6 maneiras fáceis de tornar suas reuniões mais produtivas
Ao facilitar reuniões produtivas, você pode obter o máximo de todos em sua equipe. Reuniões produtivas ajudarão a impulsionar os projetos mais rapidamente.
No entanto, pode ser difícil saber como aplicá-lo de forma eficaz. Essas dicas o ajudarão a organizar reuniões de equipe que serão produtivas e interessantes!
1. Aprenda qual é o objetivo
A melhor maneira de iniciar uma reunião é certificando-se de que todos saibam qual é o objetivo real. A prática usual de realizar reuniões semanais é comum, por hábito.
No entanto, se você não conseguir identificar um propósito para a reunião, provavelmente não será necessário realizá-la.
2. Inclua todos os membros da equipe
O trabalho em equipe envolve diferentes perspectivas e opiniões sobre o mesmo tema / objetivo. Isso torna mais fácil desenvolver diferentes tipos de soluções e escolher aquela que proporcionará o melhor resultado.
Não importa quantos membros da equipe você tenha, é importante mantê-los todos envolvidos na reunião. O plano permite que sua equipe se prepare com antecedência.
No início da reunião, é uma boa ideia definir a política de "não interrupção". Freqüentemente, o grupo mais energizado pode falar sobre os outros, fechando-os assim.
3. Ser capaz de contar fatos a partir da opinião
Todos têm opiniões diferentes sobre o mesmo assunto ou problema. Você deve ter clareza sobre os dados e fatos ao tomar decisões que afetarão o resultado de um projeto.
Dessa forma, você pode fatorar esses fatos nas ideias dos membros da sua equipe. Anote os fatos em um quadro branco, para que não se percam na discussão. Isso pode ajudar a manter a reunião sob controle!
4. Mantenha a reunião envolvente
Pode ser difícil manter todos engajados, mesmo se sua equipe estiver altamente interessada no conteúdo da reunião. Isso se aplica especialmente a reuniões de equipes maiores que duram algumas horas. Você precisa encontrar uma maneira de manter suas reuniões envolventes para todos.
Por exemplo, você pode usar vários formatos para manter sua equipe engajada. Inclua um único apresentador, mini-recompensas por um trabalho bem feito ou uma boa ideia, uma atividade que exija a participação de todos ou uma discussão em grupo facilitada.
Ao incluir momentos interativos, os membros da sua equipe farão um esforço para participar e prestar mais atenção à reunião.
5. Tome decisões e atribua tarefas
Embora nem todas as reuniões exijam que você tome decisões, muitas delas exigirão. Nesse caso, certifique-se de tomar decisões claras, em vez de apenas repetir-se.
Quando você não consegue tomar uma decisão clara porque precisa de mais informações, pode designar alguém de sua equipe para reunir essas informações e apresentá-las na próxima reunião.
Se você deseja que seu projeto seja bem-sucedido, você precisa atribuir diferentes tarefas a indivíduos ou grupos de pessoas. Ao designar indivíduos e grupos para uma tarefa, certifique-se de incluir um prazo. Isso deixará muito mais claro quem é responsável por quê.
6. Reúna sua equipe
Para uma reunião produtiva e agradável, você precisa ter um bom relacionamento de trabalho com os membros da sua equipe. Escolher indivíduos que reagem bem em um ambiente de equipe é uma parte importante para fazer a escolha certa para sua equipe.
Pequenos grupos de sua equipe que discordam podem causar vários problemas quando esses grupos são designados para trabalhar juntos em projetos maiores.
Portanto, jogos divertidos durante as reuniões podem ajudar a aliviar o clima. Também pode ajudar os membros da sua equipe a se darem melhor.
Aproveite ao máximo as reuniões de sua equipe
As reuniões são a melhor oportunidade onde as equipes podem se reunir, compartilhar opiniões e ideias, finalizar projetos e obter ótimos resultados. As dicas listadas acima o ajudarão a garantir que suas reuniões ocorram sem problemas.
Existem vários aplicativos e programas que podem facilitar sua vida ao configurar reuniões online, como Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade e outros.
