargos. Deixar a tecnologia lidar com algumas tarefas aqui e ali ajudará você a fazer mais em menos tempo.