5 maneiras de evitar que os funcionários roubem dados da empresa quando saírem
Depois que um funcionário decide sair, muitas empresas pouco podem fazer para que ele fique. Embora seja normal que os funcionários procurem pastagens mais verdes, é importante entender que nem todo funcionário terá boas intenções na hora de partir.
Na verdade, uma coisa que está se tornando um problema cada vez mais comum para empresas em todos os lugares são dados roubados de funcionários demitidos. Se você está se perguntando como evitar o roubo de dados de funcionários, aqui estão algumas coisas a serem consideradas.
1. Enfatize o consentimento com as políticas de vigilância e proteção de dados
A proteção dos dados da sua empresa é uma prática que deve estar presente em todas as etapas do ciclo de vida do funcionário. No entanto, todas as práticas necessárias para proteger a empresa devem sempre estar baseadas no consentimento.
Antes de começar a trabalhar com sua empresa, os funcionários já devem entender quais são as expectativas em relação aos dados. Eles também devem compreender a quantidade de vigilância com a qual concordam, a fim de protegê-la.
Com seu consentimento, as empresas podem tomar medidas preventivas e proativas para identificar violações de dados.
As empresas também devem incentivar as equipes a relatar comportamentos questionáveis e ter a oportunidade de fazê-lo com segurança e anonimato, especialmente quando se trata de equipes cujos dados podem afetar toda a empresa.
2. Estabelecer Gestão do Conhecimento Institucional
Quando se trata de funções como vendas, muitas empresas lutam para perder seus relacionamentos quando um vendedor sai. Muitos vendedores tentarão trazer consigo suas contas para suas novas empresas, o que fará com que o valor que sua empresa investiu no relacionamento seja desperdiçado.
Além disso, roubar estratégias de reuniões de planejamento tem vários efeitos nas empresas.
Isso não só pode criar uma perda de receita, mas também pode levar à diminuição do moral da equipe. Em uma campanha, as equipes multifuncionais geralmente trabalham juntas para entrar em contato com os clientes, criar argumentos de venda, gerenciar relacionamentos e fechar vendas. Portanto, quando uma empresa perde clientes para os concorrentes devido a violações de dados, é decepcionante para muitas pessoas.
Para proteger sua empresa de perder sua valiosa rede de clientes, há duas partes da equação – criar um sistema de armazenamento de dados de conhecimento institucional e descentralizar um relacionamento com o cliente por meio da automação.
Se você achar que suas equipes estão sobrecarregadas demais para adicionar outra etapa em seu fluxo de trabalho, você pode terceirizar partes do gerenciamento de dados para software habilitador de vendas ou especialistas. Várias ferramentas já estão disponíveis para rastrear relacionamentos e automatizar partes do pipeline de vendas.
3. Aumentar os sistemas de detecção de intrusão
Antes da demissão de um funcionário, alguns sinais reveladores podem aparecer.
Em primeiro lugar, pode ser que os funcionários estejam no LinkedIn com mais frequência ou navegando em portais de carreira de outras empresas. Em segundo lugar, eles podem estar usando o Wi-Fi da empresa para enviar pedidos de emprego por e-mail.
Se você suspeitar que empresas específicas estão tentando piratear seu talento com a intenção de roubar seus dados, crie uma notificação para qualquer correspondência com essas empresas. Embora não haja necessidade de nenhuma ação imediata após essas tentativas especulativas, as equipes de segurança devem aumentar a vigilância para funcionários em risco.
Seja baixando um tamanho de arquivo questionável, enviando PDFs por meio de plataformas de mensagens criptografadas ou enviando e-mails incomumente grandes para contas pessoais, há muitas maneiras de detectar furto de dados e espionagem corporativa preventivamente.
4. Realizar entrevistas de saída
Entrevistas de saída são uma ótima maneira de verificar se há sinais de alerta para funcionários que estão saindo e até mesmo para aqueles que ficarão para trás. Manter o controle sobre o próximo destino de um funcionário ajudará a mapear a possível intenção no caso de dados roubados.
Por exemplo, os funcionários que saem para trabalhar para um concorrente em uma função semelhante correrão mais risco do que aqueles que trabalharão em um setor não relacionado em uma função diferente. Se um funcionário é considerado de alto risco, ele deve ser monitorado nas semanas restantes no trabalho e até nas semanas seguintes.
Além disso, para os funcionários de longo prazo, muitos não se lembram dos termos de seus contratos no momento da demissão. Esses contratos relevantes incluem acordos de confidencialidade, cláusulas de concorrência e outras condições relacionadas a dados.
Durante uma entrevista de desligamento, lembre os funcionários sobre os termos específicos aos quais eles ainda estão legalmente vinculados, mesmo que não estejam mais trabalhando com você.
Isso deve incluir a distribuição intencional de informações de propriedade da empresa, bem como a omissão de divulgar, excluir ou retornar dados que pertencem à empresa. Essa é uma ótima maneira de desencorajar aqueles com possível intenção de roubar dados e atua como um lembrete para qualquer pessoa que simplesmente se esqueceu dos seus termos de emprego.
5. Procedimentos de desligamento
Após as entrevistas de saída, proteger os dados durante o desligamento é a próxima etapa. Além da solicitação óbvia para devolver os dispositivos da empresa e revogar qualquer acesso administrativo, as equipes de segurança também devem fazer uma entrevista de rotina sobre as práticas de armazenamento de dados.
As entrevistas pós-demissão devem incluir perguntas sobre as práticas de segurança de dados pessoais. Por exemplo, trabalhar em um Wi-Fi público enquanto trabalha com arquivos da empresa, perguntando se eles têm alguma cópia restante dos dados em casa ou emprestaram seus dispositivos a amigos ou familiares.
Embora não seja bom presumir que todo funcionário que está saindo terá a intenção de roubar seus dados, é seguro presumir que muitos serão negligentes quanto a isso. Embora não intencionais, esses atos ainda podem ser atribuídos ao funcionário que está saindo e colocar os dados da sua empresa em risco desnecessariamente.
Evite violações de dados com funcionários que saem
O ensino de boas práticas de segurança é um investimento que vale a pena fazer para todas as empresas. Mesmo se um funcionário ficar com você apenas por alguns meses, as políticas e procedimentos de gerenciamento de dados podem evitar muitos problemas possíveis dentro desse período.
Embora seja impossível saber desde o início quais funcionários são confiáveis, é muito melhor evitar o jogo. Apesar de não ser tentado pelos concorrentes ou planejar roubar dados da empresa, ainda há maneiras de as coisas darem errado. Alguns funcionários que estão saindo podem simplesmente ser preguiçosos e causar uma violação de dados.
Seja por meio de intenção maliciosa ou pura ignorância, proteger os dados da empresa é um esforço que vale a pena perseguir. Os funcionários têm todo o direito de mudar para novas empresas e funções mais adequadas. No entanto, os dados da sua empresa não precisam ir com eles.
