9 erros comuns no gerenciamento de projetos (e o que fazer em vez disso)
Em um projeto, mesmo os pequenos erros podem custar caro para sua carreira. Isso também pode inviabilizar um projeto e afetar negativamente o seu desempenho, além de custar muito dinheiro para a sua organização.
Aqui estão alguns erros comuns de gerenciamento de projetos que você deve evitar a todo custo.
1. Não seguindo o método correto
Um projeto bem-sucedido precisa de uma estratégia adequada de acordo com os requisitos do projeto e a capacidade dos membros da equipe. Para conduzir o projeto rumo ao sucesso, você precisa encontrar a melhor metodologia de gerenciamento de projetos para manter os membros focados e engajados.
Você pode avaliar os pontos fortes e fracos dos membros de sua equipe com uma análise SWOT antes de desenvolver uma estratégia. As ferramentas SWOT permitem que você escolha um objetivo para o projeto e insira dados para Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças.
2. Comunicação ineficaz
A falta de comunicação eficaz é uma das principais armadilhas do gerenciamento de projetos que você pode encontrar. Durante um mal-entendido, os membros da equipe culpam uns aos outros; mas é o projeto que acaba sendo prejudicado.
Para evitar tais problemas, sempre tenha uma comunicação clara entre os membros do projeto. Manter todos informados será útil para evitar falhas de comunicação. Certifique-se de informar as outras partes interessadas sobre quaisquer mudanças nas decisões.
Para comunicação em tempo real, escolha aplicativos como o Slack, que mantêm um registro de toda a conversa. O Google Jamboard é uma escolha poderosa para comunicação de áudio e vídeo entre os membros da equipe envolvidos no gerenciamento de projetos.
3. Não está usando um software de gerenciamento de projetos
Você deve aproveitar ao máximo a automação e as ferramentas programadas para gerenciar os projetos de maneira inteligente. Organizações de sucesso implementam um ou mais aplicativos para agilizar o gerenciamento de projetos.
As ferramentas de gerenciamento de projetos melhoram a eficiência dos recursos e o acompanhamento do progresso, independentemente do tamanho e tipo do projeto. Você pode usar o ProofHub para planejar e executar projetos por meio de quadros Kanban, gráficos de Gantt, revisão online e recursos de relatórios dinâmicos.
Você também pode experimentar o ClickUp para gerenciar projetos ou tarefas para aproveitar recursos como dependência de tarefas, tarefas recorrentes, visualização ágil do quadro e atribuição de comentários como tarefas. Ele também permite que você escolha um modelo adequado para o seu projeto e adiciona tarefas possíveis automaticamente.
4. Falta de opinião dos membros da equipe
Uma das principais causas do fracasso do projeto é a falta de apoio dos membros da equipe. Pode acontecer quando o gerente de projeto não escuta a equipe. Alternativamente, quando a equipe não se importa em fazer um ponto em benefício do projeto, pode haver impactos negativos.
Antes e durante um projeto, a equipe deve ter várias reuniões com o gerente. Isso os ajudará a compreender a importância do projeto e a discutir sua estratégia e fluxo de trabalho.
Se uma reunião presencial não for viável, as equipes podem entrar em uma reunião virtual via Zoom, onde podem participar de enquetes e discutir o projeto por meio do recurso de quadro branco. O Google Meet também oferece um recurso de reunião online com recursos como legenda automatizada ao vivo e mais controles para o organizador da reunião.
5. Falta de recursos qualificados
A escolha de recursos inexperientes e ineficientes pode colocar todo o projeto em risco. Freqüentemente, você escolhe membros para um projeto com base em sua disponibilidade, não com base em suas habilidades e experiência nos projetos relevantes.
Por esse motivo, é essencial selecionar com sabedoria os membros da equipe que possam conduzir o projeto a um final bem-sucedido dentro do prazo designado. Se sua organização não tiver a mão de obra necessária para um projeto específico, você sempre pode terceirizar pessoas eficientes e experientes da Upwork ou Fiverr .
6. Trabalhando simultaneamente em vários projetos
Trabalhar em muitos projetos ao mesmo tempo pode cobrar seu preço e afetar negativamente a qualidade e a eficiência do seu trabalho. Para evitar gargalos, delegue todas as outras tarefas enquanto trabalha em um grande projeto. Se você tiver que gerenciar mais de um projeto simultaneamente, use aplicativos de calendário e lista de tarefas para gerenciamento de tarefas.
O Google Agenda é um aplicativo de calendário versátil que você deve usar quando estiver envolvido em vários projetos. Ele permite que você agende eventos de calendário a partir de e-mails e bate-papos, compartilhe sua disponibilidade e visualize eventos pessoais ou de negócios em um só lugar.
Você também pode usar Todoist para centralizar todas as tarefas e organizá-las corretamente. Existe uma maneira fácil de sincronizar o Google Calendar com o aplicativo Todoist .
7. Estimativa e gestão de tempo impraticáveis
Como gerente de projeto, você é obrigado a manter todos no caminho certo. E, por isso, às vezes você pode oferecer um cronograma irreal ao cliente e sobrecarregar os membros da equipe com horas extras. Em outro cenário, sua leniência com a equipe leva a atrasos no projeto. Ambos são prejudiciais ao seu projeto e à relação cliente-organização.
O uso de ferramentas eficientes de controle de tempo, como o Time Doctor, o ajudará a controlar a produtividade dos funcionários e o tempo que cada tarefa leva. Se o seu projeto envolve cobrança com base nas horas de trabalho, você pode usar o Timely para criar um registro de trabalho meticuloso para o faturamento.
8. Microgerenciando a equipe
Como gerente de projeto, você não deve microgerenciar os membros de sua equipe. As pessoas da equipe podem ver esse hábito como um sinal de desconfiança. Isso pode afetar negativamente o ambiente de trabalho. Oferecer alguma liberdade para sua equipe irá inspirá-los a trabalhar diligentemente e criar um ambiente positivo.
Você pode usar o Asana para definir metas no início do projeto e receber uma notificação quando a equipe concluir uma determinada tarefa. O trabalho em equipe é outro aplicativo de gerenciamento de tarefas que permite atribuir tarefas a outras pessoas e rastrear a largura de banda da equipe e a capacidade de delegação de tarefas para evitar esgotamento.
9. Incapacidade de gerenciar o escopo do projeto
Alterar o escopo do projeto na metade levará a uma alocação incorreta de custos e tempo, colocando em risco o sucesso do projeto. Mesmo uma pequena mudança pode atrasar toda a operação.
Para evitar esses problemas, tenha um escopo elaboradamente definido desde o início. Para garantir o gerenciamento adequado das entregas do projeto, fique de olho no andamento do projeto. Além disso, sempre mantenha os patrocinadores bem informados em caso de qualquer alteração de escopo.
Com o Wrike , você pode gerenciar o fluxo de trabalho de um projeto que possui muitas tarefas e subtarefas. Seus cronogramas de trabalho e recursos de gerenciamento de recursos ajudam a gerenciar o escopo do projeto sem problemas.
NTask é outra ferramenta de gerenciamento de projeto que o mantém atualizado sobre o andamento do projeto e a utilização do orçamento para que você possa presumir qualquer mudança de escopo no projeto.
Evitando erros comuns para um gerenciamento de projeto bem-sucedido
O planejamento adequado, a vigilância e a comunicação transparente garantem um gerenciamento de projeto sem esforço. Experimente estas dicas para evitar alguns erros comuns de gerenciamento de projetos e conclua os projetos a tempo.
