5 coisas que você deve evitar fazer no Excel

O Excel é uma excelente ferramenta para processamento de dados, mas tem suas limitações. Quando você tem fórmulas muito complicadas ou se o seu computador trava ao abrir um arquivo do Excel, talvez você deva considerar o uso de um formato de arquivo diferente.

Então, quais são os casos de uso para os quais você deve considerar um software diferente? Aqui estão algumas situações em que você deve usar outro aplicativo.

1. Bancos de dados massivos

Se você não é muito versado em computadores, provavelmente pode pensar que o Excel (ou Planilhas Google) é a única maneira de armazenar dados. Afinal, as versões mais recentes do Excel têm 16.384 colunas e 1.048.576 linhas, totalizando espantosos 17.179.869.184 células.

Embora sejam muitas informações, você deve estar ciente de que seu computador carregará todas de uma vez. Portanto, se você estiver usando muitas células, pode esperar que seu PC funcione lentamente. Ter cem ou mesmo mil linhas não será um problema.

No entanto, se você continuar compilando dados ao longo dos anos ou se tiver vários usuários adicionando informações a um arquivo, até mesmo computadores poderosos terão dificuldade para carregá-lo. Isso ocorre porque a Microsoft carrega todos os dados ao abrir o arquivo.

Embora isso seja útil para analisar dados de curto prazo, ele desperdiça poder de computação se você só precisar analisar informações específicas. Por exemplo, se você precisa do endereço de e-mail de um cliente, não precisa carregar todo o restante do banco de dados do cliente.

Uma boa alternativa para armazenar dados é usar um software ou serviço de banco de dados dedicado. Eles oferecem os mesmos recursos do Excel, como análise de dados, mas com ainda mais funcionalidades. Você pode usar o Microsoft Access se for fã do Microsoft Suite. Outras alternativas incluem o LibreOffice Base e outros.

2. Análise de dados complexos

O Microsoft Excel possui um número significativo de fórmulas disponíveis. Ele oferece a fórmula de soma mais simples para funções complicadas, como valor presente líquido (calcula para o valor do dinheiro no tempo) e previsão (usada para calcular valores futuros).

No entanto, se você estiver fazendo funções múltiplas e complicadas, é hora de considerar outras soluções. O Excel é uma excelente ferramenta se as variáveis ​​de sua fórmula forem todas baseadas em dados brutos. Mas se você descobrir que suas funções são baseadas em células que são fórmulas, considere o uso de um software analítico dedicado.

Se suas planilhas dependem de várias fórmulas, a camada adicional de complexidade significa que é fácil para os erros não serem detectados. E mesmo se você encontrar erros, não será fácil rastreá-los se suas fórmulas tiverem três linhas.

Em vez de usar o Excel para cenários complicados, tente aprender uma linguagem de programação como Python. É fácil de entender e existem vários recursos gratuitos para você começar . E se você não está inclinado a estudar programação, você também pode usar ferramentas de análise de dados dedicadas que são muito mais fáceis de usar.

3. Gerenciamento de Projetos

Antes do advento de ferramentas de gerenciamento de projetos dedicadas, como Asana e Trello, muitos profissionais usavam o Microsoft Excel. Afinal, é fácil de configurar. Existem até modelos que você pode baixar para ajudá-lo a começar.

Mas assim que sua equipe cresce – ou você começa a receber mais projetos – as coisas ficam complicadas. A menos que você esteja usando a versão online do Excel, sua equipe não pode usar seu arquivo de gerenciamento de projeto simultaneamente. E quando você adiciona mais tarefas e subtarefas, pode acabar com muitas informações em uma folha.

Além disso, quanto mais pessoas têm acesso ao arquivo, maior a chance de uma confusão indesejada. Eles podem inadvertidamente alterar uma fórmula ou até mesmo excluir informações cruciais. Criar e atribuir dependências de projeto também pode ser confuso.

É por isso que é melhor obter um aplicativo de gerenciamento de tarefas dedicado para gerenciar sua equipe. Aplicativos específicos permitirão que você e sua equipe tenham uma visão clara de tudo o que precisa ser feito. Você pode até atribuir tarefas a membros específicos para que nada seja esquecido.

E se você estiver com um orçamento limitado, poderá encontrar ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos online. Agora você pode manter todos na mesma página sem ter que gastar um centavo.

4. Formulários

Devido à sua fácil disponibilidade, o Excel é freqüentemente usado como um formulário. Houve muitos casos em que eventos e reuniões usaram laptops e arquivos Excel para o registro de convidados.

Usar o Excel (ou qualquer planilha) como um formulário é conveniente porque os organizadores podem analisar diretamente seus dados. No entanto, isso tem várias desvantagens.

• Primeiro, você não teria controle sobre a entrada de dados. Qualquer um poderia digitar informações incorretas e você não saberia. Também não há padronização de dados. Uma pessoa poderia digitar em Nova York em estado, enquanto outra escreveria NY. Isso é problemático durante a análise de dados.
• Em segundo lugar, se você tiver vários sites de registro, terá conjuntos de dados separados que requerem consolidação. Isso leva tempo e pode introduzir erros em seus dados. Isso também pode levar à duplicação de esforços, pois os usuários podem inserir seus dados duas vezes.
• Terceiro, não há privacidade de dados. Se você usar uma planilha, qualquer pessoa pode percorrer as entradas e coletar dados. Eles podem até alterar as informações existentes, o que distorcerá seus dados. Se ocorrer um vazamento de dados por meio de seu registro do Excel, você poderá ser responsabilizado.
• Por último, se for usar o Excel para registro online, ele não é adequado para grandes bancos de dados, como já foi dito.

5. Análise de dados financeiros

Quando você está usando o Excel para rastrear dados financeiros, é provável que você precise vincular a várias fontes. Essas fontes podem ser outros arquivos do Excel, bancos de dados online e até sites financeiros. No entanto, conforme você os adiciona, as chances de introduzir um erro ou obter informações desatualizadas aumentam.

Houve até um incidente no JP Morgan em 2012, onde uma fórmula usou acidentalmente somas de preços em vez de sua média ao calcular o risco. Isso, por sua vez, deu um resultado cerca de duas magnitudes menores do que o valor real e fez com que o banco perdesse US $ 6 bilhões em negociações.

Embora outras questões estejam envolvidas, essa fórmula escrita incorretamente faz parte da cascata de erros que levou a essa perda massiva.

Use software dedicado

O Microsoft Excel é uma planilha excelente. É ótimo para pequenos conjuntos de dados ou se você estiver experimentando como uma prova de conceito. Mas se você quiser dimensionar seu trabalho, deve considerar um software dedicado.

O uso de software desenvolvido especificamente para sua finalidade proporcionará melhor funcionalidade, trabalhará com mais rapidez e fará as coisas com mais eficiência. Embora alguns deles custem tempo ou dinheiro (ou ambos) para configurar, você economizará dinheiro no longo prazo.