5 aplicativos que economizam tempo para realizar reuniões melhores, tanto online quanto offline

Profissionais ativos não podem escapar de entrar em reuniões. Seja virtual ou pessoalmente, você pode gastar seu tempo de forma mais eficiente e produtiva se usar as ferramentas certas para organizar e gerenciar reuniões.

Os princípios de como uma reunião é conduzida permanecem os mesmos, quer você esteja fazendo isso em uma sala de conferências ou usando o Zoom para reuniões online . Você precisa definir uma agenda, ter um plano de ação claro, ter um fluxo para interações ou perguntas e respostas e reservar minutos para o acompanhamento. Esses aplicativos gratuitos irão ajudá-lo a fazer tudo isso, online e offline.

1. Hipercontexto (Web): Modelos de reunião gratuitos e iniciadores de conversa

Se suas reuniões saem do rumo com muita frequência, você precisa do hipercontexto. É um aplicativo de acompanhamento de reuniões para gerentes que oferece modelos gratuitos e iniciadores de conversa para reuniões individuais e reuniões de equipe. Siga o roteiro e você nunca perderá o rumo certo ou perderá algo importante.

Depois de fazer login, sincronize seu calendário e crie um novo espaço de trabalho. Cada espaço de trabalho tem vários modelos para reuniões individuais ou de equipe, como revisões semanais e mensais, reuniões remotas individuais ou de equipe, análises de desempenho, check-ins, reuniões standup, scrum, gerenciamento de projetos, planejamento trimestral, e assim por diante.

Em cada modelo, você verá uma série de perguntas ou itens da agenda com intervalos de tempo planejados. Sinta-se à vontade para editá-los como achar necessário. Durante a reunião, você pode adicionar "Próximas etapas" a cada item, criando uma lista de tarefas para você. Você também pode convidar colegas para a área de trabalho para colaborar nesses itens de ação. É um pouco como escrever atas de reunião.

Com as contas Pro, você obtém recursos adicionais, como rastrear seus Próximos Passos ao longo do tempo, adicionar metas, verificar reuniões anteriores, etc. Tudo isso agrega valor se você quiser pagar pelo serviço. Dito isso, os templates da versão gratuita são motivo suficiente para usar o hipercontexto.

2. Adjourn (Web): Aplicativo de notas de reunião gratuito para organizar e compartilhar facilmente

Definir uma agenda e, em seguida, registrar as atas de uma reunião são partes essenciais para garantir reuniões frutíferas. Caso contrário, você frequentemente encontrará pessoas dizendo que não se lembram de quando algo foi discutido. Adjourn é um dos melhores aplicativos gratuitos para manter um registro de suas reuniões.

Em cada nova reunião, você pode criar cartões separados para cada nota. Por exemplo, sua Agenda é um cartão, enquanto outros podem ser Feedback, Próximas etapas, Atas, Propostas e assim por diante. Cada cartão é um editor de rich text simples que suporta Markdown e tabelas. Você pode usar os princípios dos melhores modelos de minutos de reunião em qualquer um deles.

Em um painel à direita, você encontrará os outros participantes desta reunião e os convidará a visualizar ou editar o quadro de Encerramento. Em itens de ação, você pode definir listas de tarefas e atribuí-las a pessoas e adicionar descrições. Finalmente, um painel geral de Detalhes do Agendum ajuda a manter a reunião sob controle. Adjourn também permite fazer upload de arquivos para outros acessarem durante a reunião.

Assim que a reunião for concluída, você pode enviar as notas por e-mail a todos os participantes ou baixá-las como um arquivo PDF. A versão gratuita do Adjourn limita o número de vezes que você pode enviar um e-mail, mas os downloads de PDF são sempre gratuitos.

3. Grapevine (Web): reuniões assíncronas fáceis em videochamadas

Depois de um certo ponto, essas reuniões diárias e semanais começam a parecer mais uma tarefa do que uma necessidade. Além disso, se for uma equipe remota, reunir todos também é uma tarefa difícil. Uma tendência crescente para lidar com a sobrecarga de reuniões é optar por reuniões assíncronas, o que você ainda pode fazer em chamadas de vídeo.

Caso você não saiba, uma reunião assíncrona ocorre como uma reunião normal, mas não ao mesmo tempo. Primeiro, o organizador da reunião inicia a reunião e estabelece a pauta, tudo gravado em uma mensagem de vídeo, e a envia ao grupo. Em seguida, um segundo participante está livre para responder a ele com sua mensagem de vídeo no momento de sua escolha. Em seguida, outros participantes podem ver essas mensagens e responder de acordo com a ordem estipulada pelo anfitrião ou responder a uma pessoa intermediária. A ideia é permitir que as pessoas trabalhem em seu próprio ritmo e não se envolvam em reuniões o tempo todo.

Vários aplicativos online estão permitindo reuniões assíncronas fáceis em chamadas de vídeo. Grapevine é um dos mais simples que já vimos, permitindo gravar mensagens de 15 minutos por meio de sua webcam ou uma gravação de tela. Você também pode deixar comentários e adicionar arquivos à postagem de qualquer pessoa. Todas as mensagens aparecem em uma linha do tempo cronológica simples. A versão gratuita permite até cinco usuários e você pode atualizar para grupos maiores.

4. Dory (Web): Melhor para gerenciar perguntas e respostas e interações com o público ao vivo

Feito por ex-Googlers, o Dory é um aplicativo da web totalmente gratuito (sem anúncios, sem custos ocultos) para gerenciar sessões de perguntas e respostas e interações com o público ao vivo, tanto online quanto offline. Você também pode usá-lo para reuniões virtuais em toda a empresa como um espaço para os ouvintes fazerem suas perguntas.

O aplicativo possui uma interface simples para criar um novo evento e convidar colaboradores que tenham os mesmos privilégios de editor que você. Os eventos podem ser públicos ou privados apenas para quem tem um link. No painel principal, os participantes podem fazer perguntas, que um moderador pode classificar para os palestrantes responderem. As perguntas podem ser fixadas, arquivadas e votadas para obter mais visibilidade.

Dory também inclui um painel de notas útil, que tem duas partes. Um é um espaço de anotações compartilhado onde todos os organizadores ou editores podem adicionar anotações que todos podem ver. O outro é um bloco de notas privado, editável e visível apenas para você. É um ótimo complemento para registrar minutos, adicionar e compartilhar ideias e até mesmo dar instruções, se necessário.

5. Borracha (Web): quadro branco, quadro de escrita e modelos de reunião prontos para uso

Em reuniões físicas, geralmente você tem uma sala de conferências com um quadro branco comum e um bloco de escrita para cada pessoa. O Eraser traz isso para o mundo virtual, dando a você um bloco de notas de dois painéis e um quadro branco digital gratuito .

Ambas as ferramentas são bastante fáceis de usar e você pode compartilhar o link com outras pessoas online para começar. O bloco de notas suporta Markdown para formatação, enquanto o quadro branco vem com ferramentas de desenho comuns para formas, texto e diagramas. O Eraser também inclui bate-papo com áudio se você não quiser usar um aplicativo de videochamada de terceiros com ele.

A parte legal são os modelos pré-carregados. O Eraser desenhará rapidamente um quadro de Sprint Agile inteiro, fluxograma, gráfico de raia ou uma sessão de reunião stand-up para você preencher os valores de acordo com sua reunião. Funciona muito bem e vai torná-lo mais eficiente.

Não lute o tempo todo

Essas ferramentas e aplicativos tornarão muitas das suas reuniões mais eficientes, mas não todas. E tudo bem. Não tente maximizar a produtividade e a eficiência em todas as reuniões, às vezes elas serão entediantes e parecerão uma perda de tempo. Mesmo que torne metade deles mais eficiente, você encontrará uma grande mudança. E para a outra metade, divirta-se jogando Meeting Hell Bingo .