11 dicas de bloqueio de tempo para melhorar seu foco
Se você está familiarizado com a comunidade de produtividade ou leu o livro Deep Work de Cal Newport, provavelmente já ouviu falar do termo bloqueio de tempo.
Ao gastar de 15 a 20 minutos por dia preparando seu calendário para o próximo, Newport afirma que você pode realizar a mesma quantidade de trabalho em uma semana de 40 horas bloqueadas como faria em uma semana não planejada de 60 horas.
Você quer fazer mais a cada dia? Continue lendo, porque este artigo mostrará como fazer isso com bloqueio de tempo.
1. Alocar algum tempo de planejamento
A primeira coisa que você precisa fazer é gastar um curto período de tempo definindo o que você precisa fazer antes do fim da semana. Decida o que torna uma semana bem passada.
Comece escrevendo entre três e cinco das tarefas mais importantes que você precisa concluir. Aplicativos de tomada de decisão podem ajudar a tornar isso mais fácil
Depois de delinear os fundamentos, observe todas as outras tarefas essenciais que não são tão vitais quanto suas prioridades.
Se você trabalhar oito horas por dia, divida-o em pedaços de tamanhos diferentes. Ajudaria se você dedicasse cada um desses slots a uma tarefa ou conjunto de tarefas específico. O Google Agenda é ótimo para isso, mas uma caneta e papel também funcionam. Como alternativa, você pode tentar outro aplicativo de calendário.
2. Seja honesto consigo mesmo
Não tente espremer muito em um dia. É muito fácil subestimar quanto tempo uma tarefa levará – especialmente se você presumir que será 50% mais eficiente do que o normal. Se você é alguém que nunca controlou o tempo antes, demorará um pouco para aprender.
Você precisa saber exatamente por quanto tempo pode se concentrar em um trabalho profundo e difícil. Se você reserva quatro horas para um trabalho profundo, mas só consegue se concentrar intensamente por duas horas, são duas horas perdidas que poderiam ter sido gastas em tarefas menos exigentes.
Conforme você aprende mais sobre como você trabalha e quanto tempo leva cada tarefa, suas estimativas de bloco de tempo se tornam mais precisas. E em troca, você se tornará mais produtivo.
3. Você também pode bloquear o tempo de trabalho reativo
Você trabalha em um trabalho reativo? Não tenha medo, porque o bloqueio de tempo ainda pode funcionar para você.
Se uma grande parte do seu trabalho é gasta em sua caixa de entrada, agende 30 minutos a cada duas horas em sua caixa de entrada. (Isso é importante? Adicione algumas informações à sua assinatura para que as pessoas saibam que você só verifica o e-mail algumas vezes por dia para manter a produtividade.)
Se você tiver que atender chamadas durante o dia, em vez de atender o telefone toda vez que ele tocar, ligue a secretária eletrônica e agende alguns horários durante o dia para responder às mensagens. Isso reduz as interrupções para outros períodos de tempo, permitindo que você faça o seu melhor trabalho.
4. Remova distrações
O bloqueio de tempo funciona muito bem em teoria. Mas, na realidade, você está lutando contra muitas distrações. Para bloquear o seu tempo com sucesso e cumprir um cronograma, você precisa se livrar de qualquer coisa que esteja tentando chamar sua atenção.
Sempre que se concentrar em uma tarefa agendada, concentre-se em nada além dessa tarefa agendada. Feche a guia do Facebook, coloque o telefone no Modo Avião e diga aos seus colegas para não incomodá-lo. Se necessário, coloque um par de fones de ouvido também.
Não mude para nenhuma outra tarefa até que o tempo para a atual se esgote. Freqüentemente, você ficará surpreso com o quanto você faz.
5. Não seja muito específico
Os seres humanos são notoriamente ruins em prever quanto tempo as coisas levarão. Se formos muito específicos com nosso bloqueio de tempo ("30 minutos para reservar um local para a festa"), já falhamos quando não atingimos esse objetivo exato.
Em vez disso, mantenha seus blocos de tempo relativamente vagos – mas ainda trabalhando em direção a um objetivo específico.
Por exemplo, "30 minutos organizando a festa" funciona bem. Em vez de ter um local reservado, o bloco de 30 minutos pode resultar em uma lista restrita de locais – então pelo menos você fez progresso!
Essas vitórias rápidas são o que o mantém motivado no longo prazo.
6. Bloqueio de tempo não significa falta de escolha
Algumas pessoas não gostam da falta de opções ao longo do dia e temem que o bloqueio do tempo leve a uma total falta de opções. Mas não precisa ser assim.
Uma boa ideia é tornar o seu bloqueio vago. Você pode chamá-los de coisas como "criar slides do PowerPoint" ou "escrever artigos" se tiver muitas tarefas a fazer em uma área.
A questão não é necessariamente completar tarefas específicas de uma vez. É progredir nas áreas de que você precisa, independentemente de exatamente a qual projeto você está dedicando tempo.
7. Mantenha notas detalhadas
Ao alternar regularmente de uma tarefa para outra, entrar no ritmo da próxima tarefa pode levar muito tempo. Para bloquear o tempo com sucesso, você precisa estar no estado de espírito certo para isso.
Para fazer isso, considere fazer anotações detalhadas. Você pode fazer isso no Google Agenda ou no papel. Mencione onde você chegou da última vez que trabalhou em um projeto, as inovações que você fez e as próximas etapas para seguir em frente.
Gaste os últimos minutos de cada bloco de tempo escrevendo essas notas para que você possa entrar no próximo bloco de tempo com a mente limpa.
8. Realize revisões regulares
No final de cada semana, mês ou trimestre (o que for melhor para você), analise os diferentes projetos nos quais você tem trabalhado para ver se sua abordagem de bloqueio de tempo está funcionando para você e para saber quais projetos você precisa atribuir mais blocos de tempo para. Esta é a única maneira real de aprender a definir o seu tempo de forma eficaz.
Durante uma revisão, pergunte a si mesmo as seguintes perguntas para cada projeto:
- O que eu conquistei desde a última revisão?
- Que tarefas preciso concluir antes da próxima revisão?
- Em que estágio estou com cada um dos meus projetos?
Com esta visão geral, você estará em uma posição muito melhor para tomar decisões para o futuro.
9. Compreenda o seu relógio biológico
Leia um pouco sobre os ritmos circadianos e ultradianos e aprenda a saber quais horas de cada dia são mais produtivas. Em seguida, programe seus blocos de tempo de acordo.
Muitas pessoas acham que são mais criativas durante as primeiras horas. Se você sabe que é capaz de se concentrar melhor no início da tarde, organize seus blocos de tempo para aproveitar ao máximo esse tempo para suas principais prioridades da semana.
10. Não seja muito profissional
Todo o trabalho e nenhuma diversão fazem de Jack um menino enfadonho. Certifique-se de agendar um tempo para descansar e relaxar em seus dias.
Reserve um tempo para ficar com a pessoa amada. Tempo para ficar sozinho. É hora de fazer exercícios. Hora de fazer compras. É hora de não fazer nada. Caso contrário, todas essas tarefas essenciais podem ser deixadas de lado, e você descobrirá que está atualizado no que diz respeito ao trabalho, mas totalmente atrasado em sua vida pessoal.
11. Use lembretes que funcionam
Quer seja um pop-up de calendário, um lembrete de e-mail, um cronômetro em seu telefone ou um cronômetro tradicional, você precisa se certificar de que configurou lembretes que tem certeza de que irá cumprir. Se você estiver disposto a trabalhar 10 minutos extras em cada tarefa, logo ficará para trás em outros projetos.
Certifique-se de saber quando seu bloco de tempo está chegando ao fim, para que você possa entrar no estado de espírito certo para passar para o próximo bloco.
Em essência, o bloqueio do tempo é um exercício simples de segregar o seu dia em vários períodos de tempo. Se persistirmos, isso nos ajudará a conseguir tudo o que precisamos, reduzindo assim o estresse.
Claro, existem alguns problemas com a motivação, a capacidade de prever quanto tempo as coisas vão levar e interrupções imprevistas. Mas usar esse método pode nos ajudar a reduzir a procrastinação e o desperdício, tornar dias de trabalho mais eficientes e nos devolver o tempo pessoal.
Bloqueie seu tempo para impulsionar sua produção
Em um mundo de distrações, o bloqueio de tempo oferece uma ótima solução para fazer o trabalho enquanto desfruta de sua vida pessoal. Dominar a prática pode demorar um pouco, mas você fará muito mais em um período de tempo mais curto quando estiver lá.
O mais importante é começar. Anote seus objetivos mais importantes, comece devagar e acompanhe seu progresso. Eventualmente, você se tornará um mestre em produtividade.
